Fünf mittelständische Unternehmen zeigen, wie sie mithilfe eines ERP-Systems ihre Prozesse digitalisieren und dabei Kosten senken, Fehler um 90 Prozent reduzieren und wertvolle Arbeitszeit für anspruchsvolle Aufgaben freisetzen.
Diese Frage wird selten gestellt und die Antworten klingen rätselhaft. Worthülsen wie „mehr Effizienz“, „digitale Geschäftsprozesse“ oder „skalierbare Cloud-Lösung“ bestimmen die Diskussion. Deshalb verweisen wir an dieser Stelle ausnahmslos auf praktische Beispiele: Anwender von Haufe X360 beschreiben Prozesse, die auf Datenbasis schneller, fehlerfreier und flexibler ablaufen – frei nach Erich Kästner: „Es gibt nichts Gutes, außer man tut es.“
Eigentlich liegen die Ziele ja bei jeder Digitalisierung auf der Hand: Das Unternehmen soll effizienter werden – also schneller arbeiten, weniger Fehler machen oder mit mehr Qualität produzieren. Deshalb stehen „effizientere Prozesse“ auch bei immerhin 77 Prozent der Unternehmen auf der Agenda, so die Staufen-Studie „Performance-Treiber 2024“.
Gerade bei kleinen Firmen wirft dieser Anspruch aber Fragen auf, denn die Performance hängt mehr als anderswo direkt von Menschen ab: In der Produktion kommt es auf jeden Handgriff an und die persönlichen Kundenkontakte der „Vertriebler“ sorgen für den Erfolg. Kann man sich trotzdem „digital verbessern“?
Letztlich dürfte diese Ausgangslage so manchen Entscheider ins Zweifeln bringen – immerhin kommt die Digitalisierung laut Institut der deutschen Wirtschaft (IW) nur langsam voran. Dabei schneiden kleine Unternehmen beim „Digitalisierungsindex“ des IW mit einem Score von 101,7 sogar schlechter ab (Durchschnitt 2024: 112). Allerdings gibt es auch Gegenbeispiele, wie eine Vielzahl von Interviews mit Anwendern von Haufe X360 verdeutlicht.
Haufe X360, der ERP-Anbieter für den Mittelstand, fragt regelmäßig nach: Welche Alltagsprozesse laufen digital besser ab? Wie wirkt sich die Vernetzung von IT-Systemen im Alltag aus? Und wie viel Zeit kann man mit Automatisierung tatsächlich sparen? Die nachfolgenden Antworten sind deshalb sehr konkret.
Beginnen wir mit einem einfachen Beispiel, das jedes Unternehmen betrifft: die Erstellung von Rechnungen und die Kontrolle der Bankkonten.
Wie kompliziert ist dieses Feld, wenn man dabei auf Papier setzt? Bei Beckmann Bezahlsysteme gaben die Regale in der Buchhaltung eine Antwort. Bis zu 80 Leitz-Ordner mit jeweils hunderten Rechnungen fielen pro Jahr an! Jedes dieser Dokumente wurde mit einem Programm erfasst, ausgedruckt und zuletzt per Kugelschreiber mit einer Nummer versehen. Zwei Mitarbeitende hatten alle Hände voll zu tun. „Für die Geschäftsführung war es so kaum möglich, den aktuellen Umsatz zu überblicken“, erklärt Geschäftsführer Michael Beckmann. „Dazu mussten wir bei der Buchhaltung nachfragen.“
Unter diesen Vorzeichen entschied sich das Unternehmen für die Einführung von Haufe X360, womit sich alle Rechnungsprozesse radikal verändert haben. Beispiel „Mahnungen“: Das ERP-System überprüft rund um die Uhr alle Kontoeingänge und erstellt selbstständig Zahlungserinnerungen, wenn es nötig ist. Somit nahm die Zahl der offenen Rechnungen radikal um rund 90 Prozent ab. „Im Extremfall standen bei uns früher rund 100.000 Euro an offenen Kundenrechnungen aus. Jetzt sind es nur noch wenige tausend Euro“, betont Michael Beckmann.
Darüber hinaus erfolgen alle Rechnungsläufe weitgehend automatisiert, weshalb jetzt nur noch eine 16-Stunden-Teilzeitkraft für diese Aufgaben benötig wird. Vorher war dafür eine ganze Vollzeitstelle vorgesehen!
Branche: Produktions-Unternehmen
Sitz in: Hövelhof, Nordrhein-Westfalen, Deutschland
Anzahl Mitarbeiter:innen: 16 Mitarbeitende
Sprechen wir über Papier! Nach wie vor kommen viele ohne Ausgedrucktes nicht aus: Immerhin 38 Prozent der Unternehmen erledigen noch auf Papier rund die Hälfte ihrer Verwaltung, so eine Studie des Digitalverbands Bitkom.
Interessanterweise gilt das auch für recht komplizierte Prozesse, wie ein Beispiel des Kunststoffproduzenten STFG Filamente deutlich macht: Bei dem Unternehmen gibt es viele Genehmigungsprozesse rund um die Qualität. Dabei untersucht zum Beispiel das Labor ein fertiges Produkt und informiert den Vertrieb über die Testergebnisse. Früher kam dabei ein Formular zum Einsatz, das auf dem Klemmbrett von A nach B durch das Unternehmen wanderte. „Das kostete viel Zeit“, so Projektleiter Sebastian Harnisch von STFG. „Außerdem war das Ganze aufwändig, weil bei uns bestimmte Genehmigungen in zwei Stufen ablaufen. Nach einer ersten Freigabe musste also eine zweite Person auf dem Formular unterschreiben.“
Und nach der ERP-Einführung? Ist der gesamte Genehmigungsprozess papierfrei! Verantwortliche sehen direkt im System alle anstehenden Freigaben auf einen Blick und bestätigen diese mit wenigen Klicks. Darüber hinaus ist jetzt auch die Lieferkette unter Kontrolle, wie Sebastian Harnisch ergänzt: „Informiert ein Zulieferer über Qualitätsmängel bei einem Rohstoff, können wir seinen Einsatz in unserer Produktionskette per ERP zurückverfolgen. Die Qualität unserer Produkte steht über allem. Deshalb ist diese Funktion ungeheuer wichtig für uns.“
Branche: Produktions-Unternehmen
Sitz in: Rudolstadt, Thüringen, Deutschland
Anzahl Mitarbeiter:innen: 19 Mitarbeitende
Viele Unternehmen wissen: „Analoge Prozesse“ sorgen für Fehler – das beginnt schon damit, dass eine Info nicht weitergegeben oder allgemein etwas vergessen wird.
Gerade im Warenlager treten solche Probleme regelmäßig auf, wie das Beispiel von F&P Stock Solution verdeutlicht. Das Unternehmen kauft tonnenweise Mode-Restbestände ein und verkauft sie weiter als Mischungen an Händler in Osteuropa. Und das heißt: Hier kommen jeden Monat hunderte von Kisten an, was man in der Vergangenheit nur unvollständig auf Papier erfasst hat. Später bereitete es dann Mühe, die Waren im Hochregal-Lager wiederzufinden. Mitunter wurde sogar das Falsche auf den Lkw verladen. Außerdem vergaßen die Lagermitarbeiter manchmal, die Waren als „ausgeliefert“ in einer Excel-Tabelle zu markieren – also lagen auch der Buchhaltung dazu keine Informationen vor. Rechnungen wurden nicht gestellt.
In der Folge entschieden sich die Verantwortlichen nicht nur für ein neues ERP-System – das Ganze wurde zudem mit Scannern kombiniert. Das Prinzip ist total simpel: Der Lagermitarbeiter scannt einen Code auf dem Paket oder der Palette und erfasst so den Warenein- sowie -ausgang. Beim Abstellen wird der Stellplatz ebenfalls per Scan im ERP festgehalten. Das war’s!
„Verladen geht ohne Fehler, Suchaktionen gibt es nicht mehr“, betont Geschäftsführer Stephan Ebert. „Insgesamt steuern wir alle Warenprozesse viel präziser und schneller. Die Kosten sinken. Und genau das ist eine entscheidende Basis für unser Wachstum in einem umkämpften Markt.“
Branche: Handels-Unternehmen
Sitz in: Berlin, Deutschland
Anzahl Mitarbeiter:innen: 60 Mitarbeitende
Ein Sonderfall in Sachen „Digitalisierung“ stellt für viele Mittelständler der Produktionsbereich dar – kein Wunder: Ihre Maschinen bilden zumeist ein eingespieltes System, das Bediener aus dem Effeff beherrschen.
Daran will man nur sehr ungern etwas ändern, oder? Allerdings gibt es auch hier beeindruckende Gegenbeispiele. So produziert Schunk Präzisionswerkzeuge besonders komplexe Bohrer oder Fräser. Bis zu zehn verschiedene Fertigungsschritte kommen dabei hintereinander zum Einsatz. Wie steuert man so etwas?
„In der Vergangenheit gab es ausgedruckte Produktionsaufträge“, erklärt Salim Zamel von Schunk. „Der Zettel wanderte von Maschine zu Maschine und wurde jeweils unterschrieben. Am Ende brachte jemand das fertige Werkzeug mit dem Zettel ins Lager.“ Klingt einfach? Salim Zamel widerspricht: „Zum einen wusste der Vertrieb somit nie, wann etwas fertig ist. Zum anderen ließen sich manche Liefertermine nicht halten, weil man zu spät mit einem Produktionsauftrag begonnen hatte.“
Das neu eingeführte ERP-System sorgt an dieser Stelle für Ordnung: Jeder Maschinenbediener sieht in „seiner“ Ansicht auf dem Monitor eine Liste von Aufträgen, die er in der vorgegebenen Reihenfolge abarbeitet. Wenn er fertig ist, bestätigt er das mit einem Klick – und der Bediener an der nachfolgenden Maschine bekommt eine Info. Die stufenweise Bearbeitung der Werkzeuge wird also per ERP perfektioniert.
„Ganz nebenbei liegt der aktuelle Status eines Auftrags immer im System vor“, erklärt Salim Zamel. „Außerdem hinterlegen wir hier die Besonderheiten eines Auftrags, sodass in der Produktion nichts vergessen wird.“
Branche: Produktions-Unternehmen
Sitz in: Coburg, Bayern, Deutschland
Anzahl Mitarbeiter:innen: 20 Mitarbeitende
Bleibt am Ende ein Blick auf das Controlling – ein wortwörtlich existentielles Thema, denn zentrale Unternehmenskennzahlen dürfen nie (unbemerkt) in eine Schieflage geraten. Viele Unternehmen streben deshalb so etwas wie eine „permanente Inventur“ an: Anlagevermögen, Warenbestand und Co. liegen tagesaktuell vor.
Das war auch für Permalux jahrelang ein zentrales Ziel, allerdings kam dabei Excel zum Einsatz. Und das bedeutete: Fachkräfte tippten wichtige Daten manuell in eine Tabelle. „Es war fehleranfällig und zeitaufwendig“, fasst Geschäftsführer Lars Diestel zusammen.
Mit dem Start von Haufe X360 hat sich diese Ausgangslage ins Gegenteil verkehrt: Wareneingänge, Arbeitszeiten, Servicetermine und viele weitere Daten liegen im ERP vor – verknüpft mit dazugehörigen Rechnungsprozessen. „Die Zahl der manuellen Eingaben ist radikal zurückgegangen. Wir können alles per Dashboard überwachen, das Finanzwesen ist sehr transparent“, so Lars Diestel. „Wenn ich zum Beispiel wissen will, wie der Status einer Rechnung ist, genügen wenige Klicks.“
Branche: Produktions-Unternehmen
Sitz in: Ahrensburg, Schleswig-Holstein, Deutschland
Anzahl Mitarbeiter:innen: 70 Mitarbeitende
Weniger Papier und manuelle Eingaben – mehr Automatisierung und datenbasierte Checks: Unter diesen Vorzeichen sorgen ERP-Systeme gerade da für Effizienzsprünge, wo Menschen Fehler machen – zum Beispiel, weil die Konzentration während einer unkreativen Tätigkeit verloren geht.
Im Umkehrschluss setzen ERP-Systeme wertvolle Arbeitszeit von Fachkräften für anspruchsvollere Aufgaben frei. „Das ERP-System wirkt sich deshalb praktisch überall positiv aus – von der Organisation unserer Warenlager über das Management der Bestellungen bis zum Verkaufsprozess“, sagt dazu zum Beispiel Linh Lommel, Geschäftsführerin des Großhändlers Beauty Group. „Alles ist miteinander vernetzt, weshalb ich immer einen sehr transparenten Blick auf das Unternehmen habe. Gleichzeitig sparen wir an vielen Stellen massiv Zeit ein. Wir sind einfach schneller, effektiver und fehlerfreier.“
Nutzen Sie diese 5 einfachen Fragen, um das Digitalisierungspotenzial in Ihrem Unternehmen schnell zu bewerten:
Haben Sie die Fragen mehrheitlich mit Nein beantwortet? Dann haben Sie großes Potential Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Sprechen Sie ganz unverbindlich mit einem unserer ERP-Experten oder ERP-Partner um Ihre Potentiale einer Digitalisierung gemeinsam zu ergründen.
Haufe X360 ist eine speziell für den Mittelstand optimierte ERP-Lösung . Das System gleicht dabei einem Baukasten, den man Stück für Stück aus Modulen zusammensetzen und individuell an das Unternehmen anpassen kann. Wer also etwa einen Großhandel betreibt, bekommt genauso eine individuelle Lösung wie ein Maschinenbauer, Zulieferer oder Lebensmittelproduzent – der große Funktionsumfang „im Standard“, die offene API sowie zahlreiche vorbereitete Schnittstellen zu Drittsystemen machen es möglich.
Übrigens: Viele Unternehmen gehen bei der ERP-Einführung mit Haufe X360 schrittweise vor. Zunächst werden nur einzelne (zentrale) Prozesse wie zum Beispiel die Buchhaltung oder Warenwirtschaft optimiert, später das „große Ganze“. Das ERP-System wird auf diese Weise zu einem echten Tempomacher, der jeden Bereich erfasst - ohne zu überfordern.