Mit dem Einstieg in die Produktion von Kunststoffgranulat richtete sich die STFG neu aus – was das alte ERP-System aber überforderte. Deshalb kommt jetzt Haufe X360 zum Einsatz, um die qualitätsgesicherten Prozesse des Unternehmens zu perfektionieren.
Maßgeschneiderte Erzeugnisse, eine hoch automatisierte Produktion und dabei stets qualitätsbewusst – mit diesen Kriterien punktet die STFG in einem besonderen Markt: der Herstellung von glasfaserverstärktem Polyamidgranulat. Dieser Verbundwerkstoff kommt in unserer Welt in vielen Bereichen zum Einsatz, denn zum Beispiel Elektrogeräte, Pkw-Komponenten, Leitungen oder viele Zahnräder wären ohne PA 6 kaum denkbar – ein riesiger Markt mit enormer Konkurrenz. Wie behauptet man sich in diesem Umfeld? „Einerseits bringen wir sehr viel Erfahrung mit, denn die STFG ist seit mehr als 70 Jahren in der Verarbeitung von PA 6 aktiv“, erklärt Projektleiter Sebastian Harnisch. „Andererseits verfügen wir über hoch automatisierte Prozesse. Deshalb können wir schnell auf Kundenwünsche reagieren und arbeiten durchgehend kosteneffizient.“
Interessanterweise ist das Unternehmen erst seit 2020 speziell im Bereich der Granulat-Produktion tätig – die Investition in eine komplett neue Anlage gab den Startschuss. Seitdem kann die STFG pro Jahr bis zu 12.000 Tonnen Kunststoffgranulat herstellen. Zuvor entstanden ausnahmslos synthetische Garne am Standort – und somit ganz andere Produkte, deren Fertigung eingestellt wurde. Und genau diese Neuausrichtung sorgte in der Folge für Probleme mit dem vorhandenen ERP-System: „Wir hatten Elemente und Einstellungen über Jahre hinweg individualisiert und perfektioniert. Deshalb passte das Ganze nicht so gut zur neuen Produktion“, betont Sebastian Harnisch. „Etwaige Anpassungen hätten vielleicht Sinn ergeben, wenn wir zum Nachfolgeprodukt von Microsoft gewechselt wären. Aber das war uns zu teuer.“
was sehr frühzeitige Nachbestellungen „von Übersee“ vereinfacht
als Ersatz für einen viel langsameren Papier-Workflow
auf Basis von Chargen – essenziell für die Qualitätssicherung
Budget und Zeitplan wurden exakt eingehalten
für einen automatisierten Abgleich der dazugehörigen Daten
an Produktions- und Lagermitarbeiter
In der Folge suchten die Verantwortlichen nach einer Alternative und entschieden sich nach Recherchen recht schnell für Haufe X360. Anschließend übernahmen ERP-Spezialisten von ptc premium technologies die Implementierung, wobei es ein vordringliches Ziel war, Haufe X360 „im Standard“ zu verwenden. „Damit verbinden sich sehr effiziente Implementierungsprozesse“, so Franz Köhler von ptc. „Das System steht also in kurzen Zeitfenstern zur Verfügung, was für die STFG wichtig war. Nichtsdestotrotz haben wir viele Details – etwa mit Blick auf die Nutzeroberfläche und spezielle Workflows – für das Unternehmen angepasst. Das Endergebnis ist rundum effizient und wirkungsvoll in vielen Details.“
Wie aufwändig die Prozesse mit dem alten ERP-System waren, machen die Genehmigungsprozesse deutlich – ein wichtiges Thema für die STFG, denn Verantwortliche müssen diverse Prozesse vorab überprüfen und freigeben. Dabei untersucht zum Beispiel das Labor Fertigerzeugnisse und benachrichtigt den Vertrieb nach Abschluss der Tests – wobei eine solche Information per ausgedrucktem Formular von A nach B durch das Unternehmen wanderte, was Zeit kostete und fehleranfällig war. „Dazu kommt, dass bestimmte Genehmigungsprozesse in zwei Stufen ablaufen: Nach einer ersten Freigabe muss eine zweite Person zustimmen. In der Folge war immer sehr viel Papier im Umlauf, wobei das alte ERP-System bereits die einstufige Kommunikation nicht abbildete“, so Sebastian Harnisch.
Ähnlich problematisch war die mangelhafte Vernetzung von Warenwirtschaft und Buchhaltung. Deshalb musste eine Buchhalterin die Lagerregulierung quasi von Hand ausführen, denn die erfassten Warenein- und -ausgänge wurden nicht automatisiert mit dem Datenbestand der Buchhaltung synchronisiert – das erforderte eine mühevolle Kleinarbeit innerhalb des ERP-Systems. „Dabei traten immer wieder Unklarheiten auf, die wir einzeln besprochen und korrigiert haben. Unsere Buchhalterin hat sich auf den Tag gefreut, wenn dieser zeitaufwändige Prozess ein Ende hat“, betont Sebastian Harnisch.
Im Übrigen basierte das alte System auf der erwähnten Garnproduktion, was mit Blick auf verwendete Mengenangaben umständlich war: Bestimmte Brutto- und Netto-Berechnungen (die beim Garn einen Sinn ergeben) sind für die Granulat-Produktion überflüssig. Ließe sich ein solches Detail nicht einfach korrigieren? „Für viele Änderungen hätte man wohl Navision gegen das Nachfolgeprodukt austauschen müssen, aber die prognostizierten Kosten bewegten sich in einem sechsstelligen Bereich“, erklärt Sebastian Harnisch. „Das war für uns nicht darstellbar.“
Zur Projektvorbereitung startete die STFG mit der Dokumentation ihrer Anforderungen, wobei ein Lastenheft mit konkreten Festlegungen erstellt wurde – auf Basis der Funktionen von Haufe X360. Hierbei wichtig waren die genaue Definition von Standardumfang und spezifischen Anpassungen, die Einbindung von Key Usern, ohne diese zu überlasten, und ausreichend Zeit für Tests. Bereits im Jahr 2021 startete die Zusammenarbeit mit einem ersten Implementierungspartner. Allerdings wurde dieses Projekt aufgrund von strukturellen Veränderungen im Unternehmen gestoppt. „Als wir zwei Jahre später den Faden wieder aufnehmen wollten, hatte sich der Implementierungspartner verändert. Unsere Aufgabe passte nicht mehr so gut zu seiner Aufstellung“, sagt Sebastian Harnisch. „Wir wechselten dann ohne Verzögerung zu ptc premium technologies.“
Die zweite Phase war geprägt von Tempo und Stringenz: ptc premium technologies setzte bewusst auf Video-Meetings, um alle Rahmenbedingungen schnell zu erfassen. Nach wenigen Wochen stand eine Testversion zur Verfügung. „Sie dient immer als zentrale Informationsquelle für unsere Arbeit. User testen gründlich alle Prozesse und teilen uns Änderungswünsche mit, die wir direkt ausführen. Somit verwandelt sich die ursprüngliche Testversion Stück für Stück in eine präzise Lösung für die individuellen Aufgaben des Unternehmens“, betont Franz Köhler von ptc. „Umfassende Schulungen komplettieren diese Vorbereitungsphase.“
Der Go-Live von Haufe X360 erfolgte zum Jahresstart 2025, wobei das alte ERP-System nicht abgeschaltet wurde – unter anderem aus regulatorischen Gründen, damit der Kunststoffproduzent gesetzlichen Berichtspflichten rückwirkend nachkommen kann. Im Übrigen nutzte die STFG die ersten Wochen nach dem Start, um das neue System zu komplettieren: Beispielsweise der aktuelle Warenbestand, offene Rechnungsposten oder Elemente des Anlagevermögens wurden in dieser Zeit eingepflegt. „Ein solches Vorgehen stellt kein Problem dar“, so Franz Köhler von ptc. „Haufe X360 eröffnet den Anwendern alle Möglichkeiten, um sehr flexibel in die tägliche Nutzung hineinzugleiten. Wir begleiten einen solchen Prozess mit vielen Hilfestellungen. Etwaige Wünsche zur Konfiguration lassen sich im Handumdrehen auch nach dem Go-Live ausführen.“
Das Gesamtergebnis überzeugt die Verantwortlichen bei der STFG in vielen Details – vor allem die ganzheitliche Steuerung von Warenwirtschaft, Produktion und Vertrieb punktet im Alltag. Dabei ist es eine große Hilfe, dass der Vertrieb den tagesaktuellen Warenbestand im System sieht – und immer weiß, wieviel davon bereits für bestehende Aufträge verplant ist. Ab einem Mindestbestand von Rohstoffen stoßen die Verantwortlichen aus dem System heraus eine neue Bestellung bei Zulieferunternehmen an – und das mit zeitlichem Vorlauf, denn viele Vorprodukte stammen aus Übersee mit längeren Lieferzeiten.
Alle Angebote und Bestellbestätigungen sowie Produktionsaufträge lassen sich mit wenigen Klicks aus dem System heraus erstellen, was benötigte Folgeprozesse automatisiert auslöst – so startet zum Beispiel der Fertigungsleiter direkt mit seiner Produktionsplanung, wenn der Job in seinem System vorliegt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass jeder Produktionsauftrag viele Informationen enthält, die der Vertrieb definiert: Beschriftungsregeln, Verpackungseigenschaften, Prüfungsauflagen und einiges mehr, wobei das ERP-System diese Informationen zielgenau durch das Unternehmen transportiert – alles Relevante landet bei Produktionsverantwortlichen oder Lagerarbeitern. Das minimiert etwaige Fehler.
Im Übrigen ist der gesamte Genehmigungs-Workflow „papierfrei“, aber dennoch dauerhaft nachvollziehbar: Verantwortliche sehen im Dashboard des ERP-Systems anstehende Freigaben und bestätigen sie hier. Darüber hinaus ist die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette wichtig – und das in zwei Richtungen: Informiert ein Zulieferer zum Beispiel über Qualitätsmängel, können Verantwortliche bei STFG den Einsatz dieser Rohstoffe in ihrer Produktionskette nachvollziehen. Umgekehrt ist es bei auftretenden Qualitätsmängeln ebenso möglich, Zulieferer in den vorgelagerten Lieferketten zu identifizieren. „Die Qualität unserer Produkte steht über allem. Deshalb ist diese Funktion von großer Bedeutung“, erklärt dazu Sebastian Harnisch.
Auch das Resümee von Werksleiter Ingolf Boer fällt positiv aus: „Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit dem System. Wir haben alle Ziele unseres Lastenhefts im vorgegebenen Zeitfenster erreicht. Es erfüllt unsere Erwartungen an ein modernes ERP-System. Haufe X360 ist nach kurzer Einarbeitung sehr intuitiv bedienbar. Die analytischen Auswertungen und darstellbaren Dashboards und Grafiken erfüllen gehobene Ansprüche und punkten mit übersichtlichen Darstellungen“, so Ingolf Boer, der darüber hinaus den Einsatz in Management, Buchhaltung, Controlling und Vertrieb hervorhebt: „Hier kommt das ERP-System bei diversen Aufgaben zum Einsatz – etwa bei der Überwachung der Kosten. Außerdem sind die Werkzeuge zum Design eigener Dashboards hilfreich und unterstützen tägliche Arbeitsprozesse. Das ermöglicht uns ein effizienteres und weitgehend papierfreies digitales Arbeiten. Das Potential ist aus unserer Sicht noch nicht ausgeschöpft. Wir lernen täglich dazu und finden immer wieder neue Elemente für eine Optimierung unserer Abläufe. Der Einsatz von Haufe X360 zahlt sich also in vielen Details aus. “
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