Von der Planung über die Produktion bis zur Wartung: PERMALUX verantwortet anspruchsvolle Sicherheitstechnik für Gebäude, Flugzeuge, Schiffe und vieles mehr. Dabei sorgt Haufe X360 für die perfekte Vernetzung von rund 40 Usern aus allen Bereichen des Unternehmens.
Nicht selten geht es ums nackte Überleben, wenn Produkte von PERMALUX ihre Stärken ausspielen: Die Sicherheitsbeleuchtungen und -schilder sowie Notstromanlagen des Unternehmens sorgen dafür, dass Menschen in kritischen Situationen (etwa im Brandfall) ihren Rettungsweg finden oder dass Stromausfälle zum Beispiel keine Bedrohung für Patienten auf dem OP-Tisch darstellen.
Für diese Anwendungen produziert, plant und vertreibt das Unternehmen zahlreiche Sicherheitsprodukte wie etwa langnachleuchtende Markierungen und Leitsysteme sowie unterbrechungsfreie Stromversorgungssysteme. Sie kommen in Flugzeugen, Schiffen oder Industrieanlagen zum Einsatz, wobei viele dieser Produkte individuell konfiguriert werden. Dahinter steckt eine besondere Stärke von PERMALUX: Die Spezialisten bieten einen Full-Service von der Beratung über die Produktion bis zur laufenden Wartung an. Sie erstellen sogar jene Fluchtweg-Pläne, die man etwa von Hotelzimmer-Türen kennt.
ersetzt mehrere Wochen Arbeit pro Jahr einer einzelnen Mitarbeiterin
ohne „Zusammensuchen“ der Daten wie in der Vergangenheit
wie Auftragseingang pro Sparte
von der Warenwirtschaft bis zur Produktion und dem Service
anhand von vorgegebenen und im System hinterlegten Arbeitszeiten und Materiallisten
mit vielen Workshops
Schon in der Vergangenheit setzten die Spezialisten auf eine ERP-Steuerung – allerdings mit Einschränkungen, denn beim alten System standen kaum Reporting-Funktionen zur Verfügung. Wichtige Unternehmenskennzahlen musste sich das Controlling „zusammensuchen“ – ein großer Aufwand. Also strebte man eine neue ERP-Lösung an, wobei die Wahl auf Haufe X360 fiel. Niedrige Kosten und Flexibilität gaben den Ausschlag. Anschließend verantwortete der Haufe Gold-Partner nxt gen digital eine effiziente ERP-Implementierung mit vielen Detailaufgaben, wie Geschäftsführer Oliver Konrad von nxt gen digital betont: „Komplexe Aufgaben dieser Art sind ein Steckenpferd von uns. Wir haben präzise abgesprochen, welche Funktionen beim Go-Live zur Verfügung stehen müssen – und welche später kommen können. Es ging also um Prioritäten und die Definition der Aufgaben. Anschließend war es wichtig, den Zeitplan einzuhalten. Und genau das ist am Ende punktgenau gelungen.“
Bei PERMALUX kommt wortwörtlich vieles zusammen: Einerseits stellt das Unternehmen viele verschiedene Sicherheitsprodukte her und vertreibt Notstromsysteme von Partnern. Andererseits gehört eine intensive Beratungs- und Wartungsdienstleistung zum Geschäftsmodell. Der Kunde profitiert also von Rundum-Sicherheitslösungen, wobei flexible Produktionsprozesse eine wichtige Basis darstellen. Beispiel „Langnachleuchtendes Schild“: Hier kommen (je nach Ausführung) Polycarbonat- oder Glasplatten, Additive, Farben und vieles mehr im Rahmen von Präzisionsverfahren zum Einsatz: Dazu gehören Wasserstrahlschneiden, Lasergravur und Siebdruck, die für langlebige wie individuelle Schilder sorgen. Anschließend profitiert der Kunde von einer fachgerechten Montage und jahrelanger Wartung vor Ort. „Folglich reden wir von sehr vielen verschiedenen Produktions- und Serviceprozessen, die wir ganzheitlich per ERP-System steuern müssen“, erklärt Geschäftsführer Lars Diestel. „X360 ist somit die Basis für perfekte Abläufe, die jederzeit ineinander greifen.“
Aber warum machten sich die Sicherheitsspezialisten überhaupt auf die Suche nach einer neuen ERP-Lösung? Die kurze Antwort lautet: mangelnde Transparenz. Das alte System gab zum Beispiel keine Antwort auf die Frage, wie sich Anlagevermögen und Warenbestand tagesaktuell entwickeln – die angestrebte „permanente Inventur“ war auf dieser Basis nicht möglich. Stattdessen mussten Fachkräfte im Finanz- und Rechnungswesen zentrale Zahlen manuell mithilfe von Excel erzeugen. „Das war fehleranfällig und zeitaufwändig“, fasst Lars Diestel zusammen. „Insgesamt kann man vielleicht sagen, dass der vorherige ERP-Anbieter und wir uns in verschiedene Richtungen entwickelt haben. Deshalb passten das System und seine Funktionen nicht mehr zu den Anforderungen des Unternehmens.“
Allerdings war die Wahl des neuen ERP-Systems keineswegs einfach, wie Lars Diestel ergänzt: „Wir sind kein großes Unternehmen. Trotzdem ist unsere Wertschöpfung mit einem Mix aus Produktion, Handel und Service recht komplex. Wenn Sie unter diesen Vorzeichen nach einem ERP-System suchen, landen Sie schnell bei ebenso überdimensionierten wie teuren Lösungen.“ In der Folge machten die Verantwortlichen zunächst einen Schritt zurück und suchten nach „einfacheren“ Tools für die singuläre Steuerung von Warenwirtschaft und Buchhaltung – Haufe Lexware war eine der angedachten Optionen. Die hierbei angesprochenen Software-Experten empfahlen dann aber Haufe X360 für den Einsatz im gesamten Unternehmen.
Nicht ganz reibungslos gestaltete sich im Übrigen auch die Wahl des Implementierungspartners: Das erste IT-Unternehmen war schlicht zu klein und letztlich von der Größe der Aufgabe (mit immerhin rund 40 ERP-Usern) überfordert. Haufe X360 empfahl deshalb einen anderen Partner: nxt gen digital mit Sitz in Berlin. „Wir haben schnell erkannt, dass hier eine komplexe Aufgabe vorliegt – was allerdings sehr gut zu unserem Know-how und Erfahrungswissen passt“, erklärt Geschäftsführer Oliver Konrad von nxt gen digital. „Wir sind spezialisiert auf anspruchsvolle Lösungen rund um die Steuerung von Unternehmen. Der erste Schritt ist dann zumeist die Analyse. Dazu führen wir Workshops durch, mit denen wir Struktur und Wertschöpfungskreisläufe erfassen. Gerade die Details sind uns sehr wichtig.“
Im zweiten Schritt modellierten die Spezialisten das System – unter erheblichem Zeitdruck: Für den „Projekt-Neustart“ (nach Wechsel des Implementierungspartners) standen nur noch fünf Monate zur Verfügung, was angesichts der großen Aufgabe nicht sehr viel war: PERMALUX benötigte von Anfang an fast alle Module von Haufe X360 – von der Finanzbuchhaltung im Management über die Warenwirtschaft im Lager bis zur Auftragssteuerung im Außendienst. „Insgesamt definierten wir zu Projektbeginn deshalb 450 offene Tasks“, erklärt Oliver Konrad. „Darunter waren beispielsweise auch individuelle Anpassungen und Programmierungen im Bereich der Rechnungs- und Angebotserstellung. Übergreifendes Ziel war es, eine einheitliche Systemlandschaft zu implementieren, die bereits zum Start von sehr vielen Mitarbeitenden weitgehend reibungslos genutzt wird.“
Eine wichtige Basis für den Erfolg waren viele Schulungen, die nxt gen digital für Key-User aus verschiedenen Bereichen durchführte. Außerdem standen Testumgebungen zur Verfügung, mit deren Hilfe die Mitarbeitenden „ihre“ Prozesse überprüfen konnten. Etwaige Änderungswünsche flossen umgehend in die laufende Modellierung des Systems mit ein. „Man darf an dieser Stelle nicht vergessen, dass zum Beispiel auch der Service die Lösung einsetzt“, betont Oliver Konrad. „Und hier gibt es natürlich ganz andere Aufgaben als etwa in der Buchhaltung. Deshalb nutzten wir den Implementierungsprozess dafür, wirklich alle User mitzunehmen und eine möglichst perfekte ERP-Lösung aufzubauen. Jetzt ist das Ganze eine gute Basis für die Weiterentwicklung des Systems – rund um die anstehende Einführung des QMS-Moduls.“
Tatsächlich zeigt sich heute bei PERMALUX ein ganzheitlicher ERP-Prozess – alle Teilbereiche sind wie auf einer Perlenschnur aufgereiht und miteinander verbunden: Bereits die Bestellung der Werkstoffe und Vorprodukte erfolgt aus dem System heraus mit hinterlegten Daten. Anschließend erfassen Lagermitarbeitende den Wareneingang per ERP – angesichts von mehreren hundert unterschiedlichen Teilen im Lager eine unverzichtbare Basis für die Produktionssteuerung. Letzteres erfolgt mit vorgegebenen Arbeitszeiten und Materiallisten, die im System vorliegen und je nach Produktionsprozess aufgerufen werden – wenige Klicks genügen deshalb, um die geleistete Arbeit oder fertige Produkte im ERP zu dokumentieren. Anschließend weiß zum Beispiel auch der Vertrieb, dass ein bestelltes Produkt zur Auslieferung bereit steht.
Wie wirkungsmächtig das Ganze ist, zeigt sich in besonderer Weise an Details. Beispiel „Wartungstermine“: PERMALUX überprüft in festen Intervallen die installierten Sicherheitslösungen bei seinen Kunden. Schließlich müssen Notstromsysteme oder Sicherheitsbeleuchtungen auch nach vielen Jahren völlig reibungslos funktionieren. In der Vergangenheit musste dazu eine Mitarbeiterin (zu Beginn eines Jahres) alle anstehenden Wartungstermine manuell ins System einpflegen – eine wochenlange Arbeit! Jetzt übernimmt Haufe X360 diese Aufgabe: Alle Termine legt das System selbstständig an und verknüpft sie später mit dazugehörenden Rechnungsprozessen. Dabei können alle Service-Mitarbeiter jederzeit auf diese Daten zugreifen, ihre Leistung dokumentieren bzw. wichtige Informationen ablegen.
Eine entscheidende (und für PERMALUX besonders wichtige) Qualität von Haufe X360 zeigt sich im Bereich von Finanzbuchhaltung und Controlling: Das System verschafft den Verantwortlichen einen präzisen Blick auf Kennzahlen wie den Auftragseingang pro Sparte und den tagesaktuellen Warenbestand. „Insgesamt sind die Dashboards von Haufe X360 eine große Hilfe – ganz einfach, weil man alles Wichtige gebündelt an einem Ort findet“, so Michael Buse, Mitarbeiter im Finanzwesen des Unternehmens. „Wenn ich zum Beispiel wissen will, ob ein bestimmtes Produkt bereits angeliefert wurde und wie der Status der dazugehörenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist, genügen wenigen Klicks. Alles ist miteinander verkettet. Früher musste ich mir diese Informationen mühsam aus verschiedenen Listen zusammensuchen. Zudem haben wir alle Dashboards für unsere Bedürfnisse individualisiert. Auf dieser Basis ist das Finanzwesen sehr transparent und alle Reports entstehen viel schneller. Diese Basis ist perfekt für unsere Arbeit.“
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