Im umkämpften Photovoltaik-Markt behauptet sich HW Solartechnik mit einem klaren Versprechen: Jede Lösung basiert auf Rundum-Beratung und hoher Dienstleistungsqualität. Das dazugehörige Rechnungswesen wird dabei per Haufe X360 gesteuert.
Transparente Prozesse und individuelle Lösungen – mit diesem Anspruch positioniert sich HW Solartechnik als Braunschweiger Fachbetrieb, der die Region besonders gut kennt. „Wir stehen für einen engen und vertrauensvollen Austausch mit den Kunden. Das ist uns sehr wichtig“, sagt dazu Geschäftsführer Alexander Hellemann. „Wer sich bei uns nach einer Solaranlage erkundigt, bekommt ehrliche Antworten auf seine Fragen. Die finale Lösung passt präzise zum Haus. Anonyme Lösungen gibt es woanders.“
Seit dem Start im Jahr 2023 führt dieser Ansatz zu konstantem Erfolg: In der kurzen Zeit haben die Solarteure bereits rund 350 Anlagen verbaut. Interessanterweise spielte ERP-Technologie dabei schon früh eine Rolle, denn das Start-up steuerte seine Rechnungsläufe direkt per weclapp. Anfang 2025 setzte aber ein Umdenken ein – eine neue ERP-Lösung sollte her. Wie kam es dazu? „Der Hauptgrund waren die Kosten“, antwortet Alexander Hellemann. „Insgesamt haben wir bis zu 6.000 Euro im Monat im IT-Bereich ausgegeben – alle Softwarelösungen und Supportleistungen zusammengerechnet. Das war einfach zu viel.“
auf Basis der vorhandenen Auftragsdokumente
alle Dokumente werden mit wenigen Klicks einem Konto zugewiesen
durch schnelle Zu- und Abbuchungen im System nach Rechnungsein- und -ausgang
aus dem ERP-System heraus
mit wenigen Klicks den Prozess anstoßen
inklusive Softwarelizenzen und begleitenden Serviceleistungen
Bei der nachfolgenden Entscheidung unterstützte GT-Plus, denn als Full-Service-Dienstleister stand der Implementierungspartner von Haufe X360 schon vorher an der Seite von HW Solartechnik. „Wir beraten Unternehmen sehr gewissenhaft, wenn es um die besten IT-Lösungen geht und stellen dabei alle Vor- und Nachteile heraus“, betont Andreas Schubert von GT-Plus. „Hier bot sich Haufe X360 direkt an, weil wir die modulare Lösung einerseits sehr präzise an die Aufgaben eines Unternehmens anpassen können. Andererseits sind die Kosten niedriger, was für HW Solartechnik ja auch ein wichtiger Punkt ist. Am Ende steht eine leistungsstarke Technologie, mit der Anwender ihre Wertschöpfung optimieren und steuern können. Und genau das ist immer unser Anspruch.“
Photovoltaik ist Vertrauenssache – gerade zu Beginn des Projektes. Schließlich soll die Installation reibungslos ablaufen und dazugehörige Kosten vorab präzise auf dem Tisch liegen. Aber was bedeutet diese Erwartungshaltung für die Anbieter? „Vor allen Dingen müssen wir transparent und eng mit Kunden zusammenarbeiten“, antwortet Alexander Hellemann. „Und genau dieser Anspruch beeinflusst letztlich auch die von uns eingesetzten Softwarelösungen – Angebots- und Rechnungsprozesse oder Zahlungserinnerungen müssen selbstverständlich fehlerfrei ablaufen. Schließlich unterstreichen wir auf diese Weise, dass uns jedes Detail wichtig ist.“
Folglich kam schon kurz nach dem Start des Unternehmens eine ERP-Lösung zum Einsatz – und das in Kombination mit einer Software für die Solar-Dachplanung. „Mit diesem Mix kamen wir gut klar. Allerdings waren die Lizenzkosten sehr hoch, was uns zunehmend gestört hat“, betont Alexander Hellemann. Dazu kam ein zweiter Faktor: Die vorhandene ERP-Lösung wirkte laut Geschäftsführer eher kompliziert: „Die Weiterberechnung bei Dropshipping – wenn wir also Waren bestellen und ohne Zwischenlagerung direkt verbauen – gestaltete sich zum Beispiel recht aufwendig. Man musste diverse Posten in der Software einzeln anklicken. Diese und ähnliche Probleme wollten wir abstellen.“
In der Folge entschieden sich die Spezialisten zum ERP-Wechsel. Drei Anbieter standen zunächst zur Auswahl, wobei GT-Plus bei der Entscheidung unterstützte. „Das war sehr hilfreich. Die Kollegen haben uns etwa auf versteckte Kosten in den Angeboten hingewiesen“, sagt Alexander Hellemann. „Am Ende war die Wahl von Haufe X360 auch deshalb alternativlos, weil uns die vorliegende Kombination aus präzisem Kostenangebot und transparentem Leistungsumfang überzeugte. Das passte zu unseren Anforderungen und schaffte Vertrauen.“
Im März 2025 starteten dann mehrere Workshops mit GT-Plus – sämtliche Prozesse rund um Buchhaltung und Warenwirtschaft standen auf der Agenda. „Für uns ist dieser Prozess wichtig, denn wir wollen genau verstehen, wie die Wertschöpfung eines Unternehmens funktioniert und welche Details zentrale Rollen spielen“, erklärt Andreas Schubert von GT-Plus. „Letztlich ist dies eine Grundvoraussetzung dafür, dass bereits die erste Testversion dicht am gewünschten Endergebnis dran ist. Anwender sollten hier bereits ihre alltäglichen Prozesse wiederfinden.“
Im zweiten Schritt testeten User bei HW Solartechnik die angesprochene Grundversion sehr gründlich. Änderungswünsche flossen umstandslos in die Konfiguration ein. „Zudem standen wir im regelmäßigen Austausch“, betont Andreas Schubert. „Etwaige Probleme oder allgemeine Fragen lassen sich so frühzeitig ausräumen. User werden also schrittweise an die Software herangeführt und bekommen mit der Zeit immer mehr Sicherheit. Das ist unser Anspruch.“
Mit dem Go-Live im Oktober 2025 endete diese Phase. Das ERP-System ist seitdem vollumfänglich im Einsatz – wobei alle (historischen) Stammdaten des Unternehmens zu diesem Zeitpunkt bereits komplett in Haufe X360 vorlagen. Wann und wie wurden die Daten ins neue ERP-System transferiert? „Das kann ich gar nicht so genau sagen“, antwortet Geschäftsführer Alexander Hellemann. „Der Prozess vollzog sich im Hintergrund ohne unser Dazutun und lange vor dem Go-Live. Schon die erste Testumgebung enthielt alte Rechnungen, Auftragsbestätigungen und vieles mehr – also die gesamten Kundenakten. Das war ideal.“
Bleibt zuletzt ein Blick auf den neuen „ERP-Alltag“ bei HW Solartechnik – Geschäftsführer Alexander Hellemann ist vollends zufrieden mit dem Ergebnis: „Das Unternehmen arbeitet ähnlich schnell und reibungslos wie vorher. Gleichzeitig sind unsere Kosten in diesem Feld aber um rund zwei Drittel gesunken.“ Insgesamt dient Haufe X360 dabei als zentrale Steuerungsplattform für kaufmännische Abläufe und die Warenwirtschaft. Beispiel „Eingangsrechnungen“: Sie landen automatisiert im ERP-System. Anschließend weist der Geschäftsführer die Rechnungen nur noch einem Konto zu – und stößt bei Erreichen des Zahlungsziels die Überweisung mit wenigen Klicks aus dem ERP-System heraus an.
Ähnlich unkompliziert steuern die Solarteure ihren Warenbestand, denn bei neu angelieferten Solarmodulen, Wechselrichtern und Co. wird einfach der dazugehörige Lieferschein per ERP erfasst – was direkt den Bestand im System verändert. Im umgekehrten Fall – wenn die Produkte das Lager wieder verlassen – fungiert hingegen die Ausgangsrechnung als „Signalgeber“: Die hier enthaltenen Posten werden automatisiert vom ERP-Warenbestand abgezogen. Ein großer Zeitversatz zwischen aktuellem Warenausgang und „ERP-Abbuchung“ entsteht dabei übrigens nicht, denn in der Regel stellt HW Solartechnik die Rechnung am selben Tag. Anschließend kontrolliert Alexander Hellemann übrigens auch die Zahlungseingänge per ERP – und kann aus dem System heraus Mahnungen versenden, was aber nur selten nötig ist: „Die Leute sind sehr zufrieden mit unserer Arbeit und zahlen zumeist schnell.“
Im nächsten Schritt wollen sich die Spezialisten stärker mit den Marketing-Funktionen von Haufe X360 befassen. Interessanterweise laufen neue „Leads“ jetzt schon automatisch in das ERP-System ein – wenn zum Beispiel die Anfragemaske der Webseite ausgefüllt wurde. Für ihre weitere Bearbeitung kommen aber bislang noch andere Softwarelösungen zum Einsatz. „Mittelfristig wollen wir so viele Prozesse wie möglich mit Haufe X360 ausführen und die Zahl der anderen Programme weiter reduzieren. Das war von Anfang an das Ziel“, sagt dazu Alexander Hellemann. „Haufe X360 bietet uns dazu viele Möglichkeiten.“
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