Aktualisiert: 16. September 2024
7 min.
Haufe Redaktion Cloud ERP Mittelstand Innovation & Technologie Change-Management
Die Zeiten von endlosen Warteschleifen am Telefon oder stundenlangem Warten im Büro sind vorbei. Willkommen in der Ära von Swipe, Click, Service! Die Digitalisierung revolutioniert die Dienstleistungsbranche. Von On-Demand-Services über smarte Chatbots bis hin zu Augmented Reality – die Möglichkeiten sind endlos. Lästige Prozesse sind im Handumdrehen erledigt, was viele Dienstleister erleichtert – die Weiterentwicklung des Unternehmens kann in den Fokus rücken. Welche Prozesse Sie digitalisieren können und wie Sie das am besten angehen erfahren Sie hier.
Die Digitalisierung eröffnet dem Mittelstand spannende Chancen, die sich in drei zentralen Bereichen zeigen:
Beispiel: Ein Reinigungsunternehmen setzt auf eine cloudbasierte Plattform, die sämtliche Reinigungsgeräte und -mittel mit den Aufgaben und Arbeitsorten der Mitarbeiter vernetzt. Die Plattform ermöglicht eine optimierte Einsatzplanung der Reinigungsmitarbeiter, basierend auf Echtzeit-Daten zu Anfahrtswegen, Reinigungserfordernissen und Geräteverfügbarkeit. Dadurch werden Ressourcen effizienter genutzt und die Betriebskosten gesenkt.
Beispiel: Eine mittelständische Anwaltskanzlei führt eine Online-Plattform ein, die es Mandanten ermöglicht, rund um die Uhr rechtlichen Rat über Online-Consultations zu erhalten. Kunden können ihre Anliegen digital einreichen und erhalten schnell und unkompliziert Rückmeldungen von Anwälten und ausserhalb der Geschäftszeiten von GPT-Agenten. Dies eröffnet zusätzliche Einnahmequellen und erhöht die Kundenbindung durch die bequeme und zeitnahe Bereitstellung von Dienstleistungen.
Beispiel: Ein Immobilienmaklerbüro entwickelt eine digitale Plattform, die nicht nur Immobilienangebote präsentiert, sondern auch virtuelle Besichtigungen, 3D-Grundrisse und eine direkte Online-Kommunikation mit den zuständigen Maklern ermöglicht. Darüber hinaus bietet die Plattform integrierte Dienstleistungen wie Finanzierungsberatung und eine vollständig digitale Vertragsabwicklung. Dies schafft ein umfassendes Servicepaket, das den Kunden ein nahtloses und bequemes Immobilienerlebnis bietet und gleichzeitig kontinuierliche Einnahmen durch zusätzliche Dienstleistungen generiert und Arbeitszeit einspart.
Heute erscheinen die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt und Unternehmen sind gut beraten, diese Chancen aktiv zu nutzen.
Wie bereits angeklungen gilt in der schnelllebigen Geschäftswelt: Ohne Digitalisierung bleiben Dienstleistungsunternehmen schnell auf der Strecke – zu langsam, zu teuer und zu personalintensiv. Die Transformation hin zur Digitalisierung verschiedener Prozesse ist daher nicht nur wünschenswert, sondern für viele Dienstleistungsunternehmen überlebensnotwendig.
Derzeit sind etwa 43% der Produktion und Dienstleistungen in Deutschland digitalisiert, wobei das Digitalisierungs-Potenzial bei rund 59% liegt (Bundesnetzagentur 2023). Diese Zahlen verdeutlichen, dass noch weiteres Ausbaupotenzial besteht.
Besonders bei Routinetätigkeiten bietet die Digitalisierung enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung, da sie durch Wiederholung, klare Struktur und Standardisierung gekennzeichnet sind. Indem Unternehmen diese Prozesse automatisieren, senken sie die Kosten mit reduziertem Personaleinsatz und verringern die Fehlerquote. Konkrete Beispiele für gut digitalisierbare Routinetätigkeiten sind die Rechnungsstellung, die Kundendatenerfassung sowie die Dokumentation von Prozessen.
Ein oft übersehener Vorteil der Digitalisierung ist zudem die Möglichkeit zur Weiterentwicklung neuer Dienstleistungen. Wenn Unternehmen digitale Daten analysieren und innovative Technologien einsetzen, verbessern sie nicht nur bestehende Prozesse, sondern entwickeln auch völlig neue Geschäftsmodelle und Serviceangebote. Dies eröffnet Chancen für Wachstum und eine verbesserte Marktposition in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld.
Der demografische Wandel stellt den deutschen Arbeitsmarkt und insbesondere die Dienstleistungsbranche vor große Herausforderungen. In den kommenden Jahren wird die Zahl der Arbeitnehmer stärker sinken als in vielen anderen Ländern. Die Einwanderungswelle der letzten Dekade lässt nach, und die Babyboomer-Generation geht in den nächsten 15 Jahren in den Ruhestand. Diese Generation, geboren zwischen 1957 und 1965, macht knapp 30 Prozent aller Beschäftigten und Arbeitslosen aus. Bis 2030 wird Deutschland selbst bei hoher Nettozuwanderung etwa 1,6 Millionen weniger Personen im Erwerbsalter haben. Sollte die Nettozuwanderung weiter sinken, könnten es sogar bis zu 4,8 Millionen weniger sein.
Besonders betroffen vom Fachkräftemangel ist der Gesundheits- und Pflegesektor, wo die Nachfrage durch die alternde Bevölkerung steigt, während gleichzeitig Arbeitskräfte fehlen. Auch das Handwerk und technische Dienstleistungen leiden unter Nachwuchsmangel. Im Gastgewerbe und Tourismus macht sich der Personalmangel vor allem in Saisonzeiten bemerkbar.
Um diese Herausforderungen zu meistern, sind verschiedene Lösungsansätze denkbar:
In diesem Zusammenhang spielt die Digitalisierung der Dienstleistungsbranche eine entscheidende Rolle. Sie bietet Chancen, den Fachkräftemangel zumindest teilweise zu kompensieren.
Dienstleistung 4.0 beschreibt die umfassende digitale Transformation des Dienstleistungssektors. Die Digitalisierung wirkt dabei auf vielfältige Art und Weise nicht nur auf einzelne Arbeitsplätze ein, sondern beeinflusst die gesamte Struktur der Wirtschaft, die Wertschöpfungsketten und die Arbeitsorganisation.
In der Praxis bedeutet dies, dass sich klassische Dienstleistungsbereiche wie das Handwerk, der Handel sowie Gesundheits- und Pflegedienstleistungen neu erfinden müssen. Die Integration digitaler Technologien ermöglicht es Unternehmen, interne Prozesse zu optimieren, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und ihre Dienstleistungen in die digitale Wertschöpfungskette einzugliedern. Das gestaltet Arbeitsabläufe neu und erfordert kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung Chancen für schnelleres Wachstum und einfachere Skalierbarkeit, insbesondere durch den Einsatz von Cloud-Lösungen und Software-as-a-Service-Modellen.
Durch den Einsatz moderner Technologien können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und die Qualität ihrer Dienstleistungen verbessern. Automatisierung und digitale Tools ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen und eine präzisere Datenauswertung, was zu einer besseren Kundenbindung führt.
Ein digitales Auftragsmanagement bietet Unternehmen erhebliche Vorteile in Effizienz und Kundenzufriedenheit. Sind die Auftragsprozesse automatisiert und digitalisiert, werden manuelle Fehler reduziert, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Transparenz erhöht. Cloud-basierte ERP-Systeme ermöglichen eine nahtlose Integration verschiedener Geschäftsbereiche, von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung.
Die Digitalisierung revolutioniert die Lagerhaltung im Großhandel, indem sie Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Moderne Cloud-ERP-Systemen überwachen und verwalten Lagerbestände in Echtzeit, was zu einer verbesserten Planung führt und Fehler reduziert . Automatisierte Abläufe senken die Kosten und steigern die Kundenzufriedenheit durch schnellere Lieferzeiten. Zudem ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Integration von Geschäftsprozessen, was die Gesamtleistung des Unternehmens optimiert.
Mit der Digitalisierung des Kundenservices können KMUs ihre Effizienz steigern und die Kundenbindung deutlich verbessern. Der Einsatz von Chatbots und Self-Service-Portalen gewährleistet eine durchgehende Erreichbarkeit, während moderne Ticketsysteme Kundenanfragen zentralisieren und beschleunigen. Automatisierte Prozesse sparen Kosten und ermöglichen schnellere Problemlösungen. Digitale Tools optimieren zudem Außendiensteinsätze und das Ersatzteilmanagement.
Durch die Digitalisierung der HR-Abteilung wird ein wichtiger Teil der digitalen Transformation in der Dienstleistungsbranche vorangetrieben. Cloud-basierte ERP-Systeme integrieren alle Personalprozesse in eine einheitliche Plattform, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen führt. Werden Routineaufgaben automatisiert, gewinnen HR-Mitarbeiter Zeit für strategische Aufgaben. Insgesamt befähigt die digitale Transformation im HR-Bereich Unternehmen, agiler auf Marktveränderungen zu reagieren und Talente effektiver zu managen.
Die Digitalisierung hat den Dienstleistungssektor auf den Kopf gestellt – und das im besten Sinne! Mit smarten Technologien wie Chatbots, Augmented Reality und digitalen Geschäftsmodellen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosteneinsparungen realisieren und die Kundenbindung stärken.
Besonders im Mittelstand eröffnen sich durch die digitale Transformation spannende Chancen: Effizientere Abläufe, innovative Angebote und neue Einnahmequellen sind nur der Anfang. Routinetätigkeiten wie Buchhaltung und Projektmanagement können durch Automatisierung enorm optimiert werden, was nicht nur die Fehlerquote minimiert, sondern auch den Personalaufwand reduziert.
Auch der demografische Wandel macht die Digitalisierung zu einem unverzichtbaren Werkzeug, um Fachkräftemangel zu kompensieren und neue Märkte zu erschließen. Die digitale HR-Abteilung spielt dabei eine Schlüsselrolle, indem sie alle Personalprozesse effizienter gestaltet und das Unternehmen agiler macht.
Kurz gesagt: Die digitale Transformation ist nicht nur ein Trend, sondern ein Muss, um in einem wettbewerbsintensiven Umfeld erfolgreich zu bleiben. Nutzen Sie die Chancen, die sich durch die Digitalisierung bieten, und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft!