Aktualisiert: 15. August 2024
6 min.
Haufe Redaktion Mittelstand Cloud ERP Innovation & Technologie Einführung & Wechsel
Kennen Sie das? Die Auftragszahlen steigen, die Informationsflut nimmt zu – und plötzlich erweisen sich die über Jahre in Ihrem Unternehmen etablierten Prozesse als fehleranfällig. Daten werden noch händisch erfasst, über veraltete Kommunikationswege weitergegeben und gehen am Ende unweigerlich verloren. Unglückliche Kunden, versäumte Deadlines oder eine undurchsichtige Warenwirtschaft sind die Konsequenz. Ein digitalisiertes und automatisiertes Auftragsmanagement kann hier Abhilfe schaffen. Erfahren Sie, welche Potenziale sich durch digitales Order Management wecken lassen – und wie ein Cloud ERP-System dabei helfen kann.
Ob Handwerksbetrieb, Start-up oder Arztpraxis: In jedem Unternehmen greifen im Laufe eines Auftrags verschiedene, wiederkehrende Prozesse ineinander. Das Auftragsmanagement vereint sie. Von der Erfassung, über die Ressourcenplanung bis hin zur Rechnungsstellung werden alle beteiligten Vorgänge abgebildet. Ein echter Hidden Champion für den Unternehmenserfolg also – denn wo viele Prozesse beteiligt sind, steckt auch jede Menge Optimierungspotenzial.
Doch der Reihe nach: Das Auftragsmanagement eines jeden Unternehmens ist häufig so alt wie der Betrieb selbst. Schließlich wird seit dem ersten Auftrag in einem gewissen Workflow gearbeitet, der sich über die Zeit entwickelt und festigt. Im Wesentlichen geht es dabei um einen über den gesamten Auftragsprozess andauernden Informationsfluss, der sich über verschiedene Abteilungen erstreckt – und der Teilprozesse miteinander vernetzt, koordiniert und auslöst. Damit bildet das Auftragsmanagement das Dach für alle beteiligten Abläufe.
In vielen Unternehmen – gerade in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) – werden diese Prozesse allerdings häufig isoliert voneinander betrachtet. Es handelt sich zumeist um über Jahre hinweg etablierte Abläufe, die häufig auf Insellösungen für jeden einzelnen Schritt in der Prozesskette beruhen. Die Folge: Ein fragiles System, in dem dutzende Tools benutzt werden und dessen Basis die manuelle Ein- und Weitergabe von Informationen bildet.
Das kann bis zu einem bestimmten Punkt funktionieren – doch wenn die Auftragszahlen steigen und die Komplexität zunimmt, können diese etablierten Systemen an ihre Grenzen gelangen. Häufen sich Verspätungen, Fehlkalkulationen in der Ressourcenplanung oder die Beschwerden von Kunden, sollte das Auftragsmanagement kritisch überprüft werden: Denn Fehler sind menschlich – und wo die erfolgreiche Umsetzung eines Auftrags auf der manuellen Weitergabe relevanter Daten beruht, lauern Stolperfallen in der gesamten Prozesskette.
Die Fehleranfälligkeit eines manuellen Auftragsmanagements beginnt bereits bei der Erfassung der Kundenaufträge. Diese bildet die Basis, um weitere Vorgänge anzustoßen oder umzusetzen. Der Bestellprozess – und damit die Auftragserfassung – hat sich über die letzten Jahrzehnte stark gewandelt: Was früher noch über Kataloge, Telefonhotlines und den Außendienst geschah, findet heute fast ausschließlich über Online-Shops, Apps, Online-Chats oder andere digitale Kommunikationswege direkt mit dem Kunden statt.
Daten gehen also zumeist bereits digital ein. Die perfekte Grundlage also, um sie auch elektronisch zu bearbeiten – oder vielmehr bearbeiten zu lassen. Hat das Auftragsmanagement denselben Wandel jedoch nicht vollzogen, werden die digital erfassten Kundendaten händisch zur Weitergabe in die genutzte Lösung zur Auftragsbearbeitung übertragen. Eine kleine Unachtsamkeit bei der manuellen Eingabe kann bereits große Auswirkungen haben – von fehlerhaften Bestellmengen bis hin zu falschen Lieferadressen.
In der Auftragsdurchführung spielen (korrekte) Daten eine zentrale Rolle. Die Buchhaltung erstellt Rechnungen auf Basis der vorliegenden Kundeninformationen, die Versandabteilung kooperiert eng mit der Warenwirtschaft und mit externen Logistikdienstleistern für eine etwaige Zustellung. Eine manuelle Weitergabe von Informationen zwischen diesen Prozessschritten bindet Mitarbeiter deutlich länger an administrative Tätigkeiten, was die Durchlaufzeiten erhöht. Darüber hinaus hat die manuelle Weitergabe auch Auswirkungen auf die Transparenz der Abläufe: Eine digitale Datenerfassung ist die Grundlage für eine Echtzeit-Überwachung der Prozessabläufe – und die ist nicht nur zur internen Abstimmung wertvoll: Das Tracking des Auftragsstatus sowie ein digitaler Kundendienst gehören bei vielen Wettbewerbern längst zum Standard. So können sich auch Kunden jederzeit über den Status des eigenen Auftrags online informieren, was Anfragen beim Kundensupport reduziert.
Der offenkundigste Nachteil analoger Prozesse: ein Wirrwarr aus Papier. Dabei ist das papierlose Büro in vielen Unternehmen ein erwünschtes Ziel. Die Praxis sieht häufig noch anders aus: Vielerorts basiert die Buchhaltung noch auf analogen, komplexen Prozessen. Das bindet nicht nur Ressourcen, sondern ist auch zeitaufwendig und teuer. Da die vollständige Dateneinsicht bei manueller Rechnungsbearbeitung häufig nur selten möglich ist, fehlt gleichzeitig der Überblick über fällige Zahlungen, was die Liquiditätsplanung des Unternehmens erschwert.
Sie sehen: Traditionelle Methoden des Auftragsmanagements kosten Unternehmen Zeit und Geld. Manuelle Prozesse, Papierarbeit und unübersichtliche Excel-Tabellen machen das Auftragsmanagement langsamer und unübersichtlicher - und beeinflussen damit die Kundenzufriedenheit negativ. Dabei ist die schnelle und effiziente Auftragsabwicklung das erklärte Ziel eines erfolgreichen Order Managements. Automation und Vereinfachung sind für deb Auftragsabwicklungsprozess ein echter Game Changer, um dieses Ziel zu erreichen: Digitales Auftragsmanagement bietet zahlreiche Vorteile in puncto Transparenz, Effizienz und Flexibilität entlang der gesamten Prozesskette.
Ressourcen sparen, Fehler vermeiden und gleichzeitig die Effizienz steigern: Digitalisierungsmaßnahmen sind für die gesamte Prozesskette eines Unternehmens gewinnbringend.
Doch wie lässt sich dieser digitale Wandel überhaupt umsetzen? Gerade wenn das Auftragsmanagement aus vielen, kleinteiligen Insellösungen besteht, ist die Herausforderung auf den ersten Blick riesig: Alte Legacy-Systeme, die einst genau auf die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung zugeschnitten wurden, wollen abgelöst – und in einen zusammenhängenden Prozess integriert werden. Für viele Unternehmer stellt sich dann die Frage der Umsetzbarkeit, ohne die gesamten Abläufe im Auftragsmanagement völlig neu zu definieren.
Diese Herausforderung und weitere löst ein cloudbasiertes ERP-Systeme wie Haufe X360:
Aus vielen kleinen (Teil-)Prozessen wird ein einziger vollständig und digitalisierter Prozess:
Mit Haufe X360 lassen sich Legacy-Systeme, die möglicherweise bereits aus dem Update-Zyklus herausgefallen sind, ablösen. Neben der vertraglich garantierten Preisstabilität (max. 5 % Preiserhöhung in 12 Monaten), Update-Sicherheit und der Zukunftssicherheit, ist die absolute Anpassbarkeit der Schlüssel für die Digitalisierung Ihres Auftragsmanagements. Die modular buchbaren Funktionen und ein hieraus resultierendes flexibles Preismodell sorgen für eine effiziente und transparente Steuerung aller Geschäftsprozesse.