Aktualisiert: 24. Juli 2024
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Haufe Redaktion Innovation & Technologie Change-Management Mittelstand
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist ein guter Anlass, die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Mit unserer Planungs-Checkliste unterstützen wir Sie dabei, ein komplett papierfreies Büro zu realisieren. Denn Traum von einem papierlosen Büro ist beinahe so alt wie die Büroarbeit selbst. Verständlich, denn im Vergleich zu digital basierten Lösungen reduzieren papierlose Büros Kosten, steigern die Produktivität, schonen die Umwelt und ermöglichen zudem die flexible Wahl des Arbeitsorts. Der Wegfall von Papierdokumenten, Briefpost und Ablage gestaltet Abläufe deutlich effizienter. Er schafft Freiräume für Mitarbeiter und macht Kunden zufriedener, da Anfragen schneller bearbeitet werden. Papierlos bedeutet: Alle Arbeitsabläufe, Ablage und Archivierung erfolgen komplett digital.
Stellen Sie sich vor, alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen würden doppelt so schnell ablaufen und dabei die gleiche oder sogar bessere Qualität liefern.
Alles das muss kein Wunschtraum bleiben, denn: Ein papierloses Büro beschleunigt die Arbeitsprozesse und erhöht gleichzeitig die Produktivität. Der Wegfall von Papier gestaltet Abläufe deutlich effizienter. Mitarbeiter verfügen plötzlich über Zeit und können sich um lang aufgeschobene Aufgaben kümmern. Kapazitäten für Aufträge steigen, sodass mehr Aufträge angenommen und bearbeitet werden können. Die Zufriedenheit der Kunden steigt, da Anfragen schneller bearbeitet werden. Geschäftsführer erhalten den Spielraum, um ihr Unternehmen genauer zu analysieren und besser zu steuern.
Die konsequente Digitalisierung Ihres Unternehmens führt zur Optimierung der Arbeitsabläufe. Schon mit einfachen, standardisierten und papierlose Prozessen können Sie die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen deutlich steigern
Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen ab 2025 im B2B-Bereich zur E-Rechnung. Unternehmen sollten dies als Startschuss für die Digitalisierung ihrer Prozesse verstehen – und sich spätestens zu diesem Anlass auf den Weg zum papierlosen Büro machen.
Die verbindliche Einführung der E-Rechnung folgt einem klaren Plan. Die Europäische Kommission will ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer etablieren. Als erster Schritt wurde die E-Rechnung verpflichtend beschlossen. Ab Januar 2025 müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Rechnungen allein im PDF-Format erfüllen die geforderten Voraussetzungen nicht.
Vor diesem Hintergrund ist die E-Rechnungspflicht für viele Unternehmen der Abschied von der papierbasierten Buchhaltung.
Ab dem 1. Januar 2025 greift im B2B-Bereich die sogenannte Pflicht zur E-Rechnung. Die gesetzliche Regelung digitalisiert den gesamten Rechnungsprozess auf der Grundlage der europäischen Norm EN 16931. Nicht mehr zulässig sind damit auch Rechnungen, die als PDF ausgestellt werden, sie gelten als „sonstige Rechnungen“. Für die Umstellung sieht der Gesetzgeber Übergangsfristen vor. Bis zum 31. Dezember 2026 sind „sonstige Rechnungen“ weiter gültig. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Regelung weiter, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers maximal 800.000 Euro beträgt. Ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung dann im B2B-Bereich ohne Ausnahmen umzusetzen.
Um dem Mittelstand mehr Zeit für die Umstellung einzuräumen, sieht der Gesetzgeber Übergangsfristen vor. Bis zum 31. Dezember 2026 sind „sonstige Rechnungen“ weiter gültig, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Damit dürfen Umsätze aus 2025 und 2026 weiterhin auf Papier bzw. als PDF-Datei übermittelt werden. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Regelung weiter – allerdings nur dann, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers maximal 800.000 Euro beträgt. Ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung dann im B2B-Bereich ohne Ausnahmen umzusetzen.
Weitere wichtige Informationen zur E-Rechnung und der E-Rechnungs-Pflicht
Für viele Unternehmen bedeutet die Umsetzung der E-Rechnungspflicht der Einstieg in eine papierlose Buchhaltung. Künftig werden Rechnungen digital erstellt, bezahlt und archiviert. Um die Vorschriften der E-Rechnung umzusetzen, ist es sinnvoll, die papierlose Buchhaltung um weitere Bereiche zu erweitern und vollständig auf eine unternehmensweite Business Management Software wie Haufe X360 zu setzen.
Im B2B-Bereich ist die Ära der Papierrechnung spätestens mit dem Jahresbeginn 2028 beendet. Schon heute lässt sich beobachten, dass Unternehmen sukzessive auf E-Rechnungen umstellen. Die Gründe dafür sind jedoch nicht ausschließlich in der veränderten Gesetzeslage ab dem 1. Januar 2025 zu suchen. Obwohl Übergangsfristen für „sonstige Rechnungen“ die zwingende E-Rechnungspflicht noch bis 2028 verzögern, forcieren moderne Unternehmen die digitale Rechnungsstellung schon jetzt, da die Digitalisierung zu einer schnelleren Verarbeitung, kürzeren Zahlungsfristen und einem verbesserten Cashflow führt.
Die papierlose Buchhaltung revolutioniert traditionelle Buchhaltungsverfahren, indem sie digitale Prozesse anstelle von Papier nutzt. Sämtliche Belege, Rechnungen, Quittungen und andere Buchhaltungsdokumente werden ausschließlich elektronisch erfasst, gespeichert und verarbeitet. Mit modernen Softwarelösungen lassen sich Buchhaltungsprozesse wie die Erfassung von Transaktionen und die Erstellung von Finanzberichten digital abwickeln. Im Gegensatz zur klassischen Buchhaltung können viele Vorgänge, wie Genehmigungen, Zahlungen und Erinnerungen, automatisiert werden. Dies reduziert den Arbeitsaufwand erheblich, steigert die Effizienz und ermöglicht den Zugang zu Echtzeit-Informationen über Ihre Finanzdaten.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile der digitalen und automatisierten Buchhaltung in unserem ausführlichen Artikel.
Für den betrieblichen Alltag bedeutet der Wegfall papierbasierter Dokumente einen Paradigmenwechsel. Ein papierloses Büro ist gleichbedeutend mit einem digitalen Dokumentenmanagement. Posteingänge und -ausgänge finden fortan ausschließlich digital statt. Eingehende Papierdokumente werden umgehend gescannt und digital bereitgestellt.
Klassische Umlaufmappen auf Papier gehören der Vergangenheit an. Mitarbeiter gewöhnen sich schnell an digitale Freigabe und Zeichnungsprozesse, automatische Rechnungsläufe oder digitale Unterschriften. Automatisierungen entlasten die Beschäftigten und beschleunigen betriebliche Prozesse. Vor dem Hintergrund, dass jeder Mitarbeiter jährlich Druckkosten in Höhe von 345 Euro verursacht, führt der Verzicht auf Papier im Büro außerdem zu enormen Spareffekten.
Wie bei jedem Projekt erfordert auch die Umsetzung eines papierlosen Büros eine sorgfältige Planung. Gerne stellen wir Ihnen hierfür eine Checkliste zur Verfügung, mit der Sie sich optimal auf die Einführung des papierlosen Büros vorbereiten können.
Bevor Sie mit der Einführung eines papierlosen Büros beginnen, sollten Sie wesentliche Bestandteile klar definieren. Um eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Einführung zu schaffen, sollten Sie vor dem Projektstart folgende Fragen beantworten:
Klären Sie unbedingt, wer welche Aufgaben und Verantwortungen im Rahmen des Projekts übernimmt. Damit legen Sie den Grundstein für Ihr papierloses Büro.
Wie bei jedem Projekt erfordert auch die Umsetzung eines papierlosen Büros eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Zur Umsetzung Ihres Projekts "papierloses Büro" stellen wir Ihnen eine Checkliste kostenlos zur Verfügung. Diese hilft Ihnen, sich optimal auf die Einführung des papierlosen Büros vorzubereiten.
Unsere Checkliste zur Einführung eines papierlosen Büros richtet sich vornehmlich an die Geschäftsführung und Entscheider im Unternehmen. Sie sind es, die Verantwortung tragen und Digitalisierungsprojekte vorantreiben. Profitieren Sie von unseren langjährigen Erfahrungen bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen.
Die Checkliste ermöglicht es Ihnen, den Umfang der Veränderung im Vorfeld aktiver Maßnahmen zu erfassen und den Aufwand realistisch einzuschätzen. Grundsätzlich empfehlen wir, die Checkliste auch anderen Personen in Ihrem Unternehmen zugänglich zu machen. Abteilungsleiter und viele weitere Personen sind direkt von den Auswirkungen betroffen. Das Wissen, um die Möglichkeiten und die Dimension der Aufgabe wirkt sich in der Regel positiv auf die Akzeptanz des Vorhabens aus.
Entdecken Sie die zahlreichen Vorteile eines papierlosen Büros und wie eine digitale Buchhaltung Ihr Unternehmen revolutionieren kann! Erfahren Sie, wie Sie durch den Verzicht auf Papier nicht nur erhebliche Druckkosten einsparen, sondern auch wertvolle Zeit gewinnen, die bisher für manuelle Abläufe verloren ging.
Profitieren Sie von verbesserter Datensicherheit, präziser und schneller Datenverarbeitung und einer nachhaltigeren Arbeitsweise. Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit, indem Sie repetitive Aufgaben automatisieren und den Fokus auf strategische Tätigkeiten lenken. Lassen Sie sich inspirieren und starten Sie in eine effiziente, umweltfreundliche und zukunftsorientierte Arbeitswelt. Mit unseren Artikel zum papierlosen Büro und vielen weiteren Informationen zur digitalisierten und automatisierten Buchhaltung.