Wie finde ich ein geeignetes DMS für mein Unternehmen?

Welche wichtigen Kern-Funktionen sollte ein DMS-System bieten?

DMS-Systeme bieten eine breite Palette an Funktionen:

• Dokumentenablage und -archivierung: Das DMS sollte eine sichere und strukturierte Ablage von Dokumenten ermöglichen, so dass diese leicht gefunden und abgerufen werden können.
• Prozessdigitalisierung: Es ermöglicht die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Arbeitsabläufen. Dazu gehört beispielsweise die automatische Zuweisung von Aufgaben, die Genehmigung und Freigabe von Dokumenten, die Erinnerung an Fristen oder die automatische Erstellung von Berichten.
• Versionierung: Es sollte möglich sein, verschiedene Versionen von Dokumenten zu speichern und zu verfolgen.
• Suche und Indexierung: Eine leistungsfähige Suchfunktion ist entscheidend, um Dokumente schnell und effizient finden zu können. Das DMS sollte eine Indexierungsfunktion bieten, die Dokumente nach relevanten Schlagwörtern oder Metadaten durchsuchen kann.

• Archivierung: Das System sollte eine rechts- und GOBD-konforme Archivierung  von Dokumenten gewährleisten. Das bedeutet, das DMS sollte die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente erfüllen.

Häufiger Anwendungsfall im DMS: Rechnungen erkennen, prüfen und verbuchen 

Ein häufiger Anwendungsfall des Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Das DMS erkennt, prüft und verbucht Rechnungen mit Hilfe von OCR-Technologie und intelligenten Algorithmen. Es extrahiert relevante Informationen, prüft die Übereinstimmung mit Bestellungen und Verträgen und automatisiert den Buchungsprozess. Das spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Effizienz der Rechnungsbearbeitung.
 

Oft unterschätzt, aber essenziell: Die Dokumenten-Suche im DMS spart viel Zeit

Wo war nochmal die Quittung der letzten Weihnachtsfeier? Und wo ist eigentlich die Steuerbescheinigung für 2021? Abgeheftet in Ordnern und verstaut in riesigen Schränken kann die Suche nach wichtigen Dokumenten zu einer richtigen Qual werden. Mit digitalen DMS gehört das der Vergangenheit an, denn sie sind immer nur ein paar Klicks entfernt.

Über die Dokumentensuche finden Sie die gesuchten Dokumente in Sekundenschnelle. Über Filteroptionen, Metadaten oder Schlüsselwörter lässt sich der Suchprozess auf ein Minimum reduzieren. Angelegte Verknüpfungen zwischen einzelnen Dokumenten führen zu einer verbesserten Übersicht. So lassen sich alle Lieferscheine, Quittungen und Rechnungen der letzten Weihnachtsfeier auf einen Blick erkennen. Diese Funktion spart viel Zeit und nebenbei auch Nerven.  

DMS-Software bietet viele Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen

Ein DMS bietet allen Unternehmen, die regelmäßig mit Dokumenten arbeiten, eine Vielzahl von Vorteilen. Ganz besonders aber für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Denn sie arbeiten oft mit begrenzten Ressourcen, die Personal, Budget und letztlich auch die verfügbare Zeit betreffen. Daher profitieren KMU besonders von diesen Vorteilen:

-Effizienzsteigerung: Ein DMS ermöglicht eine schnelle und einfache Suche nach Dokumenten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Mitarbeiter können Dokumente schnell finden und bearbeiten, ohne lange in Aktenordnern suchen zu müssen.

• Bessere Zusammenarbeit: Eine nahtlose Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten werden im DMS gefördert. Mitarbeiter können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, Änderungen verfolgen und Kommentare hinterlassen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten.
• Datenschutz und Compliance: Ein DMS bietet Unternehmen Datenschutz- und Compliance-Vorteile durch Funktionen wie Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Revisionssicherheit, Archivierung und Audit-Unterstützung. Es ermöglicht eine sichere Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten, um den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
• Reduzierte Kosten: Digitalisierte Dokumente reduzieren Papier- und Druckkosten erheblich. Außerdem entfallen die Kosten für die physische Archivierung und den Transport von Dokumenten.
• Flexibilität: Mitarbeiter können von verschiedenen Standorten aus auf benötigte Dokumente zugreifen. Zudem erleichtert ein DMS die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen, da Dokumente problemlos geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können. Dadurch können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und flexibel agieren.

Nach welchen Kriterien wähle ich den passenden Anbieter einer DMS-Lösung aus?

Hat sich ein Unternehmen für die Einführung eines DMS entschieden, stellt sich die Frage welcher Anbieter der Richtige ist. Verfügbar sind heutzutage eine Vielzahl an Anbietern und Softwarelösungen. Im ersten Schritt sollten Unternehmen ihre Anforderungen und Rahmenbedingungen genauestens analysieren. Darauf basierend sollten mögliche Lösungen auf eine Reihe von Faktoren geprüft werden:

• Funktionalität                
• Benutzerfreundlichkeit
• Skalierbarkeit                            
• Sicherheit    
• Kosten                            
• Erfahrungsberichte

Branchenspezifische DMS-Software vs. Standardlösungen: Welche Wahl ist die beste für Ihr Unternehmen?

Bei der Entscheidung zwischen einer Branchenlösung und einer Standardlösung sollten Sie die spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten Ihres Unternehmens berücksichtigen. Eine Branchenlösung ist auf die Anforderungen und Prozesse Ihrer Branche zugeschnitten. Sie bietet vordefinierte Workflows, Funktionen und Konfigurationen. Das erleichtert die Implementierung und den Betrieb. 
Andererseits kann eine Standardlösung kostengünstiger sein, da sie bereits entwickelt und auf dem Markt erhältlich ist. Sie bietet in der Regel mehr Flexibilität und kann an individuelle Anforderungen angepasst werden. Standardlösungen sind oft gut dokumentiert und bieten möglicherweise eine größere Benutzerbasis für Support und Schulung. Allerdings ist eine Standardlösung im Normalfall nicht speziell auf die Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten und erfordert Anpassungen und Konfigurationen, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Das kann mit zusätzlichen Kosten und Implementierungsaufwand verbunden sein.
Die Wahl zwischen einer branchenspezifischen Lösung und einer Standardlösung hängt letztlich von Ihren individuellen Anforderungen, Ihrem Budget und Ihren Zielen ab. Es kann hilfreich sein, mit Anbietern zu sprechen und Demos oder Proof of Concepts durchzuführen, um die beste Lösung zu evaluieren. In einem dynamischen Geschäftsumfeld ist es jedoch oft ratsam, keine Insellösung einzusetzen, sondern verschiedene Abteilungen und Systeme zu vernetzen. Während einige DMS-Lösungen dies nur in begrenztem Umfang leisten, ist die Integration eines DMS-Systems in ein ERP-System für viele KMU sinnvoll. So profitieren beispielsweise Anwender von Haufe X360 vom vollen Funktionsumfang eines leistungsfähigen Cloud-ERP-Systems, das sich problemlos um die DMS-Funktionalität von d.velop ergänzen lässt.

Weit mehr als digitale Dokumentenablage: Moderne Cloud-ERPs mit DMS-Funktion

Cloud-ERP-Systeme wie Haufe X360 sind über das Internet zugängliche Enterprise Resource Planning-Software. Unternehmen können zeit- und ortsunabhängig auf ihre Geschäftsprozesse zugreifen und von den unbegrenzten Skalierungs- und Innovationsmöglichkeiten der Cloud profitieren. Dabei lassen sich alle Unternehmensbereiche vernetzen und alle Kernfunktionen von der Warenwirtschaft über CRM und Rechnungswesen bis hin zur Produktion abbilden. Darüber hinaus bietet Haufe X360 mit offenen Schnittstellen zu Drittsystemen alle notwendigen Erweiterungen, um aus einem System heraus zentral zu agieren.

Durch die Partnerschaft mit d.velop, führender Spezialist für die Digitalisierung von dokumentenbezogenen Geschäftsprozessen, vernetzt Haufe X360 Businessprozesse mit einem effektiven Dokumentenmanagement. Die ab dem 01.01.2025 verpflichtende E-Rechnung  im B2B-Bereich unterstreicht das eindrucksvoll. So verarbeitet das DMS sämtliche E-Rechnungsformate und verbucht diese automatisch als Eingangsrechnungen in Haufe X360. Diese nahtlose Integration steht beispielhaft für die umfangreichen Zeit- und Kosteinsparungen.

FAQ