In den ersten beiden Blogartikeln zum Thema ERP-Systeme in der Medizintechnik ging es um die Lage der Branche mit Blick auf ihren Digitalisierungsgrad und die besonderen Anforderungen, die in diesem Segment beim Qualitätsmanagement zu erfüllen sind. Im vorliegenden Artikel wenden wir uns nun ganz allgemein den Vorteilen zu, die moderne Cloud-ERP-Systeme ihren Nutzern bieten. Dabei gehen wir zunächst auf Aspekte ein, von denen Unternehmen branchenübergreifend profitieren. Danach zeigen wir anhand konkreter Fähigkeiten und Funktionalitäten, wie insbesondere produzierende Unternehmen in der Medizintechnik-Branche mit Haufe X360 erfolgreicher arbeiten und nachhaltig wachsen können.
Eine Cloud-ERP-Lösung ist die Web-basierte Variante eines ERP-Systems. Als Cloud bezeichnet man dabei eine IT-Infrastruktur, die sich nicht im Unternehmen selbst befindet, etwa in Form von Rechnern, Servern und Netzwerken. Stattdessen werden alle Programme und alle Daten des Unternehmens auf der IT-Infrastruktur eines externen Anbieters abgelegt. Auf diese können die Nutzer dann über das Internet zugreifen, bezahlt wird im Rahmen von Abonnements oder Mietverträgen, die sich flexibel gestalten lassen.
Eine Cloud-ERP-Lösung ist wesentlich flexibler, anpassungsfähiger und kostengünstiger als ERP-Systeme, die im eigenen Unternehmen (On Premise) auf gekauften Servern selbst gehostet und gewartet werden. Dieses althergebrachte Modell wird zwar auch heute noch genutzt, allerdings vorwiegend von Großkonzernen, die dafür umfangreiche – und teure – IT-Abteilungen unterhalten müssen. Denn On-Premise-Systeme sind im Vergleich zu Cloud-Lösungen eher starr und müssen aufwändig umgebaut werden, wenn das Unternehmen, dessen Prozesse und Strukturen sie digital abbilden, sich verändert und weiterentwickelt.
Insbesondere KMU, die schnell wachsen wollen und deren Geschäftsmodelle sich leicht an veränderte Bedingungen anpassen lassen müssen, profitieren deshalb von Cloud-ERP-Systemen. Diese bringen alle positiven Eigenschaften und Funktionalitäten von ERP-Lösungen im Allgemeinen mit, sind aber durch das Hosting in der Cloud, ihren modularen Aufbau und die offene Software-Architektur wesentlich besser dazu geeignet, KMU auch langfristig und nachhaltig entscheidende Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Nachfolgend finden Sie einige der Gründe dafür:
Unternehmensweit zugängliche Informationsbasis: Alle Daten, die im Unternehmen generiert werden, sind zentral abgelegt und über Abteilungsgrenzen hinweg in Echtzeit einsehbar und nutzbar – je nach Berechtigungsstatus einzelner Mitarbeiter und Funktionseinheiten. Durch die enge Verzahnung aller Software-Module eines Cloud-ERPs gehören Datensilos der Vergangenheit an, Prozesse werden transparent und Workflows lassen sich zudem in vielen Bereichen automatisieren. So gehören redundante händische Abläufe der Vergangenheit an, Fehlerquoten gehen gegen null, die Effizienz steigt und Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit nehmen zu.
Neue digitale Produkte und Dienstleistungen: Digitalisierte Unternehmen sind in der Lage, völlig neuartige Produkte und Dienstleistungen herzustellen und über neue Verkaufskanäle zu vertreiben – wobei die Grenzen zwischen Produkten und Services zusehends verschwimmen. Anbieter können ihren Kunden über digitale Kundenportale beispielsweise die Möglichkeit bieten, selbständig Bestellungen aufzugeben, Wartungstermine zu buchen oder personalisierte Produktkataloge und Kaufhistorien einzusehen. Auch CAD-Daten zu individuellen Maschinen, 3D-Grafiken, Erklärvideos und Anleitungen können hier vorgehalten werden. In Predictive-Maintenance-Szenarien lassen sich Maschinen mit Sensoren zur Überwachung von Verschleißteilen ausstatten, die entsprechende Werte direkt online an den Hersteller übermitteln und automatisiert Wartungs- oder Reparaturtermine anfragen und die Verfügbarkeit von Teilen abgleichen – um hier nur ein Beispiel zu nennen. Übrigens: 24 Prozent der Medizintechnik-Unternehmen, die an der Herbstumfrage 2023 des BVMed teilgenommen haben und bereits digitale Tools einsetzen, entwickeln und vertreiben Software zusätzlich zu ihren analogen Medizinprodukten.
Standortunabhängig arbeiten. Cloud-Services sind zu jeder Zeit und von überall auf der Welt aus verfügbar. Das ermöglicht Ihnen einen völligen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Geschäftsdaten. Darüber hinaus sind Ihre Mitarbeiter mit einem Cloud-ERP nicht mehr an ihre Arbeitsplätze gebunden, sondern können auch unterwegs oder im Homeoffice mit jedem beliebigen stationären oder mobilen Gerät online auf die Daten zugreifen. Damit unterstützen Cloud-ERP-Systeme gerade Kleinstunternehmen und Startups optimal, deren Angestellte geschäftlich viel unterwegs sind oder häufig von verschiedenen Standorten aus (zusammen) arbeiten.
Geringe Investitionskosten. Um mit einem ERP-System aus der Cloud zu arbeiten, müssen Sie keine spezielle Software kaufen und installieren, auch Server und andere Netzwerkkomponenten benötigen Sie nicht – diese stellt der Cloud-Anbieter zur Verfügung. Alles, was Sie brauchen, sind eine stabile Internetverbindung und ein Web-Browser wie der Microsoft Internet Explorer®, Safari®, Google Chrome® oder Firefox®. So profitieren Sie von sehr geringen Investitionskosten.
Modularer Aufbau und skalierbarer Leistungsumfang. Cloud-Services sind skalierbar. Das heißt, Sie können Ihr ERP-System den individuellen Anforderungen Ihrer Firma jederzeit flexibel anpassen, indem Sie etwa einzelne Software-Module oder Speicherplatz ohne großen Aufwand hinzubuchen oder wieder abbestellen. So entwickelt sich die Software mit Ihrem Unternehmen, ohne dass Ihnen hohe Kosten für Programmierung bzw. Anpassung entstehen. Manche Cloud-Anbieter übernehmen für ihre Kunden auch das komplette Kapazitäten-Management. So verfügen die Nutzer automatisch immer über ausreichende Ressourcen – ohne eigenes Zutun und ohne zusätzliche Kosten.
Maximale Datensicherheit. Auch heute hört man noch gelegentlich das Vorurteil, Daten seien bei einem externen Dienstleister in der Cloud nicht so sicher wie im eigenen Haus. Das ist schlicht falsch. Ihr Cloud-ERP-Anbieter übernimmt die volle Verantwortung und Gewährleistung für Ihre Daten und sorgt für einen Grad an Sicherheit, wie ihn die meisten Unternehmen nicht selbst erreichen können, unabhängig von ihrer Größe. Denn Datensicherheit gehört zum Kerngeschäft von Cloud-Dienstleistern und sie verfügen über entsprechende Spezialisten und Technologien, die immer auf dem aktuellen Stand sind. Bei jeder Übertragung werden die Daten zudem mit demselben Standard verschlüsselt, den auch Banken einsetzen. Haufe X360 hostet Ihre Daten ausschließlich in Deutschland und gewährleistet so die weltweit höchsten Sicherheitsstandards – siehe Infobox.
Schnelle Verfügbarkeit. Die Einführung eines modernen Cloud-ERP-Systems verursacht im Gegensatz zur Implementierung von On-Premise ERP-Software und Hardware nicht nur wesentlich geringere Anschaffungskosten, sie läuft auch deutlich einfacher ab: Ein breites Spektrum an Standard-Funktionalitäten in den einzelnen Software-Modulen lässt sich unmittelbar nutzen, unternehmensspezifische individuelle Anpassungen werden von erfahrenen und routinierten Spezialisten, die das System genau kennen, in kürzester Zeit vorgenommen. Dies kann wegen des Hostings in der Cloud zudem über Remote-Zugriffe 24/7 geschehen, so dass weder Techniker noch Entwickler zu Ihren Geschäftszeiten bei Ihnen vor Ort sein müssen. Dadurch steht Ihnen eine Cloud-ERP-Lösung sehr viel schneller zur Verfügung.
Geringere Betriebskosten. Cloud-ERP-Anbieter stellen Ihnen nicht nur alle Hardware- und Software-Komponenten zur Verfügung, sondern übernehmen auch die volle Verantwortung für die Administration, Wartung und Instandhaltung Ihres ERP-Systems. Dies kann eine hausinterne EDV überflüssig machen oder zumindest deren Zeitaufwand deutlich verringern, was Ihre Personal- bzw. Betriebskosten senkt. Die schon erwähnte Skalierbarkeit sorgt außerdem dafür, dass Sie nicht das ganze Jahr über die potenzielle Maximalleistung ihres ERPs vorhalten und bezahlen müssen, sondern auch Schwankungen berücksichtigt werden. Etwa dann, wenn Sie einen Online-Shop betreiben, der saisonbedingt unterschiedliche Zugriffsraten aufweist und dementsprechend unterschiedlich große Ressourcen mit Blick auf Rechenleistung und Speicherkapazitäten benötigt. Auch beim Entwickeln und Testen neuer digitaler Produkte und Dienstleistungen können solche Schwankungen auftreten. Mit einem Cloud-ERP bezahlen Sie in solchen Fällen immer nur das, was Sie auch wirklich benötigen und nutzen.
Automatische Updates. Cloud-Anbieter halten ihre Produkte mit automatischen Updates immer auf dem aktuellen Stand. So erhalten Sie in kürzester Zeit nach deren Erscheinen Zugang zu neuesten Funktionalitäten, innovativen Technologien und aktuellen Sicherheitsstandards. Medizintechnik-Unternehmen können hier zudem profitieren, wenn ihr Cloud-ERP-Anbieter über Branchenerfahrung verfügt, was die Aktualisierung von Workflows und deren rechtskonforme Validierung betrifft.
Neben den allgemeinen, branchenübergreifenden Vorteilen, die Cloud-ERP-Systeme ihren Nutzern eröffnen, gibt es auch solche, die sich speziell für produzierende Unternehmen ergeben. Denn hier sind völlig andere Herausforderungen zu meistern – und digital abzubilden – als etwa im Einzel- und Großhandel, im Dienstleistungssektor, dem reinen E-Commerce oder in der Logistik. Als Hersteller und diskrete Fertiger profitieren Medizintechnik-Unternehmen also nicht nur von den verbesserten Möglichkeiten bei der regulatorischen Compliance und den oben genannten allgemeinen Vorteilen, die ein Cloud-ERP-System wie Haufe X360 ihnen bietet. Sie können sich auch die spezifischen Funktionalitäten zunutze machen, die ein ausgereiftes Produktions-Modul ihnen zur Verfügung stellt.
Fertigungsprozesse sind komplex und bergen deshalb das Risiko von Fehlern, die Effizienz und Produktivität beeinträchtigen können. Schlecht geplante Einsatzzeiten von Maschinen und Werkzeugen oder Materialengpässe binden Ressourcen, erhöhen die Kosten und treiben die Preise, was die Wettbewerbsfähigkeit mindern kann. Eine moderne Cloud-ERP-Lösung wie Haufe X360 ist exakt darauf ausgelegt, solche Reibungsverluste zu minimieren. Dazu verfügt sie über verschiedene Fähigkeiten und Funktionalitäten.
In der Fertigung gibt es beispielsweise viele Prozesse, die sich wiederholen und dabei menschliches Eingreifen erfordern. Das Produktionsmodul von Haufe X360 nutzt Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um möglichst viele solcher Prozesse zu automatisieren. So sinken Fehlerquoten und Arbeitskosten, während gleichzeitig Effizienz, Produktivität und Genauigkeit zunehmen.
Die Funktionalitäten Bedarfsprognosen, Forecasting und Materialbedarfsplanung (MRP) gewährleisten eine konstante Materialverfügbarkeit, indem sie Lagerbestände und Fertigungsplanung so optimieren, dass alle benötigten Materialien für die Produktion verfügbar sind, bevor ein Auftrag begonnen wird.
Für Zeitersparnis bei gleichzeitig verbesserter Genauigkeit sorgen automatisierte Geschäftstransaktionen. Mit Rückmeldungs-Funktionen lassen sich Materialverbrauch und Arbeitsschritte automatisch erfassen, Barcodes, RFID-Etiketten und andere automatische Lagerverwaltungssysteme erlauben eine schnellere Datenerfassung in der Produktionsstätte – bis hin zu Echtzeit-Informationen über alle produktionskritischen Faktoren.
Materialbezogene Probleme lassen sich durch Einblicke in die Fertigung frühzeitig erkennen – etwa anhand von MRP-Ausnahmemeldungen. Aufträge können mit Hilfe von Plan- und Ist-Kostenabweichungen sowie Mengenberichten überwacht und verwaltet werden. Berichte über die Auslastung von Maschinen und Arbeitsplätzen ermöglichen eine optimale Ausnutzung der Kapitalausstattung.
Ohne Kooperationen geht heute bei der Herstellung nicht mehr viel. Kunden sind häufig an der Produktentwicklung beteiligt, Zulieferer brauchen Forecast-Daten, damit sie ihre Teile rechtzeitig fertigstellen können. Wer heute nicht über ein modernes Cloud-ERP-System verfügt, muss auf Telefon, Fax, E-Mails und andere nicht vernetzte Systeme zurückgreifen, um notwendige Informationen auszutauschen und Entscheidungen in Bezug auf Einkäufe, Produktdesign, Aufträge und Produktion zu treffen. Ein leistungsfähiges, voll integriertes Cloud-ERP-System vernetzt ein Unternehmen direkt mit Kunden, Händlern, Lieferanten und Partnern. Diese Verzahnung sorgt in allen Bereichen und Funktionseinheiten für einen ungehinderten und jederzeit nachvollziehbaren Informationsfluss – und ein Plus an Effizienz.
Haufe X360 ist eines der wenigen ERP-Systeme mit einem integrierten CRM-System (Customer Relationship Management: Kundenbeziehungs-Management). Dieses ermöglicht Herstellern einen echten 360-Grad-Überblick über alle Kunden, Händler, Partner und Lieferanten. Und hilft Ihnen dabei, alle Daten übersichtlich und zentral in einer Lösung zu organisieren und jederzeit finden – von Verkaufschancen und Verkaufsangeboten über Rechnungen und Auftragshistorien bis hin zu Kontaktinformationen.
Mit Haufe X360 können Hersteller ihren Kunden, Händlern und Lieferanten zudem beschränkten Zugriff auf Informationen in ihrem ERP-System gewähren und dadurch digital mit ihnen kollaborieren. So ermöglichen sie beispielsweise Ihren Lieferanten einen kontrollierten Systemzugang, um Bestellungen abzurufen, oder sie gestatten ihren Kunden den Einblick in spezifische MRP-Berichte, damit diese selbständig nachvollziehen können, wie sich der voraussichtliche Bedarf auf ihre eigenen Zeitpläne auswirken wird.
Weil ihre Produkte und Dienstleistungen oft komplex sind, stehen Hersteller regelmäßig vor größeren Herausforderungen als Unternehmen in anderen Branchen, wenn es um die Optimierung ihres Vertriebs geht. In einigen Märkten setzen Fertiger vornehmlich auf Kostenvoranschläge, von denen jedoch nur ein geringer Prozentsatz in tatsächliche Angebote oder Aufträge umgewandelt wird. Dabei stoßen Hersteller nicht selten an die Grenzen der Leistungsfähigkeit ihrer internen IT-Systeme, auch weil ihre E-Commerce-Lösungen nicht nahtlos in ihre IT-Landschaft integriert sind. Haufe X360 bietet alle Werkzeuge, die Hersteller brauchen, um mehr Leads zu generieren und mehr Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen.
Mit einer Cloud-ERP-Lösung wie Haufe X360 können Sie problemlos Vor- und Angebotskalkulationen für neue Produkte oder Variationen bestehender Produkte erstellen – einschließlich fester und variabler Kosten für Material, Arbeit, Maschinen, Werkzeuge und externe Bearbeitung (verlängerte Werkbank). Vorkalkulationen lassen sich durch den gesamten Prozess der Angebots- und Auftragsumwandlung und entlang des gesamten Verkaufszyklus verwalten.
Zudem können Sie Ihren Kunden, Händlern und Distributoren im B2C- und B2B-Handel die Möglichkeit bieten, sicher online zu bestellen – mit Zahlungsoptionen wie Kreditkarten, Direktüberweisungen und dem Kauf auf Rechnung. Up-Sell- und Cross- Sell-Funktionen helfen Ihnen dabei, Ihre Verkaufszahlen und den Umsatz zu steigern. Durch 24/7-Self-Service-Portale für Kunden und Lieferanten lassen sich Verkaufspotenziale weiter maximieren.
Das in Haufe X360 integrierte CRM lässt sich nahtlos mit HubSpot, der führenden Plattform für Marketing-Automatisierung, synchronisieren. Die Plattform ist eine umfassende Lösung, die Hersteller bei der Verwaltung von Marketinglisten, E-Mail-Kampagnen, Verkaufsunterlagen, Webinaren, Landingpages, Marketing-Analysen, SEA-Marketing, Suchmaschinenoptimierung und vielem mehr unterstützt.
Viele Hersteller haben umfang- und facettenreiche Produktlinien, wie beispielsweise Bekleidung in Tausenden von Schnitten, Farbkombinationen oder Größen. Hier sorgt Haufe X360 für ein vereinfachtes Verkaufen von komplexen Produkten: Mit der Funktion „Variantenartikel“ lassen sich Preise, Verfügbarkeiten und Produktinformationen effizient für sämtliche Kombinationen von Lagerartikeln verwalten. Hersteller von Produkten wie Schränken, Fenstern, Türen und Investitionsgütern können den regelbasierten Produkt-Konfigurator von Haufe X360 einsetzen. Dieser ermöglicht nicht nur die Anpassung der Preise für komplexe Produkte, sondern auch die Konfiguration von Stücklisten und Arbeitsplänen.
Die Fertigungsbranche hat sich in den letzten zehn Jahren erheblich gewandelt. Heutzutage erwarten Kunden von Herstellern weit mehr als nur hochwertige Produkte. Sie wählen Anbieter immer öfter aufgrund der umfassenden Dienstleistungen aus, die diese mit ihren Produkten verknüpfen. Aus diesem Grund bieten führende Produzenten heute zusätzlich Installations-, Reparatur-, Wartungs- und andere ergänzende Dienstleistungen an, die ihr Kernproduktportfolio erweitern. Die nahtlose Integration zwischen dem CRM und dem Service-Management-Modul von Haufe X360 ergibt die ideale Plattform für erstklassige Dienstleistungen – und somit die Diversifizierung des Angebots und zusätzliches Wachstum.
Moderne Cloud-ERPs wie Haufe X360 bieten eine umfassende Palette von Anwendungen für den mobilen Außendienst, etwa zur Verwaltung von Serviceverträgen und Garantien, zur Einsatzplanung von Technikern, zum Versand und zur Reparatur in der Betriebswerkstatt. Zusätzlich verfügt das System über GPS-fähiges Routenmanagement, nahtlose Projektintegration und eine direkte Verbindung zum CRM für das Service- und Vertriebsmanagement.
Die integrierte CRM-Anwendung bietet ein umfassendes System zur Verwaltung von Service- und Supportfällen in der Kundenbetreuung. Damit können sämtliche Anliegen mit Fokus auf eine positive Kundenerfahrung erfasst und effizient verwaltet werden, einschließlich Einkauf, Account-Management, Produkthilfe und Support. Darüber hinaus stellt sie ein Kundenportal bereit, über das Käufer Support-Tickets erstellen können und Zugang zu einer Wissensdatenbank haben, um eigenständig Informationen zu den von ihnen erworbenen Produkten zu erhalten.
Zu hohe Lagerbestände binden unnötig Ressourcen, verursachen Lagerungskosten und können zu Verlusten durch Überalterung oder Verderben der Waren führen. Zu geringe Bestände bergen das Risiko von Lieferverzögerungen und können zusätzliche Kosten für Eil- und Sonderaufträge zur Folge haben – von unzufriedenen Kunden gar nicht zu reden. Hersteller können Ihre Lagerbestände optimieren, indem Sie wiederkehrende Prozesse automatisieren und Just-in-Time- Strategien implementieren. Dadurch sparen sie Zeit, minimieren Fehlerquoten und steigern den Lagerumschlag. Die Lagerverwaltung und Produktionssteuerung von Haufe X360 unterstützt Hersteller bei genau diesen Maßnahmen.
Mit der Bestandsverwaltung von Haufe X360 lassen sich Sicherheitsbestände managen, komplexe Preisgestaltungen einrichten, Einblicke in die Bestandsbewertung gewinnen und Wiederbeschaffungsparameter wie Bestellpunkte, Haltbarkeitsdauer oder Saisonalität definieren. Darüber hinaus können auch Chargen- und Seriennummern sowie Lagerplätze für rückverfolgbare Artikel verwaltet werden.
Die Materialbedarfsplanung (MRP) analysiert den gesamten Bedarf an Materialien und berücksichtigt dabei auch Kundenaufträge, abhängige Fertigungsaufträge und Umlagerungen. Ebenfalls überwacht werden Materialzuläufe, vorhandene Bestände, offene Bestellungen, Lagerbewegungen und Produktionsaufträge. Die MRP erstellt zudem Bestellvorschläge und identifiziert Ausnahmemeldungen. So erhalten Hersteller Unterstützung bei der Anpassung oder Stornierung von bestehenden Bestellterminen, wenn sich der Bedarf geändert hat.
Papierbasierte Bestands- und Fertigungstransaktionen können die Produktion verlangsamen und sind anfällig für teure Dateneingabefehler. Mit der Automatisierung von Lager und Produktionsstätte lassen sich solche Reibungsverluste minimieren und Kosten senken. Die Haufe X360 Lagerverwaltung ermöglicht zum Beispiel die Automatisierung von Kommissionierung (per Welle und periodischer Verarbeitung), Verpackung, Versand, Bestandsbewegungen und Inventur. Zusätzlich unterstützt die Haufe X360 Zeiterfassung die Automatisierung von Produktionsprozessen, einschließlich Materialtransaktionen, Arbeitserfassung, Ein- und Ausbuchungen sowie einer Vielzahl weiterer Aktionen.
Sie wollen weitere Informationen zu den Möglichkeiten und Funktionalitäten, mit denen Haufe X360 die unterschiedlichsten Workflows in der Herstellung digitalisiert und dabei optimiert? Dann klicken Sie auf diesen Link und sehen Sie sich unsere Webinare zum Thema an.