Warenwirtschaftssysteme und ihre Vorteile

Aktualisiert: 21. Februar 2024

6 min.

Haufe Redaktion Buchhaltung Cloud ERP

Der Einsatz einer modernen Warenwirtschaftssoftware verhilft dem Handel zu enormen Effizienzsteigerungen. Seit geraumer Zeit sind Warenwirtschaftsprogramme nicht mehr ausschließlich großen Handelsbetrieben oder Handelsketten vorbehalten. Immer häufiger setzen auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auf eine leistungsfähige Warenwirtschaftssysteme (WWS) zur Steuerung ihrer Handelsprozesse.

Was ist Warenwirtschaft?

Als Teilbereich der Betriebswirtschaft zählt die Warenwirtschaft (WaWi) zu den Kernbereichen moderner Handelsunternehmen. Zentrale Aufgaben sind das Verwalten, Planen und Steuern von Materialflüssen sowie der Warenaustausch. Entsprechende Aufgaben vollziehen sich intern und extern zwischen Kunden, Lieferanten oder zu Filialen und Niederlassungen. Wie der Bereich Warenwirtschaft in betreffenden Unternehmen definiert ist, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Grundsätzlich lässt sich die Warenwirtschaft in folgende Kernbereiche des Warenhandlings einteilen:

  • Einkauf
  • Verkauf
  • Wareneingang
  • Warenausgang
  • Lager

 

Ziel der Warenwirtschaft ist es, alle Warenströme so effizient wie möglich zu gestalten. Die Aufgabe der Warenwirtschaft besteht darin, dass materielle Güter (Waren) immer in der richtigen Menge und Qualität, zur passenden Zeit am gewünschten Ort zu möglichst geringen Kosten zur Verfügung stehen. Damit dies auf hohem Niveau und mit großer Effizienz gelingen kann, ist es erforderlich, alle Handelsprozesse kontinuierlich zu überwachen, zu analysieren und zu steuern. Um dieser komplexen Herausforderung zu begegnen, setzen KMU verstärkt auf moderne Warenwirtschaftssysteme.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Unter einem Warenwirtschaftssystem versteht man eine Software, die sämtliche Warenströme eines Unternehmens auf digitaler Ebene abbildet – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis zu Verkauf und Versand. Die Warenwirtschaftssoftware analysiert sämtliche Bestände und Warenbewegungen. Auf dieser Grundlage stellt das Warenwirtschaftsprogramm alle benötigten Informationen rund um materielle Güter bereit. Damit erfasst, plant, verwaltet und steuert die Software sämtliche Warenströme. Darüber hinaus leisten digitale Warenwirtschaftslösungen Unterstützung in Bereichen durch:

  • Rechnungsstellung
  • Inventur
  • Reports, Auswertungen und Analysen
  • Erfassung/Bereitstellung kundenbezogener Daten

Anforderungen an Warenwirtschaftssysteme

Digitale Warenwirtschaftssysteme (WaWi) versprechen mehr Effizienz für nahezu alle Geschäftsprozesse. Um die Vorteile automatisierter Handelsprozesse voll auszuschöpfen, muss eine Warenwirtschaftssoftware die Handelsprozesse des jeweiligen Unternehmens präzise abbilden. Keine einfache Aufgabe, denn ein Blick in die Praxis verdeutlicht: Warenbewegungen und Warenströme in Unternehmen sind individuell höchst unterschiedlich.

Grundsätzlich leiten sich die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem von den selbst gesetzten Zielen ab. Die Erfahrung zeigt, dass neben dem Bereich Disposition auch der Dokumentation von Lagerwirtschaft, Warenkreislauf, Wareneinlagerung oder Warenabsatz sowie der Bearbeitung von Aufträgen eine zentrale Rolle zukommt. Zunehmend an Bedeutung gewinnen zudem die auf einem Datenaustausch basierenden Informationen, deren Bereitstellung Warenwirtschaftssysteme erst ermöglichen.

Funktionen von Warenwirtschaftssoftware

Die Anforderungen der Unternehmen an leistungsfähige Warenwirtschaftssysteme sind komplex. Vor diesem Hintergrund setzen sich entsprechende Lösungen in der Regel aus mehreren Modulen zusammen. Dadurch ist es möglich, individuelle Bedürfnisse und Aufgaben der Unternehmen präzise abzubilden. Zu den Kernfunktionen einer Warenwirtschaftssoftware zählen:

  • Warenbeschaffung
  • Warenabsatz
  • Lagerverwaltung

 

Bereits die Kernfunktionen eines Warenwirtschaftssystems bieten vielfältige Funktionen. Von zentraler Bedeutung sind die Beschaffungsprozesse. Die Warenbeschaffung (Einkauf und Wareneingang) unterstützt Warenwirtschaftssysteme mit den folgenden Funktionen:

  • Lieferantenmanagement
    Neben der Stammdatenverwaltung hält das System wichtige Einkaufsinformationen wie Verträge, Absprachen oder Preise vor und ermöglicht Verlässlichkeitsanalysen (z. B. Liefertreue).
  • Disposition
    Festlegung von Liefermenge/-termin anhand von Bedarf oder Verbrauch, keine Lieferengpässe/Überbestände, automatisierte Bestellvorschläge.
  • Einkauf
    Bestellungen, Reklamationen, Anfragen, Konditionen, Preise, Kostenrechnungen.
  • Wareneingang
    Wareneingangskontrolle inkl. Buchung und Verwaltung von Lieferungen, Qualitätskontrollen.
  • Prüfung von Eingangsrechnungen
    Überprüfung von Lieferantenrechnungen, Übergabe an Buchhaltung.

 

Das Modul Warenabsatz (Verkauf und Warenausgang) legt den Fokus auf Kunden und deren Belieferung. Unterstützt werden alle Geschäftsprozesse rund um Verkauf und Versand:

  • Verwaltung von Kunden
    Erheben, verwalten und auswerten kundenbezogener Daten.
  • Angebote
    Handling von Kundendaten, Anfragewesen, Angebotserstellung.
  • Verkauf
    Darstellung von Verkaufsabschlüssen über Vertriebskanäle wie Geschäft mit Kassensystem, Online-Shop oder E-Commerce-Marktplatz.
  • Auftragsabwicklung
    Erfassung von Aufträgen, Initiierung interner Prozesse (z. B. Auftragsbestätigungen).
  • Kommissionierung
    Bestände und Aufträge zuteilen, automatisierte Picklistenerstellung, Warenentnahme und Versandvorbereitung.
  • Versand
    Automatisierte Erstellung der Versandunterlagen wie Lieferscheine oder Etiketten, Tourenplanung, Serialisierung, Sendungsanmeldung bei Versanddienstleistern (ggf. über Schnittstelle).
  • Fakturierung
    Automatische Erstellung und Versand von Rechnungen.
  • Retouren
    Management von Reklamationen und Retouren.
  • Marketing
    Planung, Durchführung und Überprüfung von Marketing-Maßnahmen.

 

Die Bewegungen von Waren und Lagerbestände verwaltet das Warenwirtschaftsmodul Lagerverwaltung. Der Funktionsumfang deckt sowohl Zu- und Abgänge sowie Umlagerungen ab. Die wichtigsten Features der Lagerverwaltung sind:

  • Einlagerung
    Zuweisung des Lagerplatzes und Verbuchung.
  • Auslagerung
    Verbuchung von Warenausgängen aus dem Lager.
  • Bestandsführung
    Chargenverwaltung, Bestandsüberwachung aller Artikel.
  • Buchungen (intern)
    Umlagerungen wie interne Entnahmen oder Verschrottungen.
  • Nachschub
    Vollautomatisierte Umbuchungen in Nachschublager.
  • Inventur
    Implementierung gängiger Inventurverfahren wie Stichtagsinventur oder permanenter Inventur, Vorbereitung und Durchführung der Inventur, Auswertungen, Differenzverbuchungen.

 

Ergänzend zu den Kernfunktionen lässt sich die Leistungsfähigkeit von Warenwirtschaftssystemen mit Zusatzfunktionen erweitern. Sogenannte Add-on-Module erweitern die Funktionalität der Software beispielsweise um ein CRM (Customer Relationship Management), Dropshipping, Buchhaltung, Finanz- und Personalwesen oder ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement. Ferner ebnen Zusatzfunktionen den Weg zu einer digital basierten Planung und Steuerung der Produktion. Dem Grad der Individualisierung sind kaum Grenzen gesetzt. So lassen sich zum Beispiel integrierte Shop-Systeme um eine Leergutverwaltung ergänzen.

Hinzu kommen vielfältige Möglichkeiten, um System- und Unternehmensgrenzen mithilfe von Schnittstellen zu überwinden. Entsprechende Software-Schnittstellen können sein (Auswahl):

  • DATEV-Schnittstelle
  • CRM-Schnittstelle
  • Versanddienstleister (z. B. DHL, UPS, GLS)
  • Shop-Systeme (z. B. Magento, Shopware)
  • Online-Marktplätze (z. B. E-Bay, Amazon)
  • Bezahlsysteme (z. B. PayPal, Apple Pay, Google Pay)

Aufbau eines Warenwirtschaftssystems

Ungeachtet individueller Konfigurationen, die sich nach den Bedürfnissen und Anforderungen der Unternehmen richten, basiert eine moderne WWS-Software auf Datenbanken. Dort werden sämtliche Daten – Stamm- und Bewegungsdaten – verwaltet.

 Stammdaten

Unter Stammdaten sind die Datensätze zu verstehen, die Kunden, Lieferanten, Artikel (Waren) oder auch Stücklisten betreffen.

  • Artikel (Waren)
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Interessenten
  • Mitarbeiter
  • u. v. m.

 

Bewegungsdaten

Auf Grundlage der Stammdaten verwalteten einzelne Module des WWS-Systems die wirtschaftlichen Bewegungsdaten. Diese betreffen im Wesentlichen Transaktionen der Bereiche Einkauf, Verkauf, Lager, Wareneingang und Warenausgang.

  • Angebote
  • Aufträge
  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • u. v. m.

 

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Mit Blick auf den Unternehmenserfolg gewinnt eine Software für Warenwirtschaft zunehmend an Bedeutung. Durch den Einsatz einer digitalen Warenwirtschaftslösung erfahren die betreffenden Unternehmen eine deutliche Effizienzsteigerung. Der Einsatz einer Software sorgt im gesamten Unternehmen für viele unterschiedliche Vorteile.

So schafft die umfassende Datenlage mehr Transparenz in allen Bereichen. Ein integriertes CRM fördert das Kundenmanagement, leistet bei Marketingaktionen oder bei der Produktionsplanung wertvolle Unterstützung. Im Resultat optimieren Warenwirtschaftssysteme die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Betriebs. Die Vorteile durch den Einsatz eines Warenwirtschaftssystems auf einen Blick:

  • Zeitersparnis
    Angebote, Aufträge und Rechnungen lassen sich automatisiert erstellen.
  • Datenkompatibilität
    Sämtliche Daten werden in einem System verwaltet, sind modulübergreifend verfügbar und ermöglichen eine konsistente Datenpflege.
  • Lager
    Effiziente Lagerverwaltung auch mit mehreren Lagern.
  • Echtzeit-Auswertungen
    Transparente Verhältnisse in allen Bereichen.
  • Sortimentsoptimierung
    Tagesaktuelle Statistiken ermöglichen schnelle Eingriffe auf gesicherten Erkenntnissen.

Arten verschiedener Warenwirtschaftsprogramme

Der Markt für Warenwirtschaftssysteme ist vielfältig. Unterschiedliche Anbieter offerieren Lösungen, die sich zum Teil erheblich voneinander unterscheiden. Umso wichtiger ist es, die Unterschiede Arten der Warenwirtschaftssysteme zu kennen. Grundsätzlich lassen sich drei Arten von Warenwirtschaftssystemen unterscheiden:

Beim Einsatz eines geschlossenen WWS-Systems werden unternehmerische Disziplinen wie Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager mithilfe eines einzigen Systems abgedeckt.

Offen konzipierte Warenwirtschaftssysteme lassen die funktionelle Anbindung anderer Systeme z. B. über Schnittstellen zu.

Integrierte WWS sind modular aufgebaut, bieten Erweiterungen über Schnittstellen an und ermöglichen Verbindungen nach außen – beispielsweise zu Banken, Versicherungen oder Online-Marktplätze wie Amazon.

Die Anbieter von Warenwirtschaftssysteme lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

Wenn Unternehmen eigene Warenwirtschaftssysteme entwickeln, dann spricht man von Individualsoftware. Die Vorteile liegen auf der Hand: Da Hard- und Softwarearchitektur selbst bestimmt werden, lässt sich die WWS-Software exakt auf die betrieblichen Abläufe und Prozesse abstimmen. Die Praxis zeigt vielfach jedoch eine große Abhängigkeit vom jeweiligen Softwareentwickler. Hinzu kommt, dass Individualsoftware es oftmals an der erforderlichen Flexibilität mangelt, um schnell auf die Anforderungen des Unternehmens zu reagieren – beispielsweise die Anbindung des Warenwirtschaftssystems an eine Cloud. Auch hinsichtlich der Kosten ist die Belastung der Unternehmen überdurchschnittlich.

In puncto Kosten ist der Einsatz einer Standardsoftware deutlich niedriger und damit kalkulierbar. Die Betreuung der WWS-Software erfolgt – vor Ort oder Remote – über spezialisierte Systemhäuser. Die Funktionsvielfalt und die Anpassung an individuelle Erfordernisse sichert ein modularer Aufbau der Software. Unternehmensstrukturen und Prozesse lassen sich so in einer einheitlichen Benutzeroberfläche darstellen. Erweiterungen und die Integration neuer Funktionen sind jederzeit möglich und lassen sich zügig implementieren. Üblicherweise arbeiten entsprechende Warenwirtschaftssysteme in einer Cloud. Häufig bieten Standardlösungen bereits vorkonfigurierte Branchenlösungen, die Erwartungen bestimmter Wirtschaftszweige erfüllen.

Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Warenwirtschaftssystemen zu ERP-Systemen

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Warenwirtschaftssystem“ und „ERP-System“ häufig synonym verwendet. Und in der Tat: Um beide Software-System trennscharf voneinander unterscheiden zu können, ist genaues Hinschauen erforderlich. Wichtigster Unterschied von Warenwirtschaftssystemen und ERP-Systemen ist Ausrichtung der jeweiligen Kernbereiche.

Klassische Lösungen für die Warenwirtschaft zielen primär auf den Materialfluss ab. ERP-Systeme arbeiten umfassender: Beim Einsatz von ERP-Lösungen geht es nicht nur um die Warenwirtschaft, sondern um alle betrieblichen Ressourcen. Die daraus resultierenden Unterschiede sind enorm. Kernbereich eines ERP ist die Planung und Steuerung aller Geschäftsbereiche eines Unternehmens. Die Warenwirtschaft – also Planung und Steuerung der Waren- und Materialströme – ist demzufolge nur ein Teilbereich der ERP-Lösung.

 

Für wen ist der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems sinnvoll?

Für Handelsunternehmen und Betriebe der Logistikbranche ist der Einsatz von Warenwirtschaftssystemen im Grunde alternativlos. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Start-up-Unternehmen profitieren von den vielfältigen digitalen Funktionen sowie den betriebswirtschaftlichen Auswertungsmöglichkeiten der Warenwirtschaftssysteme. Gleiches gilt für den Einzelhandel, Online-Shops und Kleinunternehmen. Ihnen allen ermöglichen Warenwirtschaftssysteme effizientes Wirtschaften.

 

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Kosten eines Warenwirtschaftssystems

Moderne Warenwirtschaftssysteme sind komplexe Software-Architekturen, die an die Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Vor diesem Hintergrund lassen sich die Kosten eines Warenwirtschaftssystems nicht pauschal beziffern. In der Praxis hat deswegen die Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) bewährt. Diese betriebswirtschaftliche Kostenanalyse setzt sich zusammen aus:

  • Anschaffungskosten
    Erfasst werden die Kosten der Einführung des Warenwirtschaftssystems (Hardware wie Server, Netzwerk, Lizenzkosten für Anwender, Implementierung, Datenmigration und Schulungen der Beschäftigten)
  • Betriebskosten
    Kosten für den laufenden Betrieb fallen ebenfalls an. In der Regel sind dies Leasingkosten oder die Bedingungen von Mietmodellen. Zu berücksichtigen sind Aufwendungen für Pflege und Wartung (Updates/Upgrades oder Erweiterungen).
  • ROI-Betrachtung
    Kosten und Nutzen beim Einsatz eines Warenwirtschaftssystems müssen im Verhältnis stehen. Vor diesem Hintergrund ist die Frage nach dem Return on Investment (ROI) ein wichtiger Aspekt bei der Kostenbetrachtung.

Neuanschaffung oder Wechsel eines Warenwirtschaftssystems

Wer Investitionen in ein modernes Warenwirtschaftssystem in Erwägung zieht, der ist gut beraten, die Neuanschaffung oder den Wechsel der Software-Lösung strategisch anzugehen. Um die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens bestmöglich zu erfüllen, sollte das Warenwirtschaftsprogramm alle wichtigen Kernfunktionen mitbringen. Die folgenden Punkte sollten Sie bei einer Entscheidung für eine Warenwirtschaftslösung einbeziehen:

  • Modularer Aufbau
    Definieren Sie alle Funktionen, die das Warenwirtschaftsprogramm abdecken soll. Beschränken Sie sich dabei unbedingt auf die Kernfunktionen und halten Sie diese schriftlich in einem Lastenheft fest. Nicht benötigte Funktionen sorgen dafür, dass Ihr System an Komplexität zunimmt ohne direkte Vorteile zu bieten. Der modulare Aufbau des Warenwirtschaftssystems sorgt für die Erweiterbarkeit von Funktionen, sodass Sie künftige Anforderungen problemlos nachrüsten können.
  • Integrierbarkeit & Kompatibilität
    Um einen reibungslosen Datenaustausch auch mit Kunden und Lieferanten sicherzustellen, ist es von großer Bedeutung, eine Software-Lösung zu finden, die kompatibel mit externen Tools der Partner ist oder diese über Schnittstellen integrieren kann.
  • Zukunftssicherheit
    Investitionen in ein modernes Warenwirtschaftssystem sollen möglichst für viele Jahre tragen. Deswegen ist es ratsam, einen erfahrenen und verlässlichen Anbieter auszuwählen, der seine Software regelmäßig aktualisiert und an veränderte Rahmenbedingungen der Digitalisierung anpasst. Nur so ist sichergestellt, dass Ihr Warenwirtschaftssystem auf dem aktuellen Stand der Technik bleibt und alle Gesetzesänderungen berücksichtigt werden können.
  • Support
    In den Entscheidungsprozess sollten Sie unbedingt einbeziehen, wie umfassend der Support der Anbieter ausfällt, denn: Nur wenn Ihre Beschäftigten das Warenwirtschaftssystem sicher bedienen können, sind Sie in der Lage, Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren. Deswegen sind Schulungen, Tutorials, Webinare oder andere Services von entscheidender Bedeutung für die Optimierung Ihrer Prozesse.

 

Warenwirtschaft: Was ist bei der Einführung zu beachten?

Ähnlich wie bei der Einführung eines ERP-Systems gibt es bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems wichtige Punkte zu beachten. Nur so ist gewährleistet, dass die Software-Lösung ihr ganzes Potenzial ausschöpfen kann und die Nutzungsdauer möglichst lang ausfällt. Sobald die Entscheidung gefallen ist, welche Art von Warenwirtschaftssystem Sie einsetzen möchten, kann die Implementierung der Software beginnen. Auch wenn das Vorhaben ein wenig Geduld benötigt, sind moderne Cloud-Warenwirtschaftssysteme in aller Regel schnell einsetzbar.

Leistungen und Anforderungen aus dem Lastenheft werden in ein Pflichtenheft überführt, sodass alle Aufgaben, Zuständigkeiten und Integrationsanforderungen klar definiert sind. Sinnvoll ist es zudem, die Beschäftigten frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Schulungen und Warenwirtschaftstrainings stoßen den innerbetrieblichen Wissenstransfer an und verankern das erforderliche Know-how im Unternehmen. Achten sollten Sie bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems auch auf die folgenden Aspekte:

  • Festlegung von Projekt- und Zeitplan
  • Aufbereitung und Migration der Daten
  • Individualisierung von Vorlagen
  • Konfiguration von Dashboards und Reports
  • Durchführung von Tests

Mehr Effizienz durch Haufe X360 Warenwirtschaftssystem

Soviel steht fest: Für die Rentabilität eines Unternehmens ist die Effizienz der Warenwirtschaft ein ganz zentraler Baustein. Durch seine einfache Bedienbarkeit ist das Warenwirtschaftsprogramm von Haufe X360 konzipiert für Kleinunternehmen. Das modular aufgebaute Warenwirtschaftssystem für den Mittelstand macht es leicht, Kundenaufträge übersichtlich zu verwalten und Bestellungen schnell auszuführen. Darüber hinaus ermöglicht Haufe X360 Warenwirtschaft die effiziente Steuerung des Lagers und optimiert die Logistik.

Besonderer Vorteil: Alle Funktionen von Haufe X360 sind mit den restlichen Haufe X360 Modulen kompatibel. Damit haben Sie jederzeit die Option, weitere Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu erhöhen.