Einkäufer im Wandel: Vom Besteller zum Gestalter der Wertschöpfungskette

Digitalisierung, Internationalisierung und ein stetig steigender Kostendruck – das sind wesentliche Herausforderungen, denen sich Unternehmen und ihre Einkäufer heutzutage stellen müssen. Sich hier zu behaupten, ist gerade für mittelständische Betriebe alles andere als einfach. Dem Einkauf kommt dabei eine zentrale Rolle zu, denn er steht an der Spitze der Wertschöpfungskette des gesamten Unternehmens.

Der Einkäufer als klassischer „Besteller“ oder „Lagerfüller“, der nur dann tätig wird, wenn er die Information aus dem Lager bekommt, dass Material oder Ware zu Neige geht, hat längst ausgedient. Kein Unternehmen kann es sich heutzutage noch leisten, im Einkauf so zu arbeiten. Stattdessen wird es immer wichtiger, dass der Einkauf vorausschauend, effizient, transparent und vernetzt arbeitet. So wird der Einkäufer immer mehr zum Gestalter der Wertschöpfungskette des Unternehmens.

Moderne 360-Grad-Unternehmensplattformen wie Haufe X360, die die Warenwirtschaft mit dem ERP-System verknüpfen, unterstützen den Einkäufer beim proaktiven Ausfüllen seiner neuen Rolle. Denn sie optimieren die Lagerhaltung durch automatisierte Prozesse, verbessern das Lieferantenmanagement und sorgen für ein perfektes Zusammenspiel von Einkauf, Lager, Vertrieb und Buchhaltung.

Für jedes Unternehmen wäre es der Super-Gau, wenn die Produktion oder der Vertrieb stoppen, weil wichtiges Material oder Waren ausgegangen sind, ohne dass rechtzeitig nachbestellt wurde. Andersherum sind auch Lager, die komplett überfüllt sind, aus Kostensicht wenig sinnvoll. Denn diese Überbestände binden unnötigerweise Kapital und vermindern Ihre Liquidität.

Der moderne Einkäufer hat die Aufgabe, beide Fälle zu verhindern. Er muss dafür sorgen, dass sämtliche Waren immer in der nötigen Menge am richtigen Ort verfügbar sind. Eine moderne Unternehmensplattform wie Haufe X360 unterstützt ihn dabei, indem sie ihm einerseits jederzeit einen Überblick über den Lagerbestand gibt und andererseits die Lager- und Bestellprozesse automatisiert. Der Einkäufer muss lediglich Mindest- und Höchstbestände für Waren und Material festlegen. Anschließend zeigt ihm das System in einem übersichtlichen Dashboard immer automatisch an, wenn eine Ware den Mindestbestandwert unterschreitet und schlägt auf Basis des Lagerbestands eine Bestellmenge vor. Diesen Bestellvorschlag können Sie bei Bedarf direkt ausführen. Den Status Ihrer Bestellung haben Sie jederzeit im Blick. Wird eine Ware geliefert, wird automatisch ein Wareneingangsbeleg erstellt.

So sorgt das System dafür, dass immer die optimale Material- und Warenmenge im Lager vorhanden ist. Liefer- und Produktionsengpässe werden genauso vermieden wie Überbestände und Liquiditätsengpässe. Dadurch, dass nun kleinere Lager genutzt werden können, können zudem Kosten gesenkt werden.

Lesen Sie hier mehr über optimale Lagerverwaltung im Unternehmen.

Um die Wertschöpfungskette optimal zu gestalten, ist es für den Einkäufer aber nicht nur wichtig, eng mit der Lagerverwaltung zusammenzuarbeiten. Stattdessen ist auch eine transparente und effiziente Abstimmung mit dem Vertrieb und der Buchhaltung essentiell.

Auch hierbei unterstützt eine 360-Grad-Unternehmensplattform wie Haufe X360. In der Plattform werden Beschaffungsprozesse zentral organisiert und mit allen Unternehmensbereichen sinnvoll verknüpft. So optimieren Sie das Workflow-Management vom Lieferanten über das Lager bis hin zum Vertrieb und zur Buchhaltung.

Je nach Berechtigung hat der Einkäufer über Haufe X360 Einblick in die Vertriebspipeline und die Verkaufschancen der Vertriebsmitarbeiter. Er kann außerdem sehen, mit welcher Wahrscheinlichkeit diese zum Kaufabschluss werden. Dadurch kann er sehr gut abschätzen, welche Waren wann verfügbar sein müssen.

Für bestimmte Waren lassen sich im System außerdem sogenannte Saisonalitätsfaktoren hinterlegen. Diese sorgen dafür, dass das System den Einkäufer beispielsweise automatisch daran erinnert, bereits im Spätsommer die Bestellungen für das Weihnachtsgeschäft aufzugeben. So sind alle Artikel rechtzeitig zum Saisongeschäft verkaufsbereit.

Ein besonderer Vorteil von 360-Grad-Unternehmensplattformen wie Haufe X360: Da es sich nicht nur um ein reines Warenwirtschaftssystem handelt, sondern um ein System, das alle Unternehmensbereiche miteinander verknüpft, werden Wareneingänge direkt in der Finanzbuchhaltung gebucht. Dies erhöht die Effizienz und Transparenz der Prozesse zusätzlich.

Lesen Sie hier, wie das Zusammenspiel aller Abteilungen im Unternehmen gelingt.

Mindestens genauso wichtig wie effiziente Prozesse ist es für den Einkäufer, seine Lieferanten und deren Konditionen genau zu kennen. Nur so kann er schließlich die besten Preise verhandeln und so den optimalen Startpunkt in der Wertschöpfungskette setzen.

In Haufe X360 werden Ihre Lieferanten übersichtlich verwaltet. Jeder Lieferant wird im System mit allen wichtigen Informationen wie Konditionen, Rabatten und Rahmenverträgen angezeigt. Dies bietet dem Einkäufer die ideale Grundlage für Preisverhandlungen. Wichtig hierbei ist ebenfalls, dass alle Preise in unterschiedlichen Währungen hinterlegt werden können, denn immer mehr Einkäufer beziehen Waren und Material heutzutage aus verschiedenen Ländern.

In einem übersichtlichen Dashboard sieht man außerdem, welcher Lieferant ab welcher Bestellmenge der günstigste ist. Es ist möglich, für jeden Artikel mehrere Lieferanten zu hinterlegen. Damit hat der Einkäufer immer den bestmöglichen Lieferanten direkt zur Hand.