Change Management & ERP: Nach der Optimierung ist vor der Optimierung

Mit der Einführung eines ERP-Systems optimieren und automatisieren Sie Ihre Prozesse in den Bereichen Buchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf und Vertrieb. Dies ist ein wichtiger Schritt, doch letztendlich ist auch ein ERP-System nur eine Software. Damit Ihr Unternehmen davon maximal profitiert, braucht es mehr als nur die Technologie.

Um das Potenzial voll auszuschöpfen, reicht es nicht, ab und zu ein Update durchzuführen. Das ERP-System muss sich nahtlos in die Geschäftsprozesse und in die Infrastruktur integrieren und von den Mitarbeitern angenommen werden. Anders gesagt: Der Prozess, die Technologie und die Bedürfnisse der Nutzer müssen aufeinander abgestimmt sein und zusammen die Unternehmensziele ansteuern. Das stellt Unternehmen vor die Herausforderung des Change Managements: Um die Software mit all ihren Stärken dauerhaft optimal zu nutzen, müssen sich Arbeitsweisen und -prozesse entsprechend anpassen und regelmäßig „nachjustiert“ werden.

Bevor das Change Management in Ihrem Unternehmen volle Fahrt aufnimmt, sollten alle nötigen Schritte skizziert werden, die Ihre Mitarbeiter und Ihre „neuen“ Prozesse gehen müssen; auch solche, die über das Go-live der Software hinausgehen. Denn Folgendes muss im Blick behalten werden: Nur wenn das ERP-System kontinuierlich an die Prozesse angepasst wird, wird Ihr Unternehmen nicht aus der Software „herauswachsen“.

ERP-Einführung braucht durchdachtes Change Management

Der erste Schritt Richtung Change Management ist immer der, zu erkennen, dass die Notwendigkeit einer Veränderung besteht. Der zweite Schritt besteht darin, die erforderlichen Änderungen zu identifizieren und anschließend an der Umsetzung zu arbeiten. Dabei sollten Funktionen und Prozesse im Unternehmen analysiert werden, um Änderungen zu dokumentieren und Anpassungen vorzunehmen – vor der Einführung eines ERP-Systems sind diese Maßnahmen unerlässlich, aber auch danach muss dieser Prozess weitergeführt werden.

Zudem gilt: Gute Kommunikation ist enorm wichtig für den Erfolg des Change Managements. Darum sollten alle wichtigen Informationen rund um das neue ERP-System und die neuen Arbeitsabläufe transparent an Ihre Mitarbeiter herangetragen werden. Denn nur wenn alle an einem Strang ziehen, kann der Veränderungsprozess gelingen. Legen Sie einen Zeitplan fest und entscheiden Sie, ob der Roll-out der ERP zunächst auf einzelne Bereiche begrenzt ist oder auf einen Schlag durchgeführt werden soll. Überlegen Sie sich dabei auch, welche Schulungen nötig sind, um ihre Mitarbeiter an Bord zu holen und messen Sie nach erfolgtem Roll-out die Zufriedenheit mit den für Sie relevanten Kennzahlen.

Change Management als fortwährender Prozess

Wie bereits erwähnt, ist es mit der Implementierung des ERP-Systems nicht getan: Damit das System den Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter gerecht wird, bedarf es einer beständigen Analyse der (sich ändernden) Geschäftsprozesse und einer regelmäßigen „Neujustierung“. Nur so ist sichergestellt, dass das Unternehmen dauerhaft in vollem Umfang von der Leistungsfähigkeit des ERP-Systems profitiert. Veränderungsmanagement ist somit kein abgeschlossener Prozess, sondern ein sich stetig erneuernder.

Viele Unternehmen lassen genau diesen Aspekt außer Acht und fokussieren sich – ohne Blick auf Prozessveränderungen – auf das Tagesgeschäft. Mit fatalen Folgen für den Erfolg des Change Managements: Wenn sich Prozesse ändern oder weiterentwickeln, z. B. durch einen Personalwechsel, müssen diese Veränderungen dokumentiert und das ERP-System daran angepasst werden. Geschieht dies nicht, wird das ERP-System irgendwann den Anforderungen des Tagesgeschäfts nicht mehr genügen und es wird schwer, das System nachträglich auf den neuen Stand zu bringen. Der Veränderungsprozess muss somit wieder bei null beginnen. Deshalb ist es wichtig, Change Management als fortwährenden Prozess zu begreifen, Abweichungen zu erkennen und das ERP-System daran anzupassen.

Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Mitarbeiter im Change Prozess mitnehmen und welche Phasen diese durchlaufen.

Mit der ERP und kompetenten Partnern in die Digitalisierung

Damit der Weg in die Digitalisierung reibungslos gelingt und das neue ERP-System zum Erfolg wird, können Sie selbst aktiv werden: Legen Sie den Fokus auf innerbetrieblichen Wissenstransfer, bilden Sie Key User als offizielle Ansprechpartner in Sachen ERP-System aus, schaffen Sie Redundanzen und legen Sie Kompetenzen auf mehrere Personen. Zusätzlich können Sie Feedback-Kanäle ausbauen, ERP-Wissen dokumentieren und regelmäßig prüfen, ob alle Prozesse noch im System abgebildet werden können. Und vor allem: Führen Sie vorhandene Updates durch, damit Ihr ERP-System immer auf dem neusten Stand ist.