Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung beschlossen. Nach diesem Urteil herrschte lange erst einmal Unklarheit darüber, wie diese Pflicht in Deutschland umgesetzt werden soll. Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) klargestellt, dass diese Pflicht nun auch in Deutschland gilt. Was bedeutet das BAG-Urteil für KMU und was ist seitdem geschehen? Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Artikel.
Im Jahr 2021 erfassten laut einer Befragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ca. 47 Prozent der Beschäftigten ihre Arbeitszeit betrieblich und 32 Prozent dokumentierten ihre eigenverantwortlich. 21 Prozent der Befragten gaben an, dass ihrer Kenntnis nach, ihre Arbeitszeit nicht erfasst wird. Das soll sich nun ändern.
Der Beschluss des europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 überlässt die konkrete Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht den öffentlichen Gewalten der Mitgliedstaaten. Demnach sind die Gerichte der Nationen selbst für die Umsetzung verantwortlich. Hierbei lässt der EuGH ebenfalls einen Spielraum in der Gestaltung der Modalitäten, sodass bspw. jedes Land entscheiden kann, welche Ausnahmen in Abhängigkeit zu Branche und Größe der Unternehmen gelten.
Am 13. September 2022 beschloss das BAG dann die Aufzeichnungspflicht der gesamten Arbeitszeit für Arbeitnehmer. Die Entscheidung fiel, da sich ein Betriebsrat und Arbeitgeber eines Unternehmens in Bezug auf die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung nicht einigen konnten. Ziel des Betriebsrats war eine elektronische Erfassung der täglichen Arbeitszeit aus Gesundheitsschutzgründen. Die Arbeitgeber allerdings stimmten der Einführung eines solchen Systems nicht zu. Im Rahmen der Diskussion entschieden die Richter des BAGs basierend auf dem Urteil des EuGHs die allgemeine Einführung der täglichen Arbeitszeiterfassung. Mit dem gesprochenen Urteil sind nun alle Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet.
Die elektronische Zeiterfassung ist bisher gesetzlich noch nicht festgehalten. Konkrete Regelungen und Sanktionen bei Verstößen sind daher noch nicht festgelegt. Trotzdem sollten sich Unternehmen so früh wie möglich mit der Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems befassen. (Stand: 11.09.2025)
Die Arbeitszeiterfassung obliegt dem Arbeitsschutzgesetz. In §3 ArbSchG werden die Grundpflichten des Arbeitgebers in Bezug auf Arbeitsschutz festgehalten. Die Arbeitszeiterfassung soll Arbeitnehmer gesundheitlich schützen und Überarbeitung minimieren. Regelmäßige Überlastung kann bei Arbeitnehmern zu gesundheitlichen Belastungen und verschiedenen Krankheiten führen. § 16 Absatz 2 widmet sich konkret der Erfassung der Arbeitszeit. Dort steht, dass Arbeitgeber lediglich dafür verantwortlich sind, die Arbeitszeit zu erfassen, die werktäglich über 8h oder an Sonn- und Feiertagen geleistet wird. Die Erfassung kann dabei an die Mitarbeiter delegiert werden. Nach dem neuen BAG-Urteil reicht dieses Gesetz nicht mehr aus und muss bearbeitet werden.
Im April 2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen ersten Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Damit soll nun das Arbeitszeitgesetz nach dem BAG-Urteil von September 2022 angepasst werden. Der Entwurf wird aktuell im Bundestag diskutiert. Wann das neue Gesetz vorliegen soll, ist noch nicht klar.
Nach dem Gesetzentwurf sind die Unternehmen verpflichtet, ein elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen. Der Referentenentwurf sieht folgende Regelungen in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung vor:
Die Pflicht, dass alle Mitarbeiterihre Arbeitszeit erfassen sollen, gilt bereits seit dem Urteil vom September 2022. Die bald kommende elektronische Arbeitszeiterfassung gewährt Unternehmen einen Puffer in der Einführung eines dafür geeigneten Systems. Laut des Referentenentwurfs soll die Pflicht für die elektronische Zeiterfassung ein Jahr nach Verabschiedung des Gesetzes in Kraft treten.
Verstoßen Unternehmen gegen diese Regeln kann je nach Schwere des Verstoßes ein Bußgeld drohen. Deutsche Unternehmen haben die Möglichkeit in ihren Tarifvereinbarungen Ausnahmen wie bspw., dass die Arbeitszeiterfassung in Papierform erfolgt, festzuhalten.
Vertrauensarbeitszeit im Sinne der flexiblen Gestaltung der wöchentlichen Verteilung der Arbeitszeit soll mit der neuen Regelung weiterhin möglich sein. Der Arbeitgeber sollte lediglich über das elektronische Arbeitszeiterfassungssystem darüber informiert werden, wenn die Wochenarbeitszeit nicht eingehalten wird. Das kann mit einer automatischen Meldung nach einem gewissen Zeitraum erfolgen. Für besondere Tätigkeiten oder Positionen müssen klare Ausnahmeregelungen definiert und schriftlich festgelegt sein.
Eins ist klar: Die elektronische Arbeitszeiterfassung ist verpflichtend. Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 wurde klargestellt, dass Arbeitgeber bereits jetzt dazu verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten bereitzustellen. Der aktuelle Gesetzentwurf konkretisiert diese Verpflichtung und sieht eine Einführungspflicht für ein elektronisches Zeiterfassungssystem vor.
Viele Unternehmen – insbesondere kleine und mittelständische (KMU) – kritisieren den zusätzlichen Bürokratieaufwand sowie die Herausforderungen bei der Auswahl eines passenden Systems. Dennoch sieht das Gesetz ausreichend Übergangsfristen vor, um den Unternehmen genügend Zeit für die organisatorische Umsetzung zu geben. Wichtig bleibt dabei: Die Einführung dient dem Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, soll Überarbeitung verhindern und langfristig deren Gesundheit fördern.
Unternehmen sollten keine Zeit verlieren: Finden Sie frühzeitig eine Lösung zur Arbeitszeiterfassung, da das Fehlen eines solchen Systems bereits jetzt arbeitsrechtliche Risiken birgt. Informieren Sie sich über geeignete elektronische Systeme, prüfen Sie deren Anpassungsfähigkeit an Ihre bestehende Infrastruktur und binden Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess ein.
Mit modernen ERP-Systemen wie Haufe X360 oder anderen spezialisierten Lösungen können Unternehmen effizient auf die Anforderungen reagieren. Diese Systeme lassen sich flexibel in bestehende Infrastrukturen integrieren, erleichtern durch automatisierte Prozesse die gesetzeskonforme Dokumentation von Arbeitszeiten und bieten zudem datenschutzkonforme Funktionen gemäß DSGVO-Standards.
Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung wird nicht nur rechtlich verbindlich sein – sie bietet auch Chancen zur Optimierung betrieblicher Abläufe. Handeln Sie jetzt proaktiv!
