Zeiterfassung: Ab sofort ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht

Aktualisiert: 07. Februar 2024

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Mittelstand

Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung beschlossen. Nach diesem Urteil herrschte lange Unklarheit darüber, wie diese Pflicht in Deutschland umgesetzt werden soll. Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) klargestellt, dass diese Pflicht nun auch in Deutschland gilt. Was bedeutet das BAG-Urteil für KMU und was ist seitdem geschehen? Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Artikel.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: So ist die aktuelle Lage

Im Jahr 2021 erfassten laut einer Befragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ca. 47 Prozent der Beschäftigten ihre Arbeitszeit betrieblich und 32 Prozent dokumentierten ihre eigenverantwortlich. 21 Prozent der Befragten gaben an, dass ihrer Kenntnis nach, ihre Arbeitszeit nicht erfasst wird. Das soll sich nun ändern.

Das bedeutet das Urteil

Der Beschluss des europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 überlässt die konkrete Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht den öffentlichen Gewalten der Mitgliedstaaten. Demnach sind die Gerichte der Nationen selbst für die Umsetzung verantwortlich. Hierbei lässt der EuGH ebenfalls einen Spielraum in der Gestaltung der Modalitäten, sodass bspw. jedes Land entscheiden kann, welche Ausnahmen in Abhängigkeit zu Branche und Größe der Unternehmen gelten.

Am 13. September 2022 beschloss das BAG dann die Aufzeichnungspflicht der gesamten Arbeitszeit für Arbeitnehmer. Die Entscheidung fiel, da sich ein Betriebsrat und Arbeitgeber eines Unternehmens in Bezug auf die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung nicht einigen konnten. Ziel des Betriebsrats war eine elektronische Erfassung der täglichen Arbeitszeit aus Gesundheitsschutzgründen. Die Arbeitgeber allerdings stimmten der Einführung eines solchen Systems nicht zu. Im Rahmen der Diskussion entschieden die Richter des BAGs basierend auf dem Urteil des EuGHs die allgemeine Einführung der täglichen Arbeitszeiterfassung. Mit dem gesprochenen Urteil sind nun alle Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet.

Die elektronische Zeiterfassung ist bisher allerdings gesetzlich noch nicht festgehalten.  Konkrete Regelungen und Sanktionen bei Verstößen sind daher noch nicht festgelegt. Trotzdem sollten sich Unternehmen so früh wie möglich mit der Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems befassen.

Das steht bisher im Gesetz

Die Arbeitszeiterfassung obliegt dem Arbeitsschutzgesetz. In §3 ArbSchG werden die Grundpflichten des Arbeitgebers in Bezug auf Arbeitsschutz festgehalten. Die Arbeitszeiterfassung soll Arbeitnehmer gesundheitlich schützen und Überarbeitung minimieren. Regelmäßige Überlastung kann bei Arbeitnehmern zu gesundheitlichen Belastungen und verschiedenen Krankheiten führen. § 16 Absatz 2 widmet sich konkret der Erfassung der Arbeitszeit. Dort steht, dass Arbeitgeber lediglich dafür verantwortlich sind, die Arbeitszeit zu erfassen, die werktäglich über 8h oder an Sonn- und Feiertagen geleistet wird. Die Erfassung kann dabei an die Mitarbeiter delegiert werden. Nach dem neuen BAG-Urteil reicht dieses Gesetz nicht mehr aus und muss bearbeitet werden.

Der erste Gesetzesentwurf liegt vor

Im April 2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen ersten Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Damit soll nun das Arbeitszeitgesetz nach dem BAG-Urteil von September 2022 angepasst werden. Der Entwurf wird aktuell im Bundestag diskutiert. Wann das neue Gesetz vorliegen soll, ist noch nicht klar.

Diese Pflichten kommen auf Unternehmen zu

Nach dem Gesetzentwurf sind die Unternehmen verpflichtet, ein elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen. Der Referentenentwurf sieht folgende Regelungen in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung vor:

  • Jeder Mitarbeiter ist demnach dazu verpflichtet Beginn, Ende und Dauer seiner Arbeitszeit am selben Tag zu erfassen.
  • Die Aufzeichnung soll elektronisch erfolgen.
  • Arbeitszeitnachweise sollten mindestens zwei Jahre bzw. die Dauer der gesamten Werk-/ Dienstleistung aufbewahrt werden.

 

Fristen und Ausnahmen

Die Pflicht, dass alle Mitarbeiterihre Arbeitszeit erfassen sollen, gilt bereits seit dem Urteil vom September 2022. Die bald kommende elektronische Arbeitszeiterfassung gewährt Unternehmen einen Puffer in der Einführung eines dafür geeigneten Systems. Laut des Referentenentwurfs soll die Pflicht für die elektronische Zeiterfassung ein Jahr nach Verabschiedung des Gesetzes in Kraft treten. Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeiter haben, sollen die Zeiterfassung spätestens zwei Jahre nach Verabschiedung des Gesetzes umsetzen und Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten werden bis zu fünf Jahren eingeräumt.

Für alle gilt eine Mindestaufbewahrungszeit der erfassten Zeiten von zwei Jahren.

Kleinbetriebe von bis zu zehn Mitarbeitern und ausländische Betriebe ohne Betriebsstätte in Deutschland sind von der elektronischen Aufzeichnung ausgenommen. Die reine Dokumentation der Arbeitszeit gilt jedoch trotzdem für Unternehmen dieser Art.

Verstoßen Unternehmen gegen diese Regeln kann je nach Schwere des Verstoßes ein Bußgeld drohen.

Deutsche Unternehmen haben die Möglichkeit in ihren Tarifvereinbarungen Ausnahmen wie bspw., dass die Arbeitszeiterfassung in Papierform erfolgt, festzuhalten.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit im Sinne der flexiblen Gestaltung der wöchentlichen Verteilung der Arbeitszeit soll mit der neuen Regelung weiterhin möglich sein. Der Arbeitgeber sollte lediglich über das elektronische Arbeitszeiterfassungssystem darüber informiert werden, wenn die Wochenarbeitszeit nicht eingehalten wird. Das kann mit einer automatischen Meldung nach einem gewissen Zeitraum erfolgen.

Jetzt handeln: Bereiten Sie sich auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor

Eins ist klar: Die elektronische Arbeitszeiterfassung kommt. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis das neue Gesetz verabschiedet wird.

Viele kritisieren den hohen Bürokratieaufwand, den das Gesetz mit sich bringt. Lange Aufbewahrungszeiten und das Suchen eines passenden Systems ist für viele KMU eine Herausforderung. Allerdings räumt der Gesetzesentwurf hierfür genug Zeit für die Organisation ein. Außerdem darf man nicht vergessen, dass die Einführung der Arbeitszeiterfassungspflicht zum Schutze des Arbeitnehmers dient, Überarbeitung vorbeugen und damit der Gesundheit dienen soll.

Sie sollten bereits jetzt einen Weg der Arbeitszeiterfassung für Ihre Mitarbeiter finden, denn die Pflicht, dass jeder seine Arbeitszeit erfassen muss, gilt bereits seit dem Urteil vom September 2022.

Nutzen Sie die Zeit und informieren Sie sich über mögliche Systeme, die für die kommende verpflichtende elektronische Erfassung passend sind. Schaffen Sie die Infrastruktur in Ihrem Unternehmen und machen Sie ihre Mitarbeiter mit der neuen Regelung vertraut. Bis wann das Gesetz eingeführt wird, ist noch nicht klar. Das bleibt weiterhin abzuwarten.

ERP-Systeme, wie Haufe X360 bieten eine entscheidende Unterstützung bei der Umsetzung der Zeiterfassungspflicht, da sie flexibel an bestehende Infrastrukturen angepasst werden können. Sie ermöglichen eine nahtlose Integration in bereits vorhandene Lösungen und erleichtern somit die Implementierung von Zeiterfassungsfunktionen. Ihre Anpassungsfähigkeit ermöglicht es Unternehmen, effizient auf die gesetzlichen Anforderungen zur Zeiterfassung zu reagieren.