Comes Kaffeekontor GmbH

Über 30 Jahre Kaffee-Expertise kombiniert mit moderner digitaler Transformation. Der Wandel im Kaffee-Geschäft beginnt.

Über Comes Kaffeekontor GmbH
Grosshandel
Sitz
Notteln, NRW, Deutschland
Mitarbeiter:innen
7
Vorherige Software
SAP S/4HANA Cloud
Microsoft Excel

Über Comes Kaffeekontor GmbH

Seit über 16 Jahren vertreibt das Comes Kaffeekontor hochwertige Produkte rund um Bohnen- und Instantkaffee, Trinkschokolade, Tee, Suppen und Zubehör. Hauptkunden sind Aufsteller von Kaffeeautomaten, die im Paletten- bzw. Streckengeschäft beliefert werden. Seit John Willers, der heutige Geschäftsführer, das Unternehmen von dessen Gründer übernommen hat, verfolgt er ehrgeizige Ziele, was Effizienz, Umsatzsteigerung und Profitabilität betrifft. Mit der ERP-Lösung X360 von Haufe - durch den Implementierungspartner Nexaion an die spezifischen Anforderungen von Comes Kaffeekontor angepasst - hat er nun genau das digitale System, das er für seine Pläne braucht.

Projekt erfolgreich umgesetzt von Haufe X360 Partner Nexaion

Der in Münster ansässige Haufe X360-Implementierungspartner Nexaion ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Unternehmensprozessen und entwickelt individuelle Software-Gesamtlösungen. Als Haufe X360 Gold Partner stellt Nexaion dabei die Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer in den Fokus und hilft ihnen dabei, ihr volles Potenzial zu entfalten.

„Wir arbeiten zu 100% kundenzentriert und legen den Fokus auf optimierte Prozesse und Automatisierung, um unsere Kunden nach vorne zu bringen und gemeinsam mit ihnen zu wachsen. Bei Comes Kaffeekontor konnten wir das perfekt umetzen.“

Arne Hörig, Geschäftsführer bei Nexaion

Ich würde Haufe X360 jedem Mittelständler absolut empfehlen, weil es Nettozeit einspart und alles andere am ERP-Markt für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aussticht: Schneller, besser, leistungsstärker. Haufe X360 bietet eine saubere Dokumentation, und die komplette Verknüpfung aller Daten – von Auftrag und Bestellung bis hin zum Zahlungseingang. So findet man immer jedes Dokument und hat alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung. Für uns das perfekte System für mehr Effizienz und Wachstum.

JOHN WILLERS,
Geschäftsführer von Comes Kaffeekontor

Auf einen Blick:

Der Mehrwert für Comes Kaffeekontor

Einfache Automatisierung kompletter Prozesse

sorgt für mehr Effizienz, Genauigkeit und Profitabilität

Volle Transparenz bei allen Geschäftsvorgängen

dank vernetzter Daten auf allen Ebenen und in allen Bereichen

Individuelle Lösungen für jeden Use Case

dank Programmierungen des Implementierungspartners

Zukunftsfähigkeit durch Flexibilität

mit offener Architektur und Schnittstellen für neue Komponenten

Schnelles Wachstum

bei gleichbleibender Anzahl an Mitarbeitenden

IT-Kosten-Ersparnis

durch Cloud-Lösung ohne eigenen On-Premise-Server und IT-Mitarbeiter

Jederzeit die neueste Software-Versionen

als integraler Bestandteil des Haufe X360 Gesamtpaketes

Die Herausforderung

Von einer On-Premise-Datenbank zur Cloud-ERP für mehr Effizienz.

Als John Willers das Unternehmen Comes Kaffeekontor von seinem Vorbesitzer übernahm, bestand die Unternehmens-IT im Grunde noch aus einer Access-Datenbank, die vom Schwiegersohn seines Vorgängers selbst programmiert worden war. „Ich nenne das alte System immer zärtlich ‚prähistorisch‘“, scherzt der Geschäftsführer. „Ich selbst hatte in der Vergangenheit mit SAP gearbeitet und wusste dadurch natürlich, was noch alles möglich ist. Aber ein Produkt mit dem Umfang von SAP ist für ein Unternehmen wie unseres natürlich zu groß – und viel zu teuer.“
Der Plan, ein ERP-System einzuführen, das auf Mittelständler zugeschnitten ist, stand schon früh. Als dann der alte Server im eigenen Haus nicht mehr ausreichend Leistung brachte, war der Zeitpunkt gekommen. „Ich habe mich umgesehen und informiert. Es ging darum, was ein neuer Server kostet – und wieviel für ein neues ERP-System aus der Cloud anfällt. Da war recht schnell klar, dass ein Cloud-ERP für mein Unternehmen die ideale Lösung ist: Keine Kosten für den Kauf eines Servers, keine hohen Ausgaben für eine eigene IT-Kraft oder externe IT-Dienstleister, die jeden Monat Updates aufspielen und die gesamte Sicherheitsstruktur neu aufsetzen müssen. Ich wollte ein Produkt mit vollem Service, das einfach funktioniert, ohne dass ich mich um irgendetwas kümmern muss.“

 

Willers recherchierte, sah sich verschiedene Produkte an, traf sich mit Repräsentanten mehrerer Hersteller. „Andere Marktbegleiter schienen mir noch nicht ausgereift. Es fehlten mir für mich wichtige Funktionalitäten in der Basis- bzw. Standardversion, das war alles noch nicht ausgegoren. Das etablierte System von Sage machte auf mich auch keinen guten Eindruck. Die waren nicht mehr auf dem neuesten technologischen Stand und zu wenig flexibel, wenn man nicht nur deren Standardprodukt nutzen will.“

Durch seine langjährige Berufserfahrung hatte er klar vor Augen, was er von einer ERP-Lösung erwartet. Auf der Website von Haufe X360 schaute er sich das Demo an, um die Funktionalitäten des Systems und die Handhabung im Live-Betrieb genauer unter die Lupe zu nehmen.

„Haufe X360 hat mich voll überzeugt. Das Layout hat mir gefallen, vor allem aber die große Bandbreite an Standard-Funktionalitäten, die übersichtliche Darstellung der Workflows, die Verknüpfung der einzelnen Bereiche miteinander, die Vernetzung der Schritte innerhalb eines Auftrags, vom Eingang bis zur Rechnung – und dass man immer alle Dokumente schnell findet“, so Willers. Er selbst kann zwar nicht programmieren, hat aber viel Erfahrung mit Geschäftsprozessen und weiß, wie man sie sinnvoll, präzise und leistungsstark digital abbilden kann. „Dabei geht es mir um Genauigkeit, Geschwindigkeit, Standardisierung und Automatisierung – immer mit dem Ziel, Abläufe auf Effizienz hin zu optimieren und untereinander zu vernetzen, Arbeitszeit und Fehlerquoten zu minimieren, alle Informationen im Gesamtprozess von A bis Z leicht zu überwachen und Kapazitäten und Profitabilität zu maximieren“, so Willers.

Nachdem seine Wahl auf Haufe X360 gefallen war, sah er sich nach einem Implementierungspartner in der näheren Umgebung um. „Schon bei der eigentlichen Software hatte ich nach lokalen Anbietern gesucht, wurde aber nicht fündig. Deshalb habe ich großen Wert darauf gelegt, dass mein Implementierungs- und Servicepartner in der Nähe ist“, erinnert sich der Geschäftsführer von Comes Kaffeekontor. „Ich wollte da niemanden, der in München, Berlin oder Hamburg sitzt. Manchmal ist es einfacher und besser, bestimmte Dinge im Vis-a-vis-Gespräch zu klären, nicht über ein Internet-Meeting. Die Entscheidung hat sich, auch aus heutiger Sicht, als goldrichtig erwiesen. Wir bekommen hier einen unglaublich guten Support, unser Servicepartner sitzt quasi um die Ecke.“

Die Umstellung

Danke stringenter Projektführung Einführung in 2 Monaten

Bei seiner Suche stieß Willers auf den Haufe X360 Partner Nexaion, der in Münster ansässig ist, nur 20 Kilometer entfernt von Comes Kaffeekontor. Nach der Kontaktaufnahme traf man sich bei Nexaion zu einem ersten Gespräch. „Die Chemie hat sofort gestimmt. Arne Hörig, der Geschäftsführer von Nexaion, ist im gleichen Alter wie ich und extrem fit in dem, was er tut, das ist mir sofort aufgefallen. Eine meiner ersten Fragen war, ob Haufe X360 auch Funktionen fürs Streckengeschäft hat. Obwohl das ein kleines Detail ist, hat er spontan bejaht, da wusste er gleich Bescheid.“ Es folgten weitere Treffen, man einigte sich auf Preis, Umfang und Ablauf des Projektes, plante gemeinsam die konkrete Vorgehensweise und terminierte die einzelnen Schritte.

Projektstart war im September 2022, im Dezember fand der Go-Live der ERP-Lösung statt. „Für uns als Implementierungspartner war das Besondere an dem Projekt, dass John Willers völlig offen war für jede Art der Prozessoptimierung und jede Möglichkeit zur Automatisierung. Er hat das richtig gelebt und lebt das auch weiterhin. Wir konnten und können da wirklich alles ausschöpfen, was Haufe X360 zu bieten hat“, berichtet Hörig.

 

Schon im Oktober erhielten alle Mitarbeiter ihre Zugangsdaten zur Staging-Umgebung, einer Art Testversion der eigentlichen Software. So konnten sie  erste Erfahrungen sammeln und sich ausprobieren. „Ich habe meinen Mitarbeitern gesagt, dass das jetzt der Weg ist: Haufe X360 ist der Master – und alle müssen mitmachen. Ich war und bin völlig überzeugt von der Software und habe das auch so kommuniziert und umgesetzt. Arne Hörig hatte mir gesagt, dass es etwa vier Monate dauern kann, bis alle das gesamte System komplett verstanden haben und souverän damit arbeiten können. Bei uns waren es nur zwei Monate“, so Willers.

Zu Beginn fremdelten manche mit der neuen ERP-Lösung, der Kontrast zur gewohnten Access-Datenbank überforderte sie. „Aber schon bald waren sie richtig gut unterwegs“, erinnert sich der Geschäftsführer. „Ganz wichtig ist: Wir hatten jeden Tag Betreuung durch Nexaion. Die ersten Tage waren sie hier vor Ort, danach waren sie immer telefonisch gut erreichbar und haben uns unterstützt – egal, welches Problem wir hier hatten, sie haben das gelöst.“ Willers setzte in der Anfangsphase auf einen Learning-by-Doing-Ansatz, bei dem Fehler erlaubt sind. „Wir haben das erstmal ziemlich frei laufen lassen, damit die Mitarbeiter Erfahrung sammeln und aus Fehlern lernen. Und insgesamt ist das Programm selbsterklärend. Man klickt auf , Vertrieb‘, dann auf ,Auftrag eingeben‘, da steht dann ein Kontakt, ein Datum, ein Artikel. Das ist absolut machbar – man muss sich nur trauen.“

In der Anfangsphase kam es zuweilen zu Fehlbuchungen. „Aber das war kalkuliert. Ich wusste, dass die Leute von Nexaion das in kürzester Zeit wieder glattziehen würden. Mir war wichtig, dass meine Mitarbeiter sehen, wo Fehler passieren können und sich das einprägen, damit die neuen Fähigkeiten sich entwickeln. Wenn ich ihnen vormache, wie es geht, ist der Lerneffekt viel geringer“, erklärt Willers. Durch den intensiven Support von Nexaion konnten alle Probleme in kürzester Zeit behoben, falsche Buchungen korrigiert werden. „Manchmal haben wir das auch in regelrechten Nacht-und-Nebel-Aktionen bis zum nächsten Morgen erledigt“, erinnert sich Implementierungs- und Servicepartner Arne Hörig. „Das hat sehr gut funktioniert. Auch, weil man uns und unseren Fähigkeiten vertraut hat.“

Das Ergebnis

Dank Haufe X360 mehr Effizienz deutlich spürbar.

„Wir haben mit Haufe X360 ein fantastisches Produkt bekommen“, freut sich John Willers. „Schon allein die eingesparte Arbeitszeit ist ein riesiger Mehrwert.“ Seit der Einführung des Systems sind zwei Mitarbeiterinnen in den Ruhestand gegangen und mussten nicht ersetzt werden, obwohl die Zahl der bearbeiteten Aufträge in derselben Zeit deutlich gestiegen ist. „Wir konnten die Menge der Aufträge fast verdoppeln, obwohl wir weniger Leute sind. In den letzten acht Monaten haben wir 4400 Aufträge abgearbeitet, da ist schon wirklich was passiert. Ich rate jedem Mittelständler zu einer solchen ERP-Lösung, es lohnt sich absolut, das sieht man sofort an den Zahlen.“

Durch seine beruflichen Erfahrungen wusste Willers genau, welche Möglichkeiten sich durch ein ERP-System eröffnen. Nicht zuletzt in der Automatisierung und Standardisierung von Prozessen sowie der direkten Anbindung von Lieferanten, Spediteuren oder Versand-Dienstleistern wie DHL sieht er großes Potenzial für signifikante Effizienzsteigerungen. Aber auch die einfache Bedienbarkeit von Haufe X360 spielt für ihn eine wichtige Rolle: „Ich will ja nicht zum Sklaven meiner eigenen Firma werden, der immer springen muss, wenn irgendetwas nicht läuft. Da ist es extrem wichtig, dass jeder Kollege hier einfach und schnell mit dem System arbeiten kann und dass die Prozesse leicht zu verstehen, fehlerfrei und genau an unsere Anforderungen angepasst sind.“

Genau hier sieht er auch einen großen Vorteil des Haufe X360 Partner-Modells: Die ERP-Lösung wird ausschließlich über ausgewählte und bestens geschulte Partner aus dem bundesweiten X360-Partnernetzwerk vertrieben, implementiert, zum Einsatz gebracht und auch nach der Implementierung weiter begleitet. Jedes einzelne Projekt wird direkt beim Kunden umgesetzt und die flexible Software individuell angepasst.

 

„Hier muss ich Nexaion ein Riesenkompliment machen“, sagt John Willers. „Und mit Komplimenten bin ich sonst sehr sparsam. Wir haben erstmal ein voll funktionsfähiges ERP-System als Fundament bekommen, mit dem wir im Grunde gleich loslegen konnten. Dann haben wir im laufenden Betrieb nach und nach immer neue Anpassungen erhalten, die exakt nach unseren Anforderungen und Wünschen erstellt wurden. Jetzt haben wir ein wirklich tolles System, mit allen Schnittstellen dahinter, die wir brauchen. So können wir unseren gesamten Prozess mit allen für unser Geschäft spezifischen Teilprozessen digital abbilden und zu großen Teilen automatisiert laufen lassen. Auch das DMS (Dokumenten Management System) von d.velop hilft uns ungemein dabei, Zeit einzusparen, weil wir jetzt wirklich jedes Dokument mit wenigen Mausklicks finden.“

Aktuell erstellt das Nexaion-Team um Geschäftsführer Arne Hörig beispielsweise einen Workflow inklusive entsprechender Reports für geänderte Auftragsbestätigungen. Hinzu kommt eine automatischer Erinnerungsfunktion, um gegebenenfalls nachhaken zu können, wenn die Auftragsbestätigung des Kunden nach einer festgelegten Zeit noch nicht eingetroffen ist. „Auch im Mahnwesen haben wir Optimierungspotenzial erkannt und das an Nexaion weitergegeben. Ich frage da einfach an, beschreibe mein Anliegen und nach spätestens fünf Tagen – oder schneller – habe ich, was ich brauche“, erklärt Willers.

Außerdem geht er davon aus, dass er die Optimierung der Prozesse mit Hilfe von X360 stetig weiter vorantreiben kann. „Das Ziel ist, dass wir so die administrativen Aufgaben auch bei steigenden Umsätzen mit unserem bestehenden Team bewältigen können, ohne neue Leute einstellen zu müssen. Das ist natürlich zum einen ein Kostenfaktor, zum anderen haben wir hier im Münsterland eine sehr geringe Arbeitslosenquote und akuten Fachkräftemangel. Da ist es ein riesiges Problem, gute Kräfte zu finden, ohne sie teuer abwerben zu müssen.

Da Haufe X360 flexibel und skalierbar ist, kann es mit seinen Nutzern wachsen. So lassen sich etwa Geschäftsmodelle optimieren oder an neue Marktanforderungen anpassen, neue Geschäftsmodelle umsetzen, neue Kundengruppe und Märkte erschließen, neue Lieferanten und Kunden zum direkten Informationsaustausch ins System integrieren – und vieles andere mehr. Ein weiterer Pluspunkt: Haufe X360 ist Teil des globalen und schnell wachsenden Acumatica-Netzwerkes, das permanent an der Weiterentwicklung des Systems arbeitet. Durch das Hosting in der Cloud sind alle Neuerungen allen Kunden jederzeit zugänglich, automatische Software-Updates sind integraler Bestandteil der S-a-a-S-Lösung (Software as a Service). So sorgt Haufe X360 für Zukunftssicherheit und Raum für Veränderung und Wachstum.

John Willers hat mit seinem Kaffeekontor diesbezüglich schon klare Visionen vor Augen: „Wir werden unser ERP-System stetig weiterentwickeln und Abläufe weiter optimieren und automatisieren. Mit den neuen Möglichkeiten und der weiterhin zunehmenden Effizienz peile ich für die nächsten drei bis vier Jahre eine 25% Steigerung meines Umsatzes an – und zwar mit einer gleichbleibenden Zahl an Mitarbeitern, damit die Profitabilität extrem hoch ist. In zehn Jahren sehe ich uns bei fast dem doppelten Umsatz.  Dafür ist unser System von Haufe X360 gigantisch gut geeignet, da bin ich mir sicher.“

Ihre Erfolgsgeschichte fehlt hier?

Die anpassungs­fähigen, vollintegrierten ERP-Anwendungen basieren auf führender Cloud-Technologie und bieten alle Kernfunktio­nalitäten einer ERP- und CRM-Software.

x360 - Cloud ERP System von Haufe