Bevy friendly Technologies

Aufstrebende Getränkelieferdienst Bevy etabliert mit Haufe X360 eine solide Grundlage für sein Wachstum. Die vielseitige Plattform unterstützt das Start-up effektiv, um erfolgreich zu expandieren und zu operieren.

Über Bevy Friendly Technolgies
Lieferservice
Sitz
Mailand
Mitarbeiter:innen
30+ Mitarbeitende
Vorherige Software
Warenwirtschaft
E-Commerce
Lagerlogistik

Über Bevy Friendly Technolgies

Bevy-Gründer Hendrik Wawers ging 2021 ursprünglich nach Mailand, um dort über das Thema Nachhaltigkeit in Lieferketten zu promovieren. Bereits nach zwei Wochen gehörte das Projekt Doktortitel der Vergangenheit an: Ihm war aufgefallen, dass es keinen Getränke-Lieferdienst gab, der modernen Ansprüchen genügte. Der Wirtschaftswissenschaftler mit Berufserfahrung als Berater schrieb ein Konzept, sammelte Kapital ein und ging schon im Mai 2022 mit seinem Start-Up Bevy in Mailand an den Markt. Heute hat das Unternehmen über 30 Mitarbeitende im Office, in den Elektro-Fahrzeugen und im Lager. An 12.000 aktive Kunden liefert das Team mehr als 400 Getränkesorten, hinzu kommen Snacks und Körperpflegeprodukte – termingerecht in Zeitfenstern von zwei Stunden. Aktuell expandiert das Unternehmen stetig.

Wir wollten von Anfang an mit einem System arbeiten, das die Qualität unseres Angebots sicherstellt. Bei uns geht es um Effizienz in den Prozessen, damit unsere Kunden sich darauf verlassen können, dass wir sie zum gewünschten Termin mit exakt dem beliefern, was sie bestellt haben. Außerdem war die Skalierbarkeit von Haufe X360 ein entscheidender Punkt für uns, denn wir weiten unser Sortiment stetig aus und expandieren in weitere Städte mit zusätzlichen Lagern. All das können wir jetzt mit einem einzigen System managen.

HENRIK WAWERS,
Geschäftsführer bei Bevy Friendly Technologies

MDIS: Gold-Partner, "Projekt des Jahres" bei Haufe X360 – Erfolgreiche Expansion nach Italien.

Der Haufe Implementierungspartner MDIS wurde 2014 gegründet und ist in Straubing ansässig. Die innovative Consulting- und Software-Firma ist auf die Entwicklung maßgeschneiderter IT-Lösungen und die Optimierung von Geschäftsprozessen für Unternehmen jeder Größe spezialisiert. MDIS ist Gold-Partner von Haufe X360 und erhielt 2022 den Preis für das „Projekt des Jahres“ beim Haufe X360 Summit.

„Das Projekt war für uns schon deshalb spannend, weil wir noch nie auf diese Entfernung gearbeitet hatten, Italien ist doch ein ganz anderer Markt als die DACH-Region. Aber die Zusammenarbeit lief super, wir waren oft in Kontakt und haben gut kooperiert, die Projetdynamik war toll. Und auch wir konnten uns weiterentwickeln, weil wir bei diesem Start-Up von A bis Z dabei waren und uns bei der Schaffung der Strukturen und Prozesse von Beginn an einbringen konnten.“

Simona Röhrl,
Manager PR-Kommunikation bei MDIS

Auf einen Blick:

Der Mehrwert für Bevy

Alle Lieferungen und Transaktionen

in einem einzigen, zentralen System verwaltet

Wachstum und Expansion

problemlos und schnell digital darstellbar

Keine zusätzlichen Anschaffungs- und Wartungskosten

für Server und IT dank Cloud-ERP

Hohe Anforderungen in der Lebensmitteindustrie erfüllt,

durch Transparenz und Nachverfolgbarkeit in der Lieferkette

Verschiedenste Kommissionierungsprozesse

abbildbar dank Vielseitigkeit der Software

Die Herausforderung

Auf der Suche nach einem innovativen Cloud ERP

„Die Idee zu Bevy kam mir zwei Wochen nach meiner Ankunft in Mailand. Ich hatte versucht, Wasser zu bestellen, und das Kundenerlebnis war völlig unzureichend. Ich hatte aus Deutschland die Erfahrung, dass man bestellt, soviel man will, und zu einem fest vereinbarten Termin innerhalb eines Zeitfensters von zwei Stunden seine Lieferung bekommt“, berichtet der Gründer Hendrik Wawers. „In Mailand gab es nur zwei Alternativen: Zum einen die Online-Bestellung bei einem Supermarkt, die aber auf maximal zwei Sechserpacks beschränkt war. Zum anderen traditionelle Lieferungen von Getränkehändlern, die aber nicht zeitgemäß waren, was die Kundenfreundlichkeit betraf. Man musste teilweise dort anrufen, wusste nie genau, wann die Lieferung kommt – und die Preise waren viel zu hoch. Da habe ich beschlossen: Das kann ich besser!“

Die Idee: Ein Lieferdienst für alles, was schwer und sperrig ist und den Kunden beim Einkaufen das Leben erschwert, weil sie es nach Hause schleppen müssen. Außerdem sollte das Angebot den heutigen Ansprüchen von Kunden an solche modernen Dienstleistungen entsprechen: Genauer Liefertermin am selben Tag in einem Zeitfenster von zwei Stunden, auf Wunsch zehn Minuten vor Eintreffen der Ware eine Benachrichtigung per WhatsApp, die ökologisch saubere Lieferung per Elektro-Auto und das Einsammeln des Leerguts, um es zu den Herstellern zurück zu bringen. „Das ist in Deutschland Standard, aber in Italien kennt man es so noch nicht“, erklärt Wawers. Bevy begann als Getränkelieferdienst, weitet sein Sortiment aber kontinuierlich aus. „Wir sondieren aktuell und fügen unserem Angebot weitere Produkte hinzu, etwa Waschmittel, Haushalts- und Körperpflegeprodukte oder Tierfutter.“ Denn der italienische Markt unterscheidet ich in einem Punkt deutlich vom deutschen, weiß der Geschäftsführer: „Die Menschen in Italien kaufen ihre Lebensmittel gerne im Einzelhandel. Fleisch, Fisch, Käse, Gemüse oder Obst sehen sie sich am liebsten genau an, nehmen die Sachen in die Hand, schnuppern und probieren, wenn möglich. Aber die sperrigen, schweren Produkte schleppen sie genauso ungern nach Hause wie die Deutschen. Und da kommen wir ins Spiel.“

 

Wawers war vor seinem Umzug nach Mailand als Unternehmensberater tätig und weiß, wie man ein Start-Up gründet. Gemeinsam mit seiner italienischen Mitgründerin Federica Lettieri begann er im November 2021, ein schlüssiges Geschäftskonzept mit detailliertem Businessplan zu erstellen und machte sich dann auf die Suche nach Investoren. Schon im Mai 2022 legte das Start-Up los. „In der Zwischenzeit ging es natürlich auch immer um die konkrete Umsetzung des Geschäftsmodells – nicht zuletzt die digitale Abbildung der geschäftlichen Strukturen und Prozesse. Uns war wichtig, von Beginn an alle Abläufe zu digitalisieren, etwa den Sales-Order-Prozess vom Eingang der Bestellung im Shop bis hin zur Kommissionierung im Lager“, so Wawers. „Das Ganze muss von den Prozessen her so optimiert sein, dass wir die volle Kundenzufriedenheit gewährleisten können. Und da ist X360 ein sehr attraktives Tool, das einen sehr großen Teil der Lieferkette abbildet.“

Die Empfehlung für die ERP-Lösung von Haufe kam von einem Kontakt aus seinem Business-Netzwerk. „Ein anderer Gründer, der ebenfalls einen Lieferdienst als Start-Up auf die Beine gestellt hatte, nutzte Haufe X360 und war vollauf zufrieden damit. Er riet mir, mit Thomas Groß vom Haufe-Partner MDIS zu sprechen und mir die Software X360 anzuschauen. Davor hatte ich natürlich schon selbst Nachforschungen angestellt und auch einige andere Systeme unter die Lupe genommen, sogar mit den Anbietern gesprochen“, erinnert sich Wawers. „Mir wurde dann schnell klar, dass X360 nicht nur Prozessoptimierungen und daraus resultierend eine hohe Kundenzufriedenheit ermöglichen würde, sondern auch die Flexibilität und Skalierbarkeit, die wir brauchen, um unser Geschäftsmodell auszuweiten oder neuen Gegebenheiten gerecht werden zu können. Ganz wichtig war außerdem, dass man einerseits mit dem System über die Standard-Funktionalitäten schon sehr viele Prozesse abbilden kann – dass sich andererseits aber auch immer Anpassungen vornehmen lassen, um den ganz spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, die unser Geschäft mit sich bringt.“ Dass X360 in der Cloud gehostet und als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) angeboten wird, empfindet der Geschäftsführer noch heute als echten Pluspunkt: „Ein eigener Server mit allem, was daran hängt, wäre für uns als Start-Up viel zu teuer gewesen. Die Cloud-Lösung war ein absolutes Muss für uns.“

Der Online-Shop von Bevy basiert auf der Software Shopify, die zunächst vom Implementierungspartner MDIS auf Bevy zugeschnitten und in Haufe X360 integriert werden musste. „Alle Daten, die Kunden bei ihrer Bestellung in die Benutzeroberfläche des Online-Shops eingeben, müssen eins zu eins ins ERP-System übertragen werden. Das ist unter anderem notwendig, weil X360 auch alle Prozesse im Lager und in der Warenwirtschaft abdeckt“, so Wawers. „Kommt eine Bestellung rein, ist sie automatisch auch im ERP angelegt. Dadurch können wir sie im Lager vorbereiten bzw. die bestellten Waren kommissionieren und für die Auslieferung fertig machen. So stellen wir sicher, dass die richtigen Produkte beim Kunden ankommen.“

Ein weiterer wichtiger Punkt: Der Stand des Inventars wird automatisch immer exakt dokumentiert, jedes Produkt, das ins Lager kommt oder das Lager verlässt, wird im ERP-System erfasst. Durch die Integration mit Shopify ist so gewährleistet, dass nichts im Online-Shop angeboten wird, was nicht geliefert werden kann. „Die Nachbestellung können wir sogar automatisieren, so dass bei Unterschreitung eines definierbaren Schwellenwertes an gelagerter Ware sofort ein Auftrag an den Lieferanten rausgeht. Momentan nutzen wir diese Funktion noch nicht, sondern machen das manuell. Aber im nächsten Schritt der Digitalisierung unseres Geschäfts werden wir das angehen“, erklärt Wawers.

Das Ergebnis

Go-Live von Haufe X360 nach nur sechs Wochen

Beim Implementierungs-Partner MDIS wurde das Bevy-Projekt auf zwei Gruppen verteilt. „Zunächst hat unser Shopify-Team den Online-Shop nach den Wünschen von Bevy gebaut, und das ERP-Team hat die Anpassungen an X360 umgesetzt“, erinnert sich Simona Röhrl von MDIS. Dabei gab es einige spezifische Anforderungen, die mit dem Geschäftsmodell von Bevy zu tun haben: „Wir mussten beispielsweise die Funktionalität für die Lieferzeitpunkte bzw. die zweistündigen Zeitfenster völlig neu erstellen, weil sie standardmäßig in X360 noch nicht vorhanden war. Und natürlich musste diese Funktion auch in mehrere Screens als zusätzliches Feld in die Benutzeroberfläche eingebaut werden. Ein weiteres von uns programmiertes Bedienfeld auf der Oberfläche in X360 ist die Anzahl der getätigten Bestellungen durch einen Kunden, was Bevy sehr wichtig war. Hinzu kamen Anpassungen an bestimmten Reports, beim Drucken von Versandetiketten und dem Erstellen von Kommissionierlisten.“ Sowohl die Integration der Anpassungen im ERP selbst, als auch die Integration der Shop-Software von Shopify in X360 wurde mit Hilfe der GA Middleware aus dem Hause MDIS realisiert. „Ein weiteres Ergebnis ist das sehr komplexe Lagersystem bei Bevy, das wir im Warenwirtschafts-Modul abgebildet haben. Wir mussten dort die genauen Varianten der Stückzahlen hinterlegen, denn bei den angebotenen Produkten geht es immer auch darum, ob eine einzelne Flasche eines Getränks, ein Sechserpack oder eine ganze Kiste bestellt, ausgeliefert und nachbestellt werden soll. Und diese Einheiten müssen dann auch immer automatisch vom Bestand in den Vertrieb übertragen werden.“

 

Nur etwa vier bis sechs Wochen nach Beginn der Integration von Shopify in X360 konnte der Go-Live realisiert werden. „Das war im Mai“, berichtet Hendrik Wawers. „Aber schon im April hatten wir die Beta-Version zum Testen und Einarbeiten, und um den letzten Feinschliff zu machen. Das hat etwa zwei Wochen gedauert.“ Hendrik Wawers und Mitgründerin Federica Lettieri ließen sich zu zunächst von MDIS-Mitarbeitern eine Einführung in das neue ERP-System geben, um sich mit der Funktionsweise und der dahinterstehenden Logik vertraut zu machen. „Aber dann haben wir den Sprung ins kalte Wasser gewagt und uns intensiv in Haufe X360 eingearbeitet, wobei vieles über Trial and Error ging. Dabei wurden wir die ganze Zeit eng von MDIS begleitet und konnten uns bei jedem Problem an sie wenden. Das ist auch heute noch so: wenn wir Hilfe brauchen bekommen wir die sehr schnell – und zusätzlich stellt man uns Dokumente zur Verfügung, mit denen wir selbständig arbeiten können.“

Wawers selbst ist kein Software-Entwickler, setzt sich aber intensiv mit dem neuen ERP-System auseinander. „Ich habe einen Business-Background, so dass mir die Prozesse und ihr Ineinandergreifen klar sind. Haufe X360 ist eine sehr umfangreiche Lösung, die sehr viele Geschäftsabläufe abbildet. Da setzt man sich nicht einfach dran und legt los, deshalb war die Schulung durch MDIS natürlich wichtig für uns. Aber mittlerweile habe ich mich so intensiv damit vertraut gemacht, dass ich gut damit umgehen kann“, berichtet er. Seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schult er mittlerweile sogar selbst – und setzt diejenigen mit Erfahrung zur Schulung neuer Kräfte ein. „Wenn wir eine neue Funktionalität aktivieren, müssen wir aber natürlich eine Zeit lang darauf achten, dass die neuen Abläufe auch wirklich so umgesetzt werden. Aber sobald sich alle daran gewöhnt haben, läuft es problemlos.“ Genutzt wird X360 vom Einkauf und dem Team im Lager, womit die beiden wichtigsten Bereiche durch die Software abgedeckt sind.

Als nächstes steht bei Bevy eine größere Neuerung an: Mit der Hilfe von drei angestellten Entwicklern erstellt das Unternehmen seinen eigenen Online-Shop, der exakt auf die Bedürfnisse und Anforderungen bei Bevy zugeschnitten ist. Aktuell stellt Bevy zudem von der bisherigen Kommissionier-Liste, die auf Papier ausgedruckt wurde, auf ein rein digitales System mit der X360-App um. „Und auch im Lager etablieren wir gerade einen neuen Prozess, bei dem die Bestellungen nicht einzeln vorbereitet werden, sondern gleichzeitig, weil das Zeit spart. Und wir können all das, jede neue Anforderung, mit Haufe X360 problemlos umsetzen. Das ist sehr positiv! Diese Flexibilität, mit der wir alle Veränderungen bewältigen können. Gerade für uns als Start-Up, bei dem nicht von Anfang an zu 100% klar ist, was man wirklich braucht, ist das eine wirklich wertvolle Eigenschaft der Software“, erklärt Wawers.

Und auch für zukünftiges Wachstum ist Bevy gewappnet: „Wir haben jetzt, nach einem Jahr, schon 12.000 aktive Kunden im Raum Mailand, unsere Pünktlichkeit bei der Auslieferung liegt bei über 97%. Das ist wirklich sehr gut und bemerkenswert – und hat auch mit Haufe X360 zu tun“, so der Unternehmer. Mit diesen Ergebnissen im Rücken will man jetzt den nächsten Schritt gehen und weiter wachsen: „Als nächstes expandieren wir in zusätzliche Städte und eröffnen neue Lager. Das bedeutet, dass die gesamte Logistik, inklusive Inventur und Inventar-Bewegungen, wesentlich komplexer wird, was das Management betrifft. Und genau das war zu 100% der wichtigste Grund dafür, dass wir uns damals für Haufe X360 entschieden haben: Dass man mehrere Lager abbilden und flexibel skalieren kann. Wir sind wirklich sehr zufrieden und können das System absolut weiterempfehlen – so wie es ja auch uns empfohlen wurde“, freut sich der Gründer. „Das gilt ganz ausdrücklich auch für Start-Ups wie uns vor einem Jahr, die noch ganz am Anfang stehen.“

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