Wettbewerbsdruck, volatile Märkte und steigende Kundenerwartungen zwingen Unternehmen dazu, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Digitalisierung ist dabei oft der entscheidende Hebel. Schnell steht die Frage im Raum: Warenwirtschaftssystem (Wawi), Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) oder vielleicht beides? Welche Lösung die richtige für Ihren Anwendungsbereich ist und wo die Unterschiede zwischen ERP und Warenwirtschaftssystem liegen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Ein Warenwirtschaftssystem verwaltet Waren: Lager, Einkauf, Produktion und Versand.
Ein ERP-System geht weiter: Es verbindet alle Abteilungen auf einer Plattform – von der Buchhaltung über Personal bis zum Vertrieb.
Der Unterschied: Das Warenwirtschaftssystem steuert nur den Materialfluss. Das ERP-System steuert das gesamte Unternehmen.
Wächst ein Unternehmen oder bietet es auch Dienstleistungen an, stößt ein reines Warenwirtschaftssystem schnell an seine Grenzen.
Viele moderne ERP-Systeme haben eine integrierte Warenwirtschaft – ein einziges System statt mehreren Insellösungen.
Die Notwendigkeit, digitale Werkzeuge für eine effiziente Steuerung der Unternehmensabläufe einzusetzen, ist weithin bekannt und steht im Kern dessen, was oft unter dem Schlagwort "Digitalisierung" diskutiert wird. Doch die entscheidende Frage lautet: Was braucht mein Unternehmen wirklich – ein ERP-System, ein Warenwirtschaftssystem oder vielleicht sogar beides? Um die richtige Entscheidung zu treffen, lohnt es sich, beide Systeme und ihre Unterschiede zu kennen.
Ein Warenwirtschaftssystem (Wawi oder WWS) erledigt, was der Name verspricht: Es verwaltet Waren. Es erfasst, was ins Lager kommt und was es verlässt – und steuert so sämtliche Warenströme innerhalb eines Unternehmens computergestützt. Dabei unterstützt es Einkauf, Produktion und Versand gleichermaßen. Aufgabe des Warenwirtschaftssystems ist es beispielsweise Werkstoffe in Material- und Stoffgruppen zu unterscheiden (Auswahl): Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Montagebauteile, Ersatzteile, Endprodukte, Kuppelprodukte.
Längst nutzen nicht nur Handelsketten oder Handelsbetriebe solche Steuerungssoftware, sondern auch kleinere und mittlere Betriebe (KMU) aus anderen Branchen.
Vorrangiges Ziel eines Warenwirtschaftssystems ist der reibungslose, transparente und effiziente Ablauf der Warenprozesse. Im Prinzip stellt es sicher, dass die richtigen Waren mit minimalem Kostenaufwand in der richtigen Menge und zum richtigen Zeitpunkt ankommen.
ERP steht für Enterprise-Resource-Planning. Ein ERP-System ist eine Software, die das Unternehmen als Ganzes betrachtet und alle wichtigen Bereiche miteinander verbindet. Es hilft Unternehmen, ihr Personal und ihre Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Material sowie Informations- oder Kommunikationstechnologien bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten. – und das über sämtliche Abteilungen hinweg. Somit bildet es die gesamte Ressourcenplanung inklusive eines Austausches mit Drittsystemen ab.
Eine leistungsfähige Software integriert unterschiedliche Geschäftsanwendungen und die Betriebsdaten in einer zentralen Datenbank. Moderne ERP-Systeme verarbeiten und speichern diese Daten in einer Cloud. Das bedeutet: Mitarbeiter können von überall darauf zugreifen, ob im Büro, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort.
Zusätzlich bietet ein ERP-System integrierte Reporting-Funktionen und Dashboards. Diese sorgen dafür, dass wichtige Kennzahlen übersichtlich und aktuell dargestellt werden. So können Entscheidungen auf Basis der aktuellen Unternehmenssituation sicher getroffen werden.
ERP-Systeme decken sämtliche Abläufe ab, die für den Betrieb eines Unternehmens notwendig sind. Dazu gehören unter anderem Finanzbuchhaltung, Controlling, Warenwirtschaft, Kundenmanagement (CRM), Dokumentenmanagement und Servicemanagement. Aber auch Projektcontrolling, Produktionsplanung und -steuerung sowie Qualitätsmanagement werden können unterstützt werden.
Ein Blick in die Praxis zeigt, dass die Begriffe ERP und Warenwirtschaftssystem oft synonym verwendet werden. Das führt nicht nur bei der Recherche zu Verwirrung, sondern erschwert auch die Auswahl des passenden Tools. Zwar basieren sowohl ERP- als auch Warenwirtschaftssysteme auf leistungsfähiger Software, doch ihre Ausrichtung unterscheidet sich.
Festzuhalten ist: Warenwirtschaftssysteme verwalten hauptsächlich den Materialfluss sowie die Produktion und Distribution. ERP-Systeme gehen weiter: Sie steuern das gesamte Unternehmen. Dieser ausschlaggebende Unterschied wird auch beim Vergleich der Funktionen beider Systeme klar:
Heute verdienen viele Unternehmen ihr Geld nicht mehr nur mit Waren – sondern mit Dienstleistungen. Manche bieten sogar ausschließlich Services an. Viele klassische Warenwirtschaftssysteme sind nicht darauf ausgelegt, solche umfangreichen Dienstleistungs- oder Projektmodelle abzubilden. Spezialisierte ERP-Systeme sind hier typischerweise besser geeignet: Sie bilden unterschiedliche Geschäftsprozesse softwaregestützt ab, beschleunigen sie und automatisieren sie teilweise vollständig.
Eine weitere Möglichkeit besteht in der Kombination beider Systeme.
Viele moderne ERP-Systeme bieten bereits integrierte Wawi-Funktionen oder lassen sich modular um diese erweitern. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Unternehmen verwalten alle Prozesse in einem einzigen System, statt mehrere Insellösungen parallel zu betreiben.
Ein integriertes Wawi-Modul deckt typischerweise folgende Funktionen ab:
ERP-Systeme mit integriertem Warenwirtschaftssystem haben vor allem fünf praktische Vorteile:
Gleichzeitig überzeugen derartige Systeme mit ihrer Funktionsvielfalt und ermöglichen es, schneller und flexibler auf das aktuelle Marktgeschehen zu reagieren.
Welche Lösung für Ihr Unternehmen passt, hängt ganz von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sie sollten sich fragen: Was tut mein Unternehmen heute bereits und wohin soll es sich in den nächsten Jahren entwickeln?
| Warenwirtschaftssystem | ERP mit integrierter Wawi |
Passt gut zu | Unternehmen, die hauptsächlich Waren kaufen, lagern und verkaufen | Unternehmen, die ihren Warenfluss und alle weiteren Geschäftsprozesse in einem einzigen System abbilden wollen |
Stärken
| Schnell eingeführt, fokussiert auf Lager und Warenfluss | Weniger Datenverlust zwischen Systemen, da Lager, Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb in einer Plattform laufen |
Grenzen
| Wächst das Unternehmen oder kommen Services dazu, kann das System das oft nicht mehr abbilden | Braucht mehr Zeit und Planung bei der Einführung |
Beispiel | Händler mit einem Lager und überschaubarem Sortiment | Unternehmen, die aus einem Warenwirtschaftssystem herausgewachsen sind und alle Prozesse zentral steuern wollen |
Hinweis: Je nach Geschäftsmodell kann auch eine Kombination aus ERP und Warehouse Management System (WMS) sinnvoll sein. Lesen Sie unseren Blogartikel zu "WMS und ERP: Das sind die Unterschiede."
Klassische Warenwirtschaftssysteme stoßen schnell an Grenzen – vor allem, wenn ein Unternehmen wächst oder über mehrere Vertriebskanäle verkauft. Unternehmen, die alle Geschäftsprozesse in einem System abbilden wollen, sind mit einem ERP-System mit integriertem Warenwirtschaftssystem besser aufgestellt. Daten fließen dann automatisch zwischen Einkauf, Lager, Verkauf und Buchhaltung – ohne manuelle Umwege.
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Ein Warenwirtschaftssystem verwaltet Waren: Lager, Einkauf, Produktion sowie Versand. Ein ERP-System verbindet hingegen alle Abteilungen eines Unternehmens auf einer Plattform, von der Buchhaltung über Personal bis zum Vertrieb. Kurz gesagt: Das Warenwirtschaftssystem steuert den Materialfluss, während das ERP-System das gesamte Unternehmen steuert.
Das hängt vom Geschäftsmodell ab. Wer ausschließlich Waren handelt oder produziert und klare Materialflüsse hat, kommt mit einem Warenwirtschaftssystem oft gut aus. Wer wächst, Dienstleistungen anbietet oder mehrere Abteilungen digital verbinden will, braucht ein ERP-System, das diese Komplexität abbilden kann – oder ein ERP mit integrierter Warenwirtschaft.
Wer ERP und Warenwirtschaft in einem System betreibt, spart sich den Aufwand für mehrere Systeme, die nie richtig miteinander reden. Mitarbeiter müssen nur eine Oberfläche lernen, Daten fließen ohne Umwege – und wenn etwas nicht funktioniert, gibt es nur eine Fehlerquelle. Der größte Vorteil: Alle relevanten Informationen liegen an einem Ort. Das ermöglicht schnellere Entscheidungen.
