Unternehmensplanung in unsicheren Zeiten: Tipps für Unternehmen

Der Ausbruch der Pandemie hat den weltweiten Kreislauf von Logistik, Einkauf und Beschaffung massiv geschädigt.  Produktionseinbrüche, Unterbrechungen der Lieferkette, Beschränkungen des internationalen Handels haben viele Unternehmen unter Druck gesetzt . Und allen voran Planungen und Kalkulationen obsolet gemacht.

"Das letzte Jahr hat offengelegt, welche Anforderungen in einem Umfeld globalisierter Märkte und erhöhter Markt- und Wettbewerbstransparenz auch in Zukunft von Unternehmen gefordert wird: Nämlich Agilität und  Flexibilität - sowohl in der Unternehmenssteuerung als auch in der Planung," so Thomas Groß, Geschäftsführer des Beratungs- und Software-Unternehmens MDIS sowie CEO von evidanza.

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen sei die richtige Grundlage, um auf diese Herausforderungen zu reagieren. Mit welchen Mitteln das gelingt, darüber haben wir mit dem Experten für strategische und organisatorische Entwicklung von kleineren und mittleren Unternehmen gesprochen.

Was versteht man unter strategischer Unternehmensplanung und warum ist sie wichtig?

In jedem Unternehmen werden tagtäglich finanzielle Entscheidungen getroffen. Wie lässt sich der Umsatz durch spezielle Rabattaktionen erhöhen? Wie viele Artikel sollten im Lager vorrätig sein? Wie hoch fallen die Personalkosten im nächsten Quartal aus? Welche Auswirkungen haben geplante Investitionen auf die Liquidität des Unternehmens? Die Gesamtheit dieser Entscheidungen lässt sich als Unternehmensplanung zusammenfassen, zu denen u.a. die Bereiche

•  Liquiditätsplanung
•  Budgetplanung,
•  Einkaufsplanung
•  Vertriebs- und Absatzplanung,
•  Investitionsplanung,
•  Personalplanung

gehören. Ziel ist es, unternehmerische Tätigkeiten so zu kontrollieren, dass mögliche Auswirkungen früh erkennbar und ihr Erfolg bestmöglich steuerbar sind.

Insgesamt geht es um die Effizienz, Umsatzsteigerung und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen. Denn sobald die aktuellen Zahlen von der Planung abweichen, müssen Unternehmer steuernd eingreifen und Maßnahmen beschließen, deren Änderungen ebenfalls überwacht und gegebenenfalls justiert werden müssen. Einen vollständigen Überblick über alle Vorgänge im Unternehmen bieten digitale Unternehmenslösungen wie etwa ERP-Systeme. Die gesammelten Daten können durch Unternehmensplanungssoftware bestens analysiert werden.

Glaubst du, der deutsche Mittelstand ist auf diesem Gebiet bereits gut aufgestellt und warum? Wie schneidet er im Vergleich zu Großunternehmen ab?

Die zunehmende Komplexität der Unternehmenssteuerung auf Management- und Prozessebene ist kein alleiniges Phänomen des gehobenen Mittelstands. Auch kleinere und mittelgroße Unternehmen müssen sich den Anforderungen steigender Geschäfts-Komplexität, höherer Markttransparenz und einem wachsenden Wettbewerbsdruck stellen. Dafür greifen sie zu Lösungen zur Unternehmens- und Finanzplanung, bleiben aber unter ihren Potenzialen: Denn häufigstes Mittel für Finanzauswertungen und -planung sind dabei immer noch Standardlösungen wie Microsoft Excel oder Microsoft Power BI. Mit Excel stoßen Unternehmen schnell an Grenzen:

• Simulationen oder bestimmte andere Planungsfunktionen stehen nicht zur Verfügung.
• Die Datenqualität ist ungenügend.
• Der eigentliche Planungsaufwand durch Excel ist groß.
•  Die Integration der Exceldaten in die Abteilungsplanungen ist aufwändig.
• Verschiedene Versionen von Planungsdaten und Excellisten führen zu Fehlern und Fehlplanungen.

Doch für Controlling-Experten oder gar Controlling-Abteilungen fehlt es in vielen mittelständischen Unternehmen schlicht an den finanziellen Mittel.

Aus deiner Sicht, was machen Großunternehmen besser als der Mittelstand und wovon können gerade KMU dank moderner Softwarelösungen profitieren?

Große Unternehmen haben ganzheitliche Datenaggregation, Datenanalyse und Szenarienplanung als Erfolgsfaktor für Wachstum und Geschäftsmodellanpassung institutionalisiert. Hierfür nutzen sie Controlling-Abteilungen und umfängliche Controlling-Software, um die verfügbaren Ressourcen im Unternehmen bestmöglich einzusetzen. Dies ist auch und gerade bei komplexen Holdingstrukturen, verschiedenen Niederlassungen und zahlreichen Kostenstellen enorm wichtig.

Doch auch kleinere und mittlere Unternehmen ohne exzessives Budget und Controlling-Knowhow können und sollten auf eine professionelle und effektive Unternehmensplanung setzen. Denn gerade sie müssen ihre Ressourcen effizient einsetzen, um sich in ihrer Nische zu behaupten. Hierfür gibt es spezielle Planungssoftware wie evidanza, die alle Planwerte für Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) sowie Bilanz und Cashflow-Rechnungen umfasst.

Die Daten bauen aufeinander auf und beeinflussen einander. So hat die Geschäftsleitung einen ganzheitlichen Blick auf die erwartete Entwicklung des Unternehmens, kann Einkauf, Personalentwicklung, Marketingmaßnahmen und Investitionen aufgrund verlässlicher Zahlen planen und Budgets bedarfsgerecht zuteilen. Außerdem verbessert integrierte Planungssoftware die Kommunikation mit sämtlichen Stakeholdern des Unternehmens, sowohl intern als auch extern, z.B. mit Banken.

Du hast die Auswirkungen der Corona-Krise auf Unternehmen genau beobachtet. Wie wird die Krise die Natur der Finanz- und Unternehmensplanung verändern?

Die Corona-Krise hat bewährte Planungsabläufe in Frage gestellt und die Aussagekraft bekannter Planungszeiträume und -prognosen gemindert. Wie sich das Geschäft angesichts eingebrochener Nachfrage, massiver Lieferengpässe, Produktionsrückgängen und des eigenen Umsatzrückgangs in naher Zukunft entwickeln würde, war und ist kaum mehr vorhersagbar.

Damit hat die Krise drastisch offenbart, was Unternehmen auch in Zukunft hinsichtlich ihrer Unternehmenssteuerung beachten müssen: Planungen müssen zeitnah neu ausgerichtet und erforderliche Maßnahmen schnell umgesetzt werden, um effektiv auf neue Kundenanforderungen oder Wettbewerber reagieren zu können.

Wenn sich beispielsweise neu aufgebaute Vertriebswege oder neue Services als erfolgreich herausstellen, sollten Unternehmen ihre kompletten Einkaufs-, Service-, Lager- und Logistikprozesse neu planen und ausrichten, um neue Umsatzquellen nicht versiegen zu lassen. Gerade hier entfalten moderne ERP-Plattformen mit integrierter Planungssoftware wie evidanza ihre Magie. Denn genau dieses Zusammenspiel von ganzheitlicher Auswertung der Unternehmensdaten und der flexiblen Anpassbarkeit der Unternehmensprozesse im ERP-System tragen zur Widerstandsfähigkeit von Unternehmen bei.

Wie können gerade kleinere und mittlere Unternehmen kurzfristig ihre Liquidität sichern und die Weichen für die Zukunft legen? Hast du Tipps und Hilfestellungen?

Natürlich sollten Unternehmen, die besonders von der Krise und den Lockdowns betroffen wurden, auf staatliche Fördermittel zurückgreifen. Bei der Beantragung von Fördergeldern und staatlichen Hilfsmitteln ist eine vollumfängliche Aussagefähigkeit mit aktuellen Zahlen zur Unternehmensentwicklung übrigens essenziell. Hierfür bietet Planungssoftware Abhilfe.

Weitere Hilfestellungen, wie Unternehmen ihre Liquidität erhöhen und Zahlungsfähigkeit sichern können, finden Sie hier.

Darüber hinaus gilt es auch jetzt für die Zeit nach Corona zu planen. Mithilfe der Szenarioplanung können Unternehmer die zukünftige Gewinnerwartung unter Berücksichtigung verschiedener Risiken simulieren. Rollierende Forecasts helfen, die Entwicklung täglich zu überprüfen und Anpassungen der wichtigsten Kennzahlen vorzunehmen. Das schützt vor Verlusten und sorgt für den Fortbestand des Unternehmens. Auf Basis all dieser Daten lassen sich optimistische Investitionsentschei-dungen in neue Geschäftsmodelle und Vertriebswege fundiert belegen und so schon jetzt die Weichen für die Zeit nach Corona legen.

Sie wollen mehr zum Thema Unternehmensplanung erfahren? Lesen Sie hier, wie Unternehmensplanung als Gamechanger in der Coronakrise fungiert.