Mittelständische Unternehmen treffen ihre Investitionsentscheidungen in aller Regel nicht ohne detaillierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Neben der steigenden Effizienz zählt die Betrachtung des ROI zu den wichtigen Parametern, die Investitionen in ein ERP-System wie Haufe X360 alternativlos machen, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu sichern.
Für kleine und mittelständische Unternehmen, die sich mit der Einführung eines ERP-Systems beschäftigen, sind die Rentabilität und die Amortisationsdauer der Investition von besonderer Bedeutung. Ein ROI lässt sich in vielen Bereichen erzielen. Die Eliminierung von Infrastrukturkosten, vielfältige Automatisierungen oder aufeinander abgestimmte Marketing- und Vertriebsaktivitäten sind nützliche Beispiele, um herauszufinden, ob sich ein ERP für den Mittelstand lohnt.
Branchenspezifische ERP-Anwendungen zielen darauf ab, den ROI zu steigern. In eine verlässliche und aussagekräftige Berechnung des ROI sollten deswegen materielle und immaterielle Faktoren einfließen. Neben Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und Umsatzwachstum können das beispielsweise auch die Mitarbeiterzufriedenheit oder treue Kunden sein.
Der Begriff Return On Investment stammt aus der Betriebswirtschaftslehre und ist die englische Bezeichnung für Kapitalrendite. Bemessen wird mit dem ROI die Rentabilität bzw. die Kapitalrendite von Investitionen. Eingesetzt wird der ROI in aller Regel bei allen Investitionsberechnungen. Unter Berücksichtigung von Anfangsinvestition sowie Lizenz- und Implementierungskosten und der Nutzungsdauer und weiterer Parameter ist es möglich, exakt zu bestimmen, welche Rendite Investitionen im Verhältnis zum eingesetzten Kapital erwirtschaften. Der Definition zufolge beschreibt der ROI, wie viel Gewinn oder Nutzen in einem festgelegten Zeitraum unter Berücksichtigung der finanziellen Investitionen erwirtschaftet wird.
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der nicht zu unterschätzen ist. Deswegen ist es nicht verwunderlich, dass die Implementierung eines ERP für viele Unternehmen das wichtigste Digitalisierungsprojekt ist. Vor diesem Hintergrund kommt der Frage, wann sich ein ERP für den Mittelstand lohnt und wie es um den ROI des ERP bestellt ist, eine besondere Bedeutung zu.
Die Vorteile moderner ERP-Systeme sind unbestritten: Cloud-basierte Software-Lösungen wie Haufe X360 erfüllen bereits im Standard über alle denkbaren Funktionen, um mittelständische Unternehmen auf digitaler Ebene zu einem Performance-Schub zu verhelfen. Über Schnittstellen und Erweiterungen lassen sich zudem individuelle Anforderungen an das ERP-System realisieren. Mit der Berechnung des ROI stellen IT-Verantwortliche ihre Entscheidung auf eine betriebswirtschaftliche Grundlage.
Um den ROI eines ERP beurteilen zu können, ist eine realistische Betrachtung der Gesamtbetriebskosten erforderlich – das sogenannte Total Cost Of Ownership (TCO). Keine leichte Aufgabe: Die verschiedenen Preismodelle der Hersteller unterscheiden sich mitunter deutlich voneinander. Zu berücksichtigen sind deswegen auch die folgenden Positionen:
Herkömmliche ERP-Anwendungen sind unbefristet lizenziert. Das bedeutet: Unternehmen erwerben die Software mit jährlichen Wartungs- und Supportverträgen für Fehlerbehebungen, Aktualisierungen und technischen Support.
Moderne Cloud-ERP-Anwendungen werden online gehostet und jährlich lizenziert. Da kostspielige Infrastruktur- und Systemadministration entfallen, sind die Gesamtbetriebskosten in der Regel wesentlich niedriger. Wartung und Support sind meist inklusive. Hinzu kommt die einfache und schnelle Implementierung des ERP-Systems. Faktoren wie diese sorgen dafür, dass beim Projektstart von Cloud-basierten ERP-Systemen vergleichsweise geringe Kosten anfallen. Das kommt dem ROI des ERP-Projekts zugute. Erfahrungen aus der Praxis in den USA zeigen, dass die Kosten eines CLOUD-ERP im Vergleich zu einem unbefristet lizenzierten ERP-Systems nur die Hälfte betragen können.
Bemerkenswert: Haufe X360 zählt zu den wenigen ERP-Systemen mit unbegrenzter Benutzerlizenzierung. Wachstumsbarrieren für kleine und mittlere Unternehmen entfallen damit.
Lag die Nutzungsdauer eines ERP-Systems jüngst noch bei 10 bis 15 Jahren, so hat sich die Dynamik heute deutlich beschleunigt. Grund dafür sind moderne Cloud-Technologien, enger Wettbewerb und steigende Anforderungen. Das bleibt nicht ohne Auswirkungen auf die Amortisationszeit. Mit einem realistischen Blick auf die aktuelle Situation ist deswegen davon auszugehen, dass sich Investitionen in ein ERP-System spätestens innerhalb von fünf bis sieben Jahren amortisieren. Auf diesen Zeitraum sollte sich also auch die ROI Berechnung beziehen.
Bei der Berechnung des ROI sollten Sie indirekte oder versteckte Kosten nicht vernachlässigen. Diese werden häufig unterschätzt, können aber erheblichen Einfluss auf die Gesamtbetriebskosten nehmen.
Demo- oder Tryout-Versionen helfen, um materielle und immaterielle Renditen exakt zu bestimmen und Risikofaktoren zu identifizieren. Diese praktischen Erfahrungen schützen vor Bewertungsfehlern und übertriebenem Optimismus.
Um Kosten und Nutzen eines neuen ERP-Systems im Rahmen einer ROI-Berechnung herauszufinden, gibt es drei Methoden. Bei den folgenden Modellrechnungen gehen wir davon aus, dass ein neues ERP-System in einem Zeitraum von fünf Jahren – das entspricht der in Deutschland üblichen Abschreibungsfrist für Software-Investitionen – Gesamtbetriebskosten in Höhe von 100.000 Euro verursacht. Dem stehen Einsparungen und andere finanzielle Vorteile – dem sogenannten Gesamtnutzen – im Wert von 150.000 Euro gegenüber.
Werte für die Berechnung:
Die Betrachtung der Amortisationszeit – also die Zeitspanne, die erforderlich ist, um die Investitionskosten wieder hereinzuholen – ist eine weitere Möglichkeit, um den ROI zu betrachten.
Liegt der Gesamtnutzen eines ERP-Systems bei 25.000 Euro, dann ergibt sich eine Amortisationszeit von vier Jahren. Um das in Methode 1 und 2 gewählte Beispiel weiterzuführen: Bei einem Gesamtnutzen in Höhe von 150.000 Euro innerhalb von fünf Jahren ergibt sich ein jährlicher Nutzen von 30.000 Euro. Das entspricht einer Amortisationszeit von 3,33 Jahren.
Grundsätzlich ist bei allen Berechnungen der Amortisationszeit zu beachten: Weder Kosten noch Nutzen verteilen sich gleichmäßig über die angenommene Lebenszeit der Investition. Deswegen dient die Berechnung der Amortisationszeit auf der Grundlage der Gesamtbetriebskosten und des Gesamtnutzens über mehrere Jahre nur einer groben Orientierung.
Die weitverbreitete Annahme, dass die Kosten einer ERP-Einführung nur schwerlich zu berechnen sind, ist falsch. Auch die Vorbehalte vieler Unternehmen, dass die Vorteile der ERP-Systeme nicht leicht zu quantifizieren sind, wurden längst widerlegt.
Mit der Berechnung des ROI bzw. der Kapitalrendite lassen sich realistische Bewertungen des Verhältnisses zwischen den Gesamtbetriebskosten eines ERP und dem Gesamtnutzen über einen Zeitraum von mehreren Jahren treffen. Mithilfe sogenannter Break-Even-Analysen erhalten Interessenten eine solide Entscheidungsgrundlage, die auf einer Vielzahl direkter und indirekter, offensichtlicher sowie versteckter Kosten und Vorteile basiert.
Aus der Unternehmerperspektive bieten Cloud-ERP-Systeme ein Höchstmaß an Sicherheit. Derartige Digitalisierungsprojekte sind exakt auf die geschäftlichen Anforderungen und die finanziellen Möglichkeiten mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Der Funktionsumfang lässt sich flexibel erweitern. Dennoch bleiben die Gesamtbetriebskosten auch langfristig kalkulierbar. Staatliche Hilfen erleichtern den Einstieg in die moderne ERP-Welt, bei der die Vorteile die Kosten langfristig deutlich übersteigen.
Wie lange es dauert, bis der ROI einer ERP-Einführung zu sehen ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Gemäß den Ergebnissen der Forrester Studie (2020) erreichen 66 Prozent der Unternehmen den ROI mit dem ERP-System von Haufe X360/Acumatica nach nur 16 Monaten. In Abhängigkeit von der Projektgröße können aber auch bis zu sieben Jahre vergehen, bis der ROI erreicht ist.
Ein sorgfältig geplantes und von einem erfahrenen ERP-Anbieter maßgeschneidertes ERP-System ist ein gutes Investment. Das skalierbare ERP-System Haufe X360 wächst mit dem Unternehmen. Automatisierungen und Effizienzsteigerungen stärken die Wettbewerbsfähigkeit und bieten Vorteile, die die Kosten langfristig übersteigen.
Allgemeingültige Aussagen über den Zeitraum einer ERP-Implementierung sind nur schwer möglich. Die tatsächliche Dauer einer ERP-Einführung von Haufe X360 hängt stark von individuellen Faktoren wie Betriebsgröße, Komplexität, Datenmigration, internen Ressourcen oder dem Schulungsaufwand des jeweiligen Unternehmens ab.
Bei kleinen Unternehmen kann die Einführung von Haufe X360 innerhalb von zwei bis drei Monaten erfolgen. Realistischer ist es jedoch, mit sechs bis neun Monaten zu kalkulieren.
