Mit smarten Mietlösungen sorgt RentClean bei Hunderten von Unternehmen für eine perfekte Waschraumausstattung sowie saubere Schmutzfangmatten – und das dauerhaft. Haufe X360 ist die zentrale Steuerungsplattform.
Kennen Sie das? Man kommt in eine öffentliche Toilette und der Seifenspender ist leer. Für viele Unternehmen ist so etwas verständlicherweise ein Tabu. Schließlich entscheidet das Ambiente mit darüber, ob Kunden und Mitarbeitende sich wohl fühlen – und genau an dieser Stelle punktet das Know-how von RentClean: Das Unternehmen aus Pforzheim vermietet nicht nur Schmutzfangmatten und Hygieneprodukte, sondern koordiniert im Hintergrund auch ein fein abgestimmtes Netzwerk aus Partnerfirmen, die für den dazugehörigen Service sorgen.
„Wir sind die zentrale Schnittstelle“, erklärt Cornelia Kis-Kadi von RentClean. „Unternehmen, Vereine und Organisationen wenden sich an uns, wenn sie etwa Handtuch- und Seifenspender mieten möchten. Anschließend sorgen wir mit unseren Partnern dafür, dass der Austausch und das Nachfüllen dieser Produkte reibungslos ablaufen.“ Dabei sind zwei Aspekte entscheidend: Zum einen betreut RentClean deutschlandweit eine große Zahl von Kunden. Zum anderen sind diese Unternehmen sehr unterschiedlich – also gibt es je nach Größe und Branche einen sehr variablen Bedarf. Jedes Servicekonzept ist anders. Wie steuert man so etwas? „Wir hatten jahrelang einen Software-Mix, wobei diese Programme nicht verbunden waren. Das erhöhte den Arbeitsaufwand“, erklärt Cornelia Kis-Kadi. „Unser Ziel war deshalb, mit einem zentralen ERP-System ein höheres Maß an Automatisierung und Digitalisierung zu realisieren.“
das System berechnet automatisiert die Zahl der Serviceeinsätze pro Monat und Kunde
organisiert anhand der Kundennamen
angepasst an die Anforderungen des Unternehmens
für eine sehr spezielle Wertschöpfungskette
User überprüfen die Dokumente nur noch kurz vor dem Versand
In der Folge kontaktierte das Unternehmen Haufe X360 und die Implementierungsspezialisten von Bold & Epic – mit einem klaren Auftrag: Das Management der Dienstleistung sollte zukünftig mit nur noch einer Software erfolgen. „Das weitere Vorgehen war idealtypisch für unsere Arbeit“, erklärt Manuel Schulze, Geschäftsführer von Bold & Epic. „Wir haben alle Prozesse vor Ort durchgesprochen und darauf aufbauend eine passgenaue Lösung modelliert. Zum Beispiel spielte die einfache Kalkulation der Serviceleistungen eine zentrale Rolle. Heute steht eine Lösung, die sich perfekt in den Arbeitsalltag einfügt und die Mitarbeitende bei ihren Aufgaben unterstützt. Das ist immer der Anspruch.“
Nehmen wir einmal an, man möchte den Verbrauch von Hygieneartikeln und Türmatten bei einem Unternehmen ermitteln: Genügt die Mitarbeiterzahl als Rechengrundlage? „So einfach ist es nicht“, betont Cornelia Kis-Kadi im Gespräch. „Sie dürfen nicht vergessen, dass es zum Beispiel saisonale Unterschiede gibt. In den kälteren Monaten steigt der Verbrauch insgesamt an. Außerdem organisieren manche Unternehmen große Veranstaltungen mit Gästen in ihren Räumen. Dann werden viel mehr Seife und Handtücher verbraucht und alle Eingangsmatten sind am Ende stärker verschmutzt. Solche Faktoren haben wir im Blick, wenn wir unsere Servicepläne erstellen. Beratung und Erfahrungswissen spielen also eine wichtige Rolle.“
Die dazugehörige Software-Lösung bestand in der Vergangenheit aus zwei Programmen: eines für die Sachbearbeitung und ein zweites für Rechnungserstellung sowie Buchhaltung. „Uns fehlte ein durchgängiger Prozess, der die Arbeitsschritte verbindet“, fasst Cornelia Kis-Kadi zusammen. „Zudem haben wir viele Prozesse manuell ausgeführt. Das erschien uns nicht mehr zeitgemäß.“
Unter diesen Vorzeichen machte sich das Unternehmen auf die Suche nach passender ERP-Technologie. Diverse Lösungen waren in der Auswahl. Den Ausschlag für Haufe X360 gab am Ende der Faktor „Flexibilität“: „Es war uns von Anfang an klar, dass wir nicht mit einer ERP-Standardkonfiguration arbeiten können“, erklärt Cornelia Kis-Kadi. „Schließlich planen wir für unsere Kunden individuelle Serviceprozesse, die eine entscheidende Grundlage für Angebot und Rechnungsstellung darstellen. Diese Serviceplanungen sollten zukünftig stark vereinfacht ablaufen – so unser Ziel zu Beginn. Wir haben uns deshalb für eine ERP-Lösung entschieden, mit der man solche Details ohne großen Aufwand umsetzen kann.“
Für Bold & Epic war diese Aufgabe eine „Steilvorlage“, denn der Implementierungspartner von Haufe X360 legt Wert auf ERP-Lösungen, die den Prozess eines Unternehmens im Detail abbilden. „Für den ersten Schritt sind wir deshalb meist vor Ort und sprechen mit Anwendern über tägliche Herausforderungen. Das war bei RentClean nicht anders“, erklärt Manuel Schulze, Geschäftsführer von Bold & Epic. „Die spezielle Steuerung der Serviceintervalle und die Kommunikation mit Partnerfirmen standen dabei im Fokus. Im zweiten Schritt haben wir dann sogar diverse Unterlagen und Dokumente gesichtet, um die Wertschöpfungskette wirklich komplett zu erfassen.“
Und genau diese Arbeitsweise – immer dicht am User dran – prägte auch den weiteren Verlauf der Implementierung, denn die ERP-Lösung für RentClean wurde Stück für Stück perfektioniert. Dazu stand eine Testversion zur Verfügung, die Bold & Epic anhand der User-Rückmeldungen kontinuierlich modifizierte. „Außerdem gab es wöchentliche Meetings zur Klärung von Fragen und für allgemeine Anregungen. Wir standen immer bereit und führten die User langsam an das System heran“, betont Manuel Schulze.
Bleibt zuletzt ein Blick auf den Go-Live, den Cornelia Kis-Kadi rundum positiv bewertet. „Es war sicher ein Vorteil, dass wir das ERP-System bereits in den Wochen zuvor regelmäßig genutzt haben – das Einpflegen von laufenden Service-Zeitplänen stand dabei auf der Agenda. Am Ende stellte der finale Schritt kein großes Problem mehr dar. Das System läuft seitdem weitgehend reibungslos.“
Und wie wirkungsvoll ist das neue ERP-System im Arbeitsalltag? Die Antwort führt direkt zu Details – Beispiel „Servicezeitpläne“: Je nach Kundenwunsch werden die vermieteten Schmutzfangmatten und Hygieneprodukte alle 7, 14 oder 28 Tage getauscht. Allerdings ist auf dieser Basis zunächst nicht klar, wie oft ein Servicepartner pro Abrechnungszeitraum vor Ort ist. Schließlich kann das etwa beim 28-Tage-Rhythmus auch zweimal in einem Monat der Fall sein (zum Beispiel am ersten und 29. Kalendertag). „Trotzdem wollen wir stets präzise auf Basis der tatsächlichen Serviceeinsätze abrechnen“, sagt Cornelia Kis-Kadi. „Hier hilft uns Haufe X360 entscheidend, denn das System ermittelt automatisch anhand von Auftragsdaten und Monatsverlauf, wie oft unsere Partner vor Ort waren – und das eben bei sehr vielen Kunden und ohne Fehler.“
Darüber hinaus punktet Haufe X360 bei der unternehmerischen Organisation. So lassen sich zum Beispiel neue Kunden sehr schnell im System anlegen, weil für alle Eingaben vordefinierte Masken vorliegen. Auf diese Weise werden Servicepartner, Zeitpläne und Abrechnungsarten im Handumdrehen definiert. Der Versand des Angebots erfolgt anschließend aus dem System heraus. „Außerdem hilft mir X360 dabei, den laufenden Mietauftrag kontinuierlich zu steuern. Dazu werden alle Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und vieles mehr dem Kunden zugeordnet. Das Dokumentenmanagement ist eine große Hilfe“, betont Cornelia Kis-Kadi.
Nicht zuletzt ist der Blick in die nahe Zukunft interessant, denn RentClean und Bold & Epic arbeiten an weiteren Verbesserungen: Die Rechnungsstellung soll von teilautomatischen Prozessen profitieren. Dazu wird Haufe X360 zukünftig einmal pro Nacht alle anstehenden Rechnungen selbstständig erzeugen und den Usern bereitstellen – nach kurzer Prüfung erfolgt der Versand aus dem System heraus. „Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit der Lösung“, resümiert Cornelia Kis-Kadi. „Wir arbeiten effizienter und haben zugleich eine flexible Plattform, die wir in der Zukunft weiter ausbauen können. Unsere zentralen Ziele haben wir erreicht.“
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