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VoTec GmbH

Prozessoptimierung in der Fertigung:

Mehr Effizienz durch exakte Produktionsplanung

VoTec produkte

Kurzübersicht VoTec GmbH

Branche
Metallbearbeitung/Maschinenbau
Sitz
Arrach, Bayern
Mitarbeiter
30
Software vor Haufe X360
WISO MeinBüro, Excel

Über VoTec GmbH

Die VoTec GmbH ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen aus Arrach in Bayern, das auf hochpräzise Metallbearbeitung nach DIN ISO 9001 spezialisiert ist. VoTec begann vor 25 Jahren als Ein-Mann-Betrieb, 2011 wurde die GmbH gegründet, heute drehen und fräsen fast 30 Mitarbeiter im Zwei-Schicht-Industriebetrieb komplexe Teile an 13 CNC-Maschinen. Dabei setzt das Unternehmen auf modernste Drei- und Fünf-Achs-Fräszentren, voll automatisierten Drehanlagen, kontinuierliche Optimierung der Prozesse und die Programmierung über CAD-CAM-Systeme (Computer Aided Design, Computer Aided Manufacturing). Und auch bei der flexiblen Fertigungsplanung werden Präzision und Termintreue großgeschrieben.

„Durch die exakte Fertigungsplanung mit Haufe X360 können wir heute unsere Mitarbeiter und Maschinen wesentlich effizienter einsetzen und viel genauer prognostizieren, wie viele Aufträge wir tatsächlich annehmen und termingerecht erfüllen können. Wir nutzen das System erst seit drei Monaten, aber das Plus an Effizienz wird sich zukünftig sicher auch auf die Umsätze positiv auswirken.“

Maria Vogl
Geschäftsführerin VoTec GmbH

Auf einen Blick:
Der Mehrwert für VoTec

Planungssicherheit bei der Maschinenbelegung
Voller Überblick über alle Maschinen, Arbeitsstationen, Artikel, Kundenaufträge und Mitarbeiter.

Einheitliches System für alle Prozesse
Keine Brüche mehr zwischen unterschiedlichen Softwares, Verknüpfung aller Unternehmensdaten in einer Lösung.

Schneller Go Live
Go live des ERP-Systems inklusive Datenmigration aus Excel, Word und WISO in nur ca. 10 Wochen.

Vielzahl an Standard-Funktionalitäten
Einfache und kostengünstige Implementierung Out-of-the-Box, keine aufwändigen Sonderprogrammierungen.

Cloud-Vorteile
Kundenmanagement, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Lagerverwaltung ortsunabhängig und online möglich. 

Papierlose Zeiterfassung in der Fertigung
Haufe X360 ermöglicht direkte Eingabe der Maschinenzeiten ins System und sorgt so für Zeitersparnis und exakte Daten.

Herausforderungen

Unternehmenswachstum führt zu ersten Digitalisierungs-Schritten

Schon vor der Gründung der GmbH wuchs das Unternehmen kontinuierlich, das Auftragsvolumen nahm zu, neue Mitarbeiter konnten eingestellt, neue Maschinen angeschafft werden. Die gesamte Buchhaltung lief zunächst noch über eine Steuerberatungskanzlei, ab 2011 übernahm Maria Vogl, heute Geschäftsführerin des Mittelständlers, diesen Bereich – lange bevor ein modernes Cloud-ERP-System wie Haufe X360 zum Einsatz kam. „Das habe ich damals noch alles mit Excel gemacht. Aber mit dem stetigen Wachstum wurde das Geflecht aus verknüpften Tabellen einfach zu unübersichtlich und wir brauchten eine andere Lösung“, erklärt die Betriebswirtin.

2014 entschied man sich für die Software WISO MeinBüro. „Das Programm ist einfach, klar strukturiert, günstig und selbsterklärend. Damit kamen wir lange ganz gut zurecht. Aber durch unser kontinuierliches Wachstum, mit immer mehr Mitarbeitern und Arbeitsstationen, wurden auch die Arbeits- und Fertigungsprozesse im Unternehmen immer komplexer, und da stieß das Programm an seine Grenzen, weil es eben auf die Buchhaltung beschränkt ist“, erinnert sich Vogl. 

Zunehmende Komplexität in der Fertigung

Was bei WISO MeinBüro fehlte, war eine digitale Lösung zur Planung von Fertigungsprozessen, Maschinenbelegungen und Personalkapazitäten. Auch hier behalf man sich zunächst lange mit einem immer komplexer werdenden System aus multipel verknüpften Excel-Tabellen. „Aber es wurde immer schwieriger, bei 30 Mitarbeitern und 13 Maschinen im Zwei-Schicht-Betrieb damit den Überblick zu behalten: Ich musste Kundenaufträge einzelnen Maschinen und Mitarbeitern zuordnen, Belegungszeiten von Arbeitsstationen koordinieren, Ausweichmöglichkeiten vorhalten und Liefertermine im Blick haben.“ 

Eine spezifische Herausforderung hinsichtlich einer exakten Fertigungsplanung bei VoTec besteht zudem darin, dass das Unternehmen neben Serienprodukten häufig Sonderanfertigungen bzw. Einzelstücke herstellt: Maschinenteile, Hydraulikzylinder, Automotive-Komponenten, Medizintechnik. „Wir decken das gesamte Spektrum des Maschinenbaus ab. Anders als bei Serienprodukten lässt sich die Planung bei Sonderanfertigungen nicht einfach aus Erfahrungswerten ableiten“, erklärt Vogl. Vielmehr braucht es dazu eine genaue Datenerfassung bei der Herstellung einzelner Komponenten, auf deren Basis sich auswerten lässt, wie viel Zeit bestimmte Arbeitsschritte in Anspruch nehmen. 

Mehr Effizienz, optimale Auslastung und exakte Liefertermine als nächstes Ziel

Durch die zunehmende Komplexität und das weiterhin wachsende Auftragsvolumen wurde es immer schwieriger, bei Kundenanfragen klare Voraussagen zu treffen: Welche Maschinen-Kapazitäten sind noch vorhanden? Welche Mitarbeiter können wann an welcher Station eingesetzt werden? Wie lässt sich vermeiden, dass einzelne Arbeitsstationen stillstehen oder Mitarbeiter warten müssen und dadurch die Effizienz im Unternehmen insgesamt leidet? 

„Für mich war es manchmal schwer, genau abzuschätzen: Können wir diesen Auftrag noch annehmen? Reichen unsere Ressourcen, um den Liefertermin einzuhalten? Irgendwann war klar, dass wir ein verlässliches Tool brauchen, mit dem wir exakter planen können“, so Vogl. Also machte man sich bei VoTec auf die Suche nach neuer Unternehmens-Software, um nicht nur den bestehenden betrieblichen Anforderungen besser gewachsen, sondern auch für die Zukunft gut aufgestellt zu sein.

Wechsel zu Haufe X360

Beratung durch zertifizierten Haufe-Implementierungspartner SYSolution GmbH

„Wir haben uns eine ganze Reihe an Unternehmens-Softwares speziell für die Fertigung angesehen, zum Beispiel Sage und Evo, aber auch viele andere.“ Zur selben Zeit stellte Geschäftsführerin Vogl die Buchhaltung von WISO MeinBüro auf lexoffice Lohn & Gehalt von Lexware aus dem Hause Haufe um. „Bei der Umstellung hat uns die SYSolution GmbH als Implementierungspartner von Haufe unterstützt. Im Gespräch mit dem SYSolution-Geschäftsführer, Herrn Omasmeier, habe ich dann erwähnt, dass wir auch auf der Suche nach einer geeigneten Software für unsere Produktionsplanung sind, und er hat mir das Cloud-ERP Haufe X360 empfohlen.“

Die sehr guten Erfahrungen bei der Implementierung von lexoffice Lohn & Gehalt waren der Grund für das Vertrauen in die Empfehlung Omasmeiers. „Beim Einrichten des Lohnprogramms war der Support immer erreichbar und super kompetent. Und durch frühere Erfahrungen war uns klar, dass die beste Software wenig nützt, wenn man mal nicht weiterkommt und keine Hilfe hat. Und natürlich haben uns auch die Funktionalitäten des Haufe X360-Moduls für die Produktion überzeugt“, beschreibt Vogl die Entscheidungsfindung bei VoTec. 

Schneller Go-Live allein mit Standardfunktionalitäten des Produktionsmoduls

Die eigentliche Implementierung von Haufe X360 bei VoTec dauerte vom Startschuss bis zum Go-Live weniger als drei Monate. „Das lief alles reibungslos ab, SYSolution hat uns dabei optimal betreut und alle unsere Prozesse genau so umgesetzt wie wir das wollten. Am ersten Mai 2022 konnten wir auf Haufe X360 umstellen und alle Standardabläufe wie Auftragsabwicklung, Angebote oder Rechnungsstellung sofort ausführen“, so Vogl. „Dazu hatten wir auch sehr gute Schulungen durch SYSolution für alle unsere Mitarbeiter. Bei weiteren Fragen konnten und können wir per Telefon oder in Videokonferenzen mit dem Support immer alles zeitnah klären.“

„Einen Großteil des Arbeits- und Zeitaufwands bei der Umstellung hatten wir bei der Migration und der Anpassung der verschiedenen Daten aus Excel, Word und WISO MeinBüro in das moderne ERP-System von Haufe“, erinnert sich Alois Hastreiter, verantwortlicher Projektleiter bei SYSolutions. „Wir hatten die Daten und Dokumente von VoTec im Vorfeld erhalten und in Haufe X360 integriert. Dann ging es darum, die spezifischen Prozesse der Produktionsplanung, der Fertigung und der betrieblichen Organisation bei VoTec genau in Haufe X360 abzubilden. Unser Ziel dabei war, möglichst ohne zeit- und kostenintensive Sonderprogrammierungen auszukommen und alles über die Standardfunktionalitäten in X360 zu lösen. Das ist uns zu 100% gelungen.“ 

Ergebnisse

Erfolgreiche Prozessoptimierung in der Fertigung durch verknüpfte Daten

„Wir nutzen Haufe X360 zwar erst seit drei Monaten und stehen noch ganz am Anfang, aber bisher haben sich unsere Erwartungen erfüllt“, fasst Maria Vogl ihre Erfahrungen zusammen. „Ich kann jetzt zum Bespiel jeden Kundenauftrag einzelnen Maschinen zuordnen, kann die Belegung der Maschinen sehen und die offenen Kapazitäten, so dass ich auch direkt Ausweichmaschinen finde, wenn das nötig ist. Die Frage, ob ich einen Kundenauftrag noch annehmen kann, ist jetzt definitiv leichter zu beantworten.“ 

Der Grund: Im Produktions-Modul von Haufe X360 lassen sich alle Mitarbeiter, Prozesse, Maschinen, und Arbeitsstationen, die ein Werkstück bis zur Fertigstellung durchläuft, exakt abbilden. Auch alle Daten und Termine zu Kunden und Lieferanten sind hinterlegt, vernetzt und grafisch sowie tabellarisch darstellbar, je nach dem, wie die Benutzer das System konfigurieren. „Man kann beispielsweise alle Fertigungsschritte eines Kundenauftrags unter Berücksichtigung von Faktoren wie Vorlaufzeiten oder Lieferterminen für Materialien kalendarisch hinterlegen. Anhand von konfigurierbaren Prioritäten lassen sich dann multiple Produktionsaufträge parallel planen“, erklärt SYSolution-Projektleiter Hastreiter. „Wenn man das händisch mit Excel-Tabellen macht, ist das eine hochkomplexe Aufgabe, die viel Zeit und Konzentration kostet und außerdem fehleranfällig ist. Mit Haufe X360 sind es nur ein paar Mausklicks.“

Kalkulations-Tools liefern schnell und übersichtlich wichtige Unternehmenszahlen

„Die Kalkulations-Tools haben unsere Erwartungen schon jetzt übertroffen“, freut sich VoTec-Geschäftsführerin Vogl. „Zum einen, weil SYSolution in Haufe X360 exakt das umgesetzt hat, was wir selbst früher in Excel definiert hatten. So mussten wir uns nicht – wie befürchtet – an vorgegebene Standard-Formulare gewöhnen. Zum anderen, weil das Programm Zahlen liefert und einfach nutzbar macht, die wir früher mühsam händisch ausrechnen mussten. Ein Beispiel: Der Stahlpreis schwankt derzeit sehr stark, und wir müssen das an unsere Kunden weitergeben. Früher musste ich bei einer Preisänderung jeden Kundenauftrag neu berechnen. Heute gebe ich den neuen Preis ein, klicke auf ,Aktualisieren‘ und habe für jeden Artikel das aktuelle Ergebnis.“

Auch die geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten von Mitarbeitern an einzelnen Artikeln lassen sich mit Haufe X360 automatisiert erfassen und abgleichen. „Früher haben die Mitarbeiter ihre Zeiten in Tabellen auf Papier eingetragen. Ich musste die Zahlen dann zuerst in Excel eingeben und vergleichen, was ich an Zeit eingeplant hatte, und wie lange der Mitarbeiter wirklich gebraucht hat“, so Vogl. „Heute geben die Mitarbeiter selbst ihre Zeiten für jeden Artikel direkt ins System ein und ich kann den Auftrag einfach aufrufen und sofort alle Zahlen sehen.“ 

Da Haufe X360 mit einer modernen SQL-Datenbank arbeitet, lassen sich alle darin enthaltenen Daten und Prozesse vielfach miteinander vernetzen. „Wenn Sie einen Kundenauftrag haben, können Sie den ganz einfach mit den Kundendaten verknüpfen, mit allen Rückmeldungen zu Arbeitszeiten von den VoTec Mitarbeitern, die an dem Auftrag arbeiten, den Materialpreisen, dem Stand des Werkstücks und allen möglichen anderen Faktoren“, erklärt SYSolution-Projektleiter Hastreiter. Dadurch wird es für Benutzer sehr einfach, auch aus großen und komplexen Datensätzen Auswertungen zu erstellen und grafisch so auf dem Dashboard darstellen zu lassen, dass sie leicht zu interpretieren und sinnvoll zu nutzen sind. „Bei VoTec etwa wird der jeweilige Fortschritt einzelner Aufträge farblich deklariert, so dass der Stand auf den ersten Blick erkennbar ist. Man kann aber auch für jedes andere Geschäftsereignis eine Erinnerungsfunktion benutzerdefiniert konfigurieren. So behält man automatisch den Überblick.“

Potenzial für die Zukunft: Das System lernt aus Daten und bildet die Realität immer exakter ab

Ein weiterer Vorteil, den Haufe X360 bietet, kommt bei VoTec aufgrund der erst kurzen Einsatzzeit noch nicht zum Tragen, kann sich aber in naher Zukunft einstellen: „Das System lernt über die Zeit aus den eingegebenen Daten und macht immer genauere Voraussagen, die dann eine immer exaktere Produktionsplanung ermöglichen“, erklärt Hastreiter. 

So werden etwa eingegebene Schätzzeiten für die Herstellung eines bestimmten Artikels mit den realen Zeiten abgeglichen, die die Mitarbeiter ins System eingeben. Auch die einzelnen Arbeitsschritte können beschrieben, kategorisiert und hinterlegt werden. „Bei VoTec geschieht das sehr gewissenhaft, deshalb gehe ich davon aus, dass man bald die Produktivität steigern wird, weil die Kapazitäten immer exakter geplant und voll ausgeschöpft werden können. Insgesamt sehe ich bei VoTec viel Offenheit und Interesse am neuen ERP-System und seinen Funktionalitäten. Deshalb gehe ich davon aus, dass man dort im laufenden Betrieb noch einiges an Potenzialen identifizieren und ausschöpfen wird.“ 

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