VoTec GmbH

Schon vor der Gründung der GmbH wuchs das Unternehmen kontinuierlich, das Auftragsvolumen nahm zu, neue Mitarbeiter konnten eingestellt, neue Maschinen angeschafft werden. Die gesamte Buchhaltung lief zunächst noch über eine Steuerberatungskanzlei, ab 2011 übernahm Maria Vogl, heute Geschäftsführerin des Mittelständlers, diesen Bereich – lange bevor ein modernes Cloud-ERP-System wie Haufe X360 zum Einsatz kam. „Das habe ich damals noch alles mit Excel gemacht. Aber mit dem stetigen Wachstum wurde das Geflecht aus verknüpften Tabellen einfach zu unübersichtlich und wir brauchten eine andere Lösung“, erklärt die Betriebswirtin.

2014 entschied man sich für die Software WISO MeinBüro. „Das Programm ist einfach, klar strukturiert, günstig und selbsterklärend. Damit kamen wir lange ganz gut zurecht. Aber durch unser kontinuierliches Wachstum, mit immer mehr Mitarbeitern und Arbeitsstationen, wurden auch die Arbeits- und Fertigungsprozesse im Unternehmen immer komplexer, und da stieß das Programm an seine Grenzen, weil es eben auf die Buchhaltung beschränkt ist“, erinnert sich Vogl. 

Was bei WISO MeinBüro fehlte, war eine digitale Lösung zur Planung von Fertigungsprozessen, Maschinenbelegungen und Personalkapazitäten. Auch hier behalf man sich zunächst lange mit einem immer komplexer werdenden System aus multipel verknüpften Excel-Tabellen. „Aber es wurde immer schwieriger, bei 30 Mitarbeitern und 13 Maschinen im Zwei-Schicht-Betrieb damit den Überblick zu behalten: Ich musste Kundenaufträge einzelnen Maschinen und Mitarbeitern zuordnen, Belegungszeiten von Arbeitsstationen koordinieren, Ausweichmöglichkeiten vorhalten und Liefertermine im Blick haben.“ 

Eine spezifische Herausforderung hinsichtlich einer exakten Fertigungsplanung bei VoTec besteht zudem darin, dass das Unternehmen neben Serienprodukten häufig Sonderanfertigungen bzw. Einzelstücke herstellt: Maschinenteile, Hydraulikzylinder, Automotive-Komponenten, Medizintechnik. „Wir decken das gesamte Spektrum des Maschinenbaus ab. Anders als bei Serienprodukten lässt sich die Planung bei Sonderanfertigungen nicht einfach aus Erfahrungswerten ableiten“, erklärt Vogl. Vielmehr braucht es dazu eine genaue Datenerfassung bei der Herstellung einzelner Komponenten, auf deren Basis sich auswerten lässt, wie viel Zeit bestimmte Arbeitsschritte in Anspruch nehmen. 

Durch die zunehmende Komplexität und das weiterhin wachsende Auftragsvolumen wurde es immer schwieriger, bei Kundenanfragen klare Voraussagen zu treffen: Welche Maschinen-Kapazitäten sind noch vorhanden? Welche Mitarbeiter können wann an welcher Station eingesetzt werden? Wie lässt sich vermeiden, dass einzelne Arbeitsstationen stillstehen oder Mitarbeiter warten müssen und dadurch die Effizienz im Unternehmen insgesamt leidet? 

„Für mich war es manchmal schwer, genau abzuschätzen: Können wir diesen Auftrag noch annehmen? Reichen unsere Ressourcen, um den Liefertermin einzuhalten? Irgendwann war klar, dass wir ein verlässliches Tool brauchen, mit dem wir exakter planen können“, so Vogl. Also machte man sich bei VoTec auf die Suche nach neuer Unternehmens-Software, um nicht nur den bestehenden betrieblichen Anforderungen besser gewachsen, sondern auch für die Zukunft gut aufgestellt zu sein.

„Wir nutzen Haufe X360 zwar erst seit drei Monaten und stehen noch ganz am Anfang, aber bisher haben sich unsere Erwartungen erfüllt“, fasst Maria Vogl ihre Erfahrungen zusammen. „Ich kann jetzt zum Bespiel jeden Kundenauftrag einzelnen Maschinen zuordnen, kann die Belegung der Maschinen sehen und die offenen Kapazitäten, so dass ich auch direkt Ausweichmaschinen finde, wenn das nötig ist. Die Frage, ob ich einen Kundenauftrag noch annehmen kann, ist jetzt definitiv leichter zu beantworten.“ 

Der Grund: Im Produktions-Modul von Haufe X360 lassen sich alle Mitarbeiter, Prozesse, Maschinen, und Arbeitsstationen, die ein Werkstück bis zur Fertigstellung durchläuft, exakt abbilden. Auch alle Daten und Termine zu Kunden und Lieferanten sind hinterlegt, vernetzt und grafisch sowie tabellarisch darstellbar, je nach dem, wie die Benutzer das System konfigurieren. „Man kann beispielsweise alle Fertigungsschritte eines Kundenauftrags unter Berücksichtigung von Faktoren wie Vorlaufzeiten oder Lieferterminen für Materialien kalendarisch hinterlegen. Anhand von konfigurierbaren Prioritäten lassen sich dann multiple Produktionsaufträge parallel planen“, erklärt SYSolution-Projektleiter Hastreiter. „Wenn man das händisch mit Excel-Tabellen macht, ist das eine hochkomplexe Aufgabe, die viel Zeit und Konzentration kostet und außerdem fehleranfällig ist. Mit Haufe X360 sind es nur ein paar Mausklicks.“

„Die Kalkulations-Tools haben unsere Erwartungen schon jetzt übertroffen“, freut sich VoTec-Geschäftsführerin Vogl. „Zum einen, weil SYSolution in Haufe X360 exakt das umgesetzt hat, was wir selbst früher in Excel definiert hatten. So mussten wir uns nicht – wie befürchtet – an vorgegebene Standard-Formulare gewöhnen. Zum anderen, weil das Programm Zahlen liefert und einfach nutzbar macht, die wir früher mühsam händisch ausrechnen mussten. Ein Beispiel: Der Stahlpreis schwankt derzeit sehr stark, und wir müssen das an unsere Kunden weitergeben. Früher musste ich bei einer Preisänderung jeden Kundenauftrag neu berechnen. Heute gebe ich den neuen Preis ein, klicke auf ,Aktualisieren‘ und habe für jeden Artikel das aktuelle Ergebnis.“

Auch die geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten von Mitarbeitern an einzelnen Artikeln lassen sich mit Haufe X360 automatisiert erfassen und abgleichen. „Früher haben die Mitarbeiter ihre Zeiten in Tabellen auf Papier eingetragen. Ich musste die Zahlen dann zuerst in Excel eingeben und vergleichen, was ich an Zeit eingeplant hatte, und wie lange der Mitarbeiter wirklich gebraucht hat“, so Vogl. „Heute geben die Mitarbeiter selbst ihre Zeiten für jeden Artikel direkt ins System ein und ich kann den Auftrag einfach aufrufen und sofort alle Zahlen sehen.“ 

Da Haufe X360 mit einer modernen SQL-Datenbank arbeitet, lassen sich alle darin enthaltenen Daten und Prozesse vielfach miteinander vernetzen. „Wenn Sie einen Kundenauftrag haben, können Sie den ganz einfach mit den Kundendaten verknüpfen, mit allen Rückmeldungen zu Arbeitszeiten von den VoTec Mitarbeitern, die an dem Auftrag arbeiten, den Materialpreisen, dem Stand des Werkstücks und allen möglichen anderen Faktoren“, erklärt SYSolution-Projektleiter Hastreiter. Dadurch wird es für Benutzer sehr einfach, auch aus großen und komplexen Datensätzen Auswertungen zu erstellen und grafisch so auf dem Dashboard darstellen zu lassen, dass sie leicht zu interpretieren und sinnvoll zu nutzen sind. „Bei VoTec etwa wird der jeweilige Fortschritt einzelner Aufträge farblich deklariert, so dass der Stand auf den ersten Blick erkennbar ist. Man kann aber auch für jedes andere Geschäftsereignis eine Erinnerungsfunktion benutzerdefiniert konfigurieren. So behält man automatisch den Überblick.“

Ein weiterer Vorteil, den Haufe X360 bietet, kommt bei VoTec aufgrund der erst kurzen Einsatzzeit noch nicht zum Tragen, kann sich aber in naher Zukunft einstellen: „Das System lernt über die Zeit aus den eingegebenen Daten und macht immer genauere Voraussagen, die dann eine immer exaktere Produktionsplanung ermöglichen“, erklärt Hastreiter. 

So werden etwa eingegebene Schätzzeiten für die Herstellung eines bestimmten Artikels mit den realen Zeiten abgeglichen, die die Mitarbeiter ins System eingeben. Auch die einzelnen Arbeitsschritte können beschrieben, kategorisiert und hinterlegt werden. „Bei VoTec geschieht das sehr gewissenhaft, deshalb gehe ich davon aus, dass man bald die Produktivität steigern wird, weil die Kapazitäten immer exakter geplant und voll ausgeschöpft werden können. Insgesamt sehe ich bei VoTec viel Offenheit und Interesse am neuen ERP-System und seinen Funktionalitäten. Deshalb gehe ich davon aus, dass man dort im laufenden Betrieb noch einiges an Potenzialen identifizieren und ausschöpfen wird.“