Pretool GmbH

Vor der Einführung der Cloud-ERP-Plattform Haufe X360 nutzten Ralf Prekwinkel und sein Team eine On-Premise-Software für die Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse.

„Da unser Server nicht mehr auf dem aktuellen technologischen Stand war, standen wir vor der Entscheidung, eine komplett neue Hardware an den Arbeitsplätzen einzurichten und in die Aktualisierung unserer Software zu investieren. Die Kosten dafür beliefen sich auf 10.000 € – eine Investition, die ich angesichts der lästigen Serverwartung vor Ort nicht mehr tätigen wollte."

RALF PREKWINKEL
Geschäftsführer Pretool GmbH

Auch Faktoren wie die Flexibilität in der Auftragsabwicklung, der einfache Zugriff von seinen iOS-Geräten auf die Unternehmensdaten sowie deren stetige Aktualität waren ausschlaggebend, sich von einer Serverstruktur vor Ort zu verabschieden. Pretool zog es in die Cloud!

• Kosten- und Zeitersparnis mit Blick auf IT-Landschaft und Wartung
• Zugriff auf die Unternehmensdaten: überall und jederzeit
• Flexible Angebots- und Rechnungsstellung bei Aufträgen aus aller Welt

Das Pretool-Team nutzt Haufe X360 im Besonderen für das Auftragsmanagement, die Angebots- und Rechnungserstellung sowie für die Lagerverwaltung. Diese Bereiche der Unternehmensführung sind für die Zufriedenstellung ihrer Kunden – ob Handwerksbetriebe und Onlinehändler in Deutschland oder Unternehmen aus der Baubranche aus aller Welt – besonders wichtig. „Unsere Kunden schätzen an uns, wie schnell und passgenau wir Aufträge abwickeln und die bestellte Ware ausliefern.“ Hierbei helfe Haufe X360 besonders dabei, dass Ralf Prekwinkel dank des webbasierten Zugriffs überall und jederzeit Angebote erstellen und Rechnungen schicken könne. Und auch tagesaktuelle Auswertungen und Analysen in den Dashboards nutze der Geschäftsführer regelmäßig vom iPad aus. „So sehe ich stets, wie sich die Geschäfte entwickeln.“

Gerade für die spezielle Wolfram-Sparte, für die Pretool Bestellungen aus aller Welt und mit deutlicher Zeitverschiebung erhalte, sei Geschwindigkeit ein enormer Wettbewerbsvorteil. „Wenn ich abends um 21 Uhr einen Auftrag eines Kunden aus den USA erhalte, kann ich von zu Hause mobil den Lagerbestand prüfen und innerhalb von drei Minuten ein Angebot erstellen. Der Kunde kann dann die Zahlung vornehmen und wenn ich am nächsten Tag ins Büro gehe, packe ich die Ware zusammen und verschicke sie.“  Das mache ihn zu einem schnellen, flexiblen Partner für seine Kunden. Früher musste Ralf Prekwinkel für die Angebotserstellung und -abwicklung ins Büro fahren oder sich umständlich über einen Terminalserver einwählen. „Das hat einfach keinen Spaß gemacht. Heute sagen Kunden zu mir: 'Es ist phänomenal, wie schnell ihr arbeitet!' Das freut mich jedes Mal!“

Die Corona-Pandemie hat auch das Geschäft von Pretool verändert – insgesamt jedoch zum Positiven. „Die Nachfrage nach Heimwerkzeug für den Privatgebrauch ist durch Corona rasant angestiegen, unsere Auftragslage hat einen massiven Schub erhalten“, so Ralf Prekwinkel. Viele Menschen verbrachten durch die Verlagerung ihres Arbeitsschwerpunkts ins Homeoffice oder durch Kurzarbeit mehr Zeit zu Hause. Diese nutzten sie für Renovierungsarbeiten am Haus. Auch dieser Nachfragesteigerung konnte Pretool dank der Cloud-ERP gewohnt schnell und verlässlich nachkommen.

Und was bringt die Zukunft? „Gerade in der Wolfram-Sparte ist Pretool Vorreiter. Diesen Bereich möchte ich ausweiten und die Auftragsabwicklung noch weiter optimieren“, verrät Ralf Prekwinkel. Außerdem plane er ein Kundenportal samt stets aktuellem Onlinelager einzurichten, in dem seine Kunden selbst den Lagerbestand überblicken, Preise und Verfügbarkeiten checken und Alternativartikel finden können. Die Bestellungen sollen dann vollautomatisch abgewickelt werden. Gerüstet dafür ist er: Dank der zahlreichen Funktionen des vollintegrierten Kundenportals im CRM-Modul von Haufe X360 kann Pretool seine Kunden noch individueller betreuen und die Kundenbindung dadurch weiter erhöhen.