Kochblume GmbH

Auf Expansionskurs:

Großhändler Kochblume erschließt mit Haufe X360 neue Wachstumspotenziale

Branche
Großhandel, Importeur von Haushaltswaren
Sitz
Hockenheim, Baden-Württemberg
Mitarbeiter:innen
Vorherige Software
Lexware warenwirtschaft professional

Branche

Über Kochblume GmbH

 Die Kochblume GmbH spezialisiert sich seit 2003 auf die Entwicklung und Produktion hochwertiger Silikon-Küchenhelfer zum Backen, Kochen, Aufbewahren und Reinhalten in der Küche. Ihr Bestseller, die Kochblume®, gilt als der erste funktionierende Überkochschutz und wurde weltweit bisher über 4 Millionen Mal verkauft. Seine vielfältigen Produkte vertreibt das Unternehmen in mehr als 18 Länder weltweit. Neben funktionaler Qualität, innovativen Designs und Kreativität setzt das Unternehmen auf vielfältige Vertriebskanäle und verkauft sein Qualitätssortiment via Teleshopping, Fachhandel, Online-Marktplätzen und bald auch in einem eigenen Shop.

Wir lieben den Gedanken, dass die Welt mit unseren Produkten jeden Tag etwas bunter und besser wird! Dass uns Haufe X360 dabei hilft, unsere Kundschaft weltweit verlässlich zu beliefern, neue Zielgruppen zu erschließen und neue Vertriebskanäle zu eröffnen, gibt uns ein gutes Gefühl. Mit der Cloud-ERP-Plattform im Rücken wissen wir: Es ist alles möglich

MICHAEL ENGESSER,
Geschäftsführer der Kochblume GmbH

Auf einen Blick:

Der Mehrwert für Kochblume GmbH

Schnelle Implementierung

‍Datenmigration und Go-Live der Plattform in nur acht Wochen

Papierloses Lager

‍Umstellung auf digitales Lagermanagement setzt Ressourcen von einer vollen Arbeitskraft frei

30 Prozent mehr Produktivität im Bestell- und Lagerwesen
Exakte Liefer­aussage­fähigkeit dank Echtzeit-Zugriff auf Daten und Dashboards von überall
Drop-Shipping

‍Darstellung von Reservierungs- und Verschiffungslagern für eine organisierte Vorausplanung der Verkaufskanäle

Aufbau neuer Vertriebskanäle

‍Anbindung von Online-Shop und Online-Marktplätzen

Zufriedene Lagermitarbeitende dank automatisierter Prozesse und reduzierter Fehlerquellen
Skalierbares Abo-Modell

problemlose Anpassung der Software an Bedarf und Wachstum des Unternehmens

Die Herausforderung

Kochblume modernisiert Lagerverwaltung, eliminiert Papierkram, spart Zeit und minimiert Fehler.

Vor der Einführung der Cloud-ERP-Plattform Haufe X360 nutzte die Kochblume GmbH die Lexware warenwirtschaft professional als Rechnungsprogramm. Das Lager managte das Unternehmen noch analog. „Bis letztes Jahr haben wir im Lagerwesen noch mit Bestandstafeln und Handzetteln gearbeitet“, beschreibt Michael Engesser, Geschäftsführer von Kochblume. „Gingen Bestellungen ein, zählten wir in einer Art Mini-Inventur vor Ort die Ware, kalkulierten Circa-Bedarfe und hakten Lieferscheine ab. Manchmal mussten wir die Wochenenden für diese Arbeiten aufwenden.“ Zu viel Papier, zu viel Ineffizienz, zu viele mögliche Fehlerquellen waren das Resultat. Und ohne Bedarfs­mengen­vorausschau und Auswertungsmöglichkeiten blieb das Team weit unter seinen Potenzialen.

 

Den komplexer werdenden Prozessen und den Anforderungen der Firmengröße wurde die Software nicht mehr gerecht. „Wir verfügen über ein Lager mit 12.000 Palettenstellplätzen und managen einen Einkaufswert von 1,5 bis 2 Millionen Euro. Um über diese Mengen den Überblick zu bewahren, der steigenden Nachfrage nachzukommen und auf den verschiedensten Vertriebswegen verlässlich liefern und abrechnen zu können, brauchten wir ein vollintegriertes, flexibles ERP-System“, so Michael Engesser. 

Die Kochblume liefert ihre Küchenutensilien nach Deutschland, Frankreich, Schweden, aber auch in die USA und nach China. Für diese globalen Handelsbeziehungen ist der Dollar die Hauptwährung, die jedoch die Alt-Software nicht abbildete. „Wir mussten für die Dollarrechnungen externe Excel-Listen buchhalterisch führen. Das war aufwändig und uns fehlte es an einem System, in dem unsere Finanzen vollständig und transparent einsehbar waren.“

Außerdem fehlte es ohne eine digitale Bestandserfassung der Lager an der nötigen Transparenz und Flexibilität im Streckengeschäft, um Warenbestände vor Ort, in Reservierungs- und Verschiffungslagern sowie schwimmende Ware auf den Schiffen effizient kalkulieren und kombinieren zu können. „Unsere Großkund:innen, etwa aus dem Teleshopping, haben fixe Sendetermine, an denen die Ware vor Ort sein muss. Sie vertrauen auf verlässliche Lieferungen von uns“, so Engesser. „Ich muss jederzeit aussagefähig sein, um dem komplexer werdenden Volumengeschäft mit Verlässlichkeit und Präzision begegnen zu können und Kund:innen langfristig zu binden.“

Außerdem will das Unternehmen den veränderten Markt- und Kunden:innen-Anforderungen gerecht werden. Bisher vertraute Kochblume auf das stationäre Messegeschäft und den Fach- und Einzelhandelsvertrieb, eine eigene Marketingstelle gibt es nicht. „Doch heutzutage müssen wir als Hersteller und Consumer-Marke vielfältig präsent sein, unsere Kundschaft erwartet einen eigenen Online-Shop und Social-Media-Präsenz“, so Engesser. „Mit der alten Software hatten wir keine Anbindungs­möglichkeiten an neueste Shop-Plattformen, mit denen wir unsere Produkte vertreiben konnten. Das mussten wir ändern.“

Darüber hinaus hat die Corona-Pandemie viele der Vertriebspartner und Großhandelskund:innen unter Druck gesetzt. „Noch geht es uns gut, doch wir müssen den Entwicklungen entgegensteuern und neue Absatzkanäle für uns erschließen“, beschreibt Engesser. „Das Consumer-Geschäft als Direktgeschäft aufzubauen, gibt uns neue Umsatz- und Wachstumsmöglichkeiten. Und dafür benötigten wir eine skalierbare Software, die mit den sich verändernden Rahmenbedingungen mitwächst.“

  • Bestellwesen: Komplexer werdende Bestell- und Lieferprozesse effizient abwickeln und optimieren.
  • Mehrere Währungen und internationales Streckengeschäft abbilden.
  • Darstellung von Reservierungs- und Verschiffungslagern, die eine organisierte Vorausplanung für diverse Verkaufskanäle ermöglicht.
  • Anbindungsmöglichkeit an neueste Shop-Plattformen für neue Vertriebskanäle.
  • Zeit- und ortsunabhängiger System-Zugriff: Angebot und Prüfung von Verfügbarkeiten aus dem Homeoffice oder auf Reisen.
Die Umstellung

Innerhalb von zwei Monaten erfolgte der reibungslose Live-Gang.

Auf der Suche nach dem passenden Warenwirtschaftsprogramm für die Firmengröße und der nächsten Stufe der Digitalisierung ist dem Geschäftsführer als langjähriger Lexware-Nutzer natürlich auch das neue Cloud-ERP-Produkt Haufe X360 ins Auge gefallen. „Nachdem wir uns mögliche Alternativen angesehen hatten, ist die Entscheidung im Herbst 2020 auf Haufe X360 gefallen“, so Engesser. „Die für uns so wichtige Skalierbarkeit der Cloud-Lösung und der großartige Support unseres Partners Lutz Consulting waren für uns ein passendes Gesamtpaket.“

 

Nach nur zwei Monaten wurde der Live-Gang Anfang Dezember 2020 erfolgreich bewerkstelligt. Da das Unternehmen bis dato vorwiegend analog agierte, waren keine technischen Anpassungen und Workflow-Customizations nötig „Unser Softwarepartner Lutz Consulting bereitete den Datenimport ins ERP-System vor und die Schulung der Mitarbeitenden verlief sowohl vor Ort als auch in wöchentlichen Meetings und Calls“, so Engesser.

Die wichtigsten Prozesse im Bestell-, Lager- und Logistikwesen deckte Haufe X360 im Kern bereits ab. Daher konnte Kochblume auf bestehende Standardworkflows im ERP-System vertrauen, was die Umstellung leicht machte und kein großes Umlernen der Belegschaft erforderte. Auch die schrittweise Einführung war für Engesser und sein Team genau der richtige Weg: „Wir haben mit den wichtigsten Prozessen angefangen, uns ins System eingearbeitet und beherrschen die Abläufe nun perfekt. So können wir uns nun gemeinsam mit dem Partner sukzessive den Systemerweiterungen widmen.“ Als Nächstes stehen die Online-Shop-Anbindung sowie Kassensysteme und Lagerscanner an.

Ende 2019 startete das ERP-Projekt mit der Begleitung des Haufe X360 Partners Lutz Consulting. Einer dreitägigen Planungsphase vor Ort in Laer folgten die Migration der Daten und die Schulung der Mitarbeitenden. Benjamin Frenzel beschreibt die ersten Erfahrungen: „Zunächst war das Arbeiten mit Haufe X360 ungewohnt, denn wir mussten uns auf neue Abläufe einstellen, die wir so mit der alten Software nicht kannten.“ Standardisierte, professionelle Prozesse ersetzten kleinteilige, manuell ausgelöste Einzelschritte. „Unser Softwarepartner Norbert Lutz erklärte mir dann: Ein ERP-System bringt ein völlig anderes Arbeiten mit sich und ist mit einer einfachen Business Software von Lexware nicht zu vergleichen.“

Die Umgewöhnungsschmerzen dauerten nicht lange an und schnell erkannte das gesamte Team von Lengers die Vorteile der Cloud-ERP für ihr tägliches Arbeiten.

Das Ergebnis

Durch Haufe X360 erzielte Kochblume bis zu 30% Zeit Einsparungen.

Das Kochblume-Team nutzt Haufe X360 im Besonderen für das Auftragsmanagement, die Angebots- und Rechnungserstellung sowie für die Lagerverwaltung. Durch die Digitalisierung der Prozesse mit Haufe X360 profitiert Kochblume von enormen Zeiteinsparungen und Flexibilität. „Dadurch, dass komplizierte und zuvor manuelle Abläufe automatisiert werden, konnten wir die Ressourcen einer vollen Sachbearbeiter-Kraft einsparen und neue Aufgabenfelder schaffen“, beschreibt Engesser die Veränderung durch das ERP-System. „Insgesamt konnten wir unsere Effizienz um bis zu 30 Prozent steigern.“

Die Mitarbeitenden müssen nicht mehr vor Ort den Warenbestand nachzählen, sondern werden jetzt mit Packlisten von lagernder Ware versorgt. „Das ist viel einfacher, besonders bei Set-Bestellungen in unterschiedlichen Farben. Wenn früher ein einzelner Artikel dann doch fehlte, war das ein riesiger Mehraufwand, der heute entfällt.“ In Haufe X360 ist der Bestand in Set- und Matrix-Kombinationen hinterlegt und das Team hat volle Transparenz: Wenn ein Set nicht generierbar ist, dann wird es nicht ausgeliefert.

Auch atmosphärisch hat die Arbeit mit Haufe X360 viel verändert. „Das Arbeiten ist jetzt viel entspannter und strukturierter. Wir müssen nicht mehr mit tausend Zetteln und Stücklisten operieren und haben alle Fehlerquellen im Bereich Lieferscheinüberprüfung minimiert“, freut sich Engesser. „Das gibt meinen Mitarbeitenden und mir ein besseres Gefühl.“

 

Das Kochblume-Team wickelt Angebote und Aufträge der End- oder Gewerbekundschaft aller Größen effizienter und in stets der gleichen Geschwindigkeit ab. Verlässlichkeit sowie die Übersicht der Auftragslage und Vorläufe sind für den Verkauf der Waren in verschiedenen internationalen Kanälen entscheidend.

Egal, ob die Ware auf einem Schiff, im Reservierungslager oder vor Ort ist — Engesser kann in den Dashboards in Haufe X360 jederzeit überblicken, wo sich wie viele Sets und Stücklisten befinden. „Manchmal sehe ich die verschiffte Ware überhaupt nicht, kann aber dank der Übersicht in Haufe X360 dennoch Aufträge bestätigen, weil ich weiß, die Ware kommt rechtzeitig, sodass sie fristgerecht kommissioniert, umverpackt und geliefert werden kann“, beschreibt Engesser. „Mit Haufe X360 können wir die Effizienz des Unternehmens langfristig steigern, die Zufriedenheit unserer Kundschaft erhöhen und sie an uns binden.“  

Verlässliche und planbare Abläufe und Versand werden auch zukünftig beim Verkauf der Küchenutensilien über den eigenen Online-Shop und auf digitalen Marktplätzen relevant sein. „Damit wir unsere Ware auf eBay, Amazon oder Otto verkaufen können, müssen wir den hohen Geschäftsstandards dieser Plattformen nachkommen. Das gelingt nur mit professionellen technischen Prozessen: Wenn ich über Amazon Ware verkaufe, die ich dann nicht liefern kann, dann wird mein Konto gesperrt“, so Engesser. „Dank der professionellen Abläufe mit Haufe X360 kann mir das nicht passieren.“

Im Sommer will Engesser mit dem Live-Gang seines neuen Onlineshops starten, parallel dazu sollen Scanner im Lager zu Einsatz kommen, um den Versand noch einfacher zu gestalten. Auch die DHL-Schnittstelle soll zukünftig eingesetzt werden. „Bei der Umsetzung all unserer Zukunftspläne hilft uns das Team unseres Partners Lutz Consulting, das uns bei Fragen oder Anregungen immer tatkräftig unterstützt“, lobt Engesser.

Auch im B2B-Geschäft will Engesser neue Maßstäbe setzen. Zukünftig sollen neue Freihandelsvertreter mit iPads ausgestattet werden, damit sie bei Kund:innen vor Ort direkt Aufträge checken, Lieferstände prüfen und Angebote machen können. Außerdem will Engesser nach dem Aufbau eines B2C-Shops auch ein B2B-Kund:innenportal einrichten, um seinen Kund:innen Bestellungen, Services, mögliche Retouren und vieles mehr noch einfacher anbieten zu können. „Wir wollen die Chancen der Digitalisierung bestmöglich ausnutzen und unseren B2C- und B2B-Kund:innen die besten Einkaufserlebnisse bescheren!“, so Engesser. 

Der Geschäftsführer und sein Team von Kochblume blicken optimistisch in die Zukunft. „Wir stehen in den Startlöchern und sind bereit für Expansion und Wachstum am Standort Hockenheim!“, lacht Engesser. Die Entscheidung für das Cloud-ERP-System Haufe X360 war hierfür genau richtig: „Für unseren Wachstumskurs sind wir technologisch bestens aufgestellt. Mit Haufe X360 habe ich die richtige Plattform im Rücken, um unsere Zukunftspläne realisieren zu können!“

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