Wer am wirtschaftlichen Aufschwung teilhaben oder in einem immer dynamischeren Wettbewerbsumfeld erfolgreich sein will, kommt um die Optimierung seiner Geschäftsprozesse nicht herum. Gerade kleine und mittlere Unternehmen müssen immer mehr leisten, dabei aber die Kosten im Blick haben. Wir zeigen, wie KMU dank moderner Cloud-ERP-Systeme die Abläufe in ihrem Unternehmen verbessern können, so dass sie Kosten sparen und Zeit gewinnen, um ihren Geschäftserfolg zu erhöhen.
Viele kleine und mittelständische Betriebe schöpfen die Potenziale der Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse schlichtweg noch zu wenig aus. Stattdessen laufen Inventurlisten, Buchhaltung, Kundendaten und anderes häufig nach wie vor mit Bürosoftware, die bereits seit Jahren in Gebrauch und dementsprechend veraltet ist.
Isolierte Abteilungslösungen mit stark begrenztem Funktionsumfang verursachen tagtäglich hohe Reibungsverluste – und damit Kosten und Wettbewerbsnachteile: Viele manuelle Arbeitsschritte entstehen, wenn Daten immer wieder neu eingegeben werden müssen, weil Geschäftsbereiche nicht miteinander vernetzt sind.
Vollintegrierte ERP-Systeme bieten eine durchgängige IT-Unterstützung über alle Prozessketten hinweg und sorgen für eine verbesserte Produktivität im Unternehmen. Dadurch, dass alle Unternehmensdaten zentral abgelegt und für jeden einzelnen Mitarbeiter jederzeit einsehbar sind, lassen sich wiederholte Dateneingaben vermeiden. Langwierige Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg fallen dann vollständig weg. In der Lagerlogistik tragen beispielsweise automatisierte Bestell- und Inventurprozesse ganz erheblich zu Produktivitätssteigerungen bei, in der Produktion lassen sich Bereitstellungsprozesse optimieren, der Einkauf profitiert von Echtzeit-Informationen aus anderen Unternehmensbereichen und kann zeitnah reagieren.
Vollintegrierte ERP-Systeme bilden alle Unternehmensprozesse in einem System mit einer einzigen Datenquelle ab. So können Arbeitsabläufe vereinfacht und Arbeitsweisen vereinheitlicht werden. Moderne Cloud-ERP-Plattformen wie Haufe X360 integrieren intelligente Algorithmen und KI-Funktionalitäten in ihre Systeme, die zahlreiche repetitive Aufgaben und Prozesse automatisieren: Abrechnung, Personaleinsatzplanung, Schichtplanung, Urlaubsanträge, Zeiterfassung oder Zuschlagserfassung sind nur einige Beispiele. Laufen diese Prozesse mithilfe der ERP-Lösung automatisiert ab, sorgt das für wertvolle Ressourceneinsparungen. Gleichzeitig werden Fehlerquellen eliminiert. So kann die Einführung eines vollintegrierten ERP-Systems maßgeblich zur Optimierung von Geschäftsprozessen beitragen.
Vermeidbar ineffiziente Prozesse erkennen und optimieren zu können, ist eine wichtige Grundlage für die Produktivitätssteigerung im Unternehmen. Moderne ERP-Systeme extrapolieren wichtige Unternehmenskennzahlen mit Business-Intelligence-Funktionen automatisiert aus den vorhandenen betrieblichen Daten und stellt sie auf übersichtlichen Dashboards dar: Alle Beteiligten können dann auf Grundlage aktueller Daten agieren. Es kommt zu weniger Zeitverzögerungen in der Produktion, Lagerkapazitäten lassen sich einsparen und Logistikprozesse optimieren. Der Vertriebsleiter überwacht in Echtzeit die aktuellen Verkaufszahlen und lässt sich gleichzeitig das Wachstum im Vergleich zum Vorjahreszeitraum anzeigen.
Die Geschäftsführung erhält automatisiert einen umfassenden Überblick über die unternehmensweite Gesamtperformance. Auf Basis solcher umfassenden, transparenten Informationen in Echtzeit und in Zeitreihen lassen sich schnellere und vor allem genauere Prognosen stellen und in der Folge entsprechend tragfähige Geschäftsentscheidungen treffen.
In einer zunehmend vernetzten Ökonomie ist der Ansatz, das eigene Geschäft als geschlossenes System zu betrachten, überholt. Prozessketten zwischen Lieferanten- und Herstellern werden engmaschiger, sie müssen flexibel überschau-, steuer- und anpassbar sein. Liefer- und Shippingdienste müssen vollintegriert sein, um Versandverzögerungen hin zum Kunden zu verhindern; verschiedene Bezahldienste mit dem System verbunden sein, um völlige Bezahlflexibilität für den Kunden zu ermöglichen. Monolithische Softwaresysteme können dies nicht leisten und schnell zur Ineffizienz-Falle werden. Sie sind oft wenig flexibel, wenn sich Wettbewerbs- oder gesetzliche Änderungen ergeben, haben lange Releasezyklen, sind wenig skalierfähig und verfügen über komplexe Abhängigkeiten zwischen den IT-Systemen. Schnittstellen müssen aufwändig entwickelt oder Drittsysteme umständlich und kostenintensiv angebunden werden.
Stattdessen verhilft die offene und einheitliche Systemarchitektur moderner ERP-Systeme, jegliche Schnittstelle über Rest API oder SOAP API problemlos und einfach anzubinden. So werden auch über Drittsysteme hinweg alle Prozesse vernetzt, in ausführbare Workflows überführt, der Datenaustausch effizient automatisiert und mühselige Abstimmungen verhindert. Außerdem können immer neue, branchenspezifische Anwendungen mühelos und flexibel angebunden werden, wenn der Wettbewerb dies verlang, wodurch neben Prozesseffizienz auch Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und damit die Time-to-Market erhöht werden können.
Wer als kleines oder mittleres Unternehmen nicht im Zuge der digitalen Transformation vom Wettbewerb abgehängt werden will, der muss mit der Zeit gehen und sich der neuen Technologien bedienen. Besonders KMU können sich dabei optimal für die Zukunft aufstellen, wenn sie sich für ein Cloud-ERP-System entscheiden. Denn ein Cloud-ERP ermöglicht nicht nur schnelles Wachstum und langfristige Umsatzsteigerung, sondern erleichtert auch massiv den Einstieg in die Digitalisierung. Gleichzeitig sind Cloud-ERP-Systeme hochflexibel und lassen sich in ihrem Leistungsumfang jederzeit an die aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Das gilt auch für die Kosten: Bezahlt wird nur, was auch tatsächlich genutzt wird. So sind gerade kleinere und mittlere Unternehmen davor geschützt, durch unvorhergesehene Ereignisse in finanzielle Schieflage zu geraten.