Digitalisierung im Mittelstand

Dass der deutsche Mittelstand in Sachen Digitalisierung noch Luft nach oben hat, ist keine Neuigkeit und den betroffenen Akteuren durchaus bekannt. Wie eine Mittelstands-Studie des Beratungsunternehmens McKinsey aus dem Mai 2020 ergab, halten neun von zehn kleinen bis mittleren Unternehmen (KMU) die digitale Transformation für wichtig. Die aktuelle Corona-Pandemie hat diese Tendenz noch verstärkt: Jedes dritte befragte Unternehmen sieht angesichts der derzeitigen Lage die Digitalisierung als noch wichtiger an als zuvor.

Das ist auch kaum verwunderlich angesichts der Tatsache, dass 73 Prozent der KMU von Ausfällen in der Lieferkette betroffen waren und 56 Prozent den Betrieb noch gar nicht oder erst teilweise wieder aufnehmen konnten. Entsprechend haben sich auch die Umsatzerwartungen eingetrübt: 63 Prozent der Befragten erwarteten einen Rückgang, bei jedem Zehnten lag dieser bei über 50 Prozent.

Auf der anderen Seite standen diejenigen Unternehmen, die sich in der Corona-Zeit Umsatzzuwächse erhofften. Hier planten oder realisierten 68 Prozent neue digitale Geschäftsfelder mit eigenständigen digitalen Produkten oder Dienstleistungen. 27 Prozent wollten zudem unternehmensinterne Prozesse automatisieren, 45 Prozent in 5G investieren, 36 Prozent ins Internet der Dinge und ebenfalls 36 Prozent in künstliche Intelligenz. Offensichtlich hat die Pandemie bei diesen Unternehmen also dazu geführt, dass die digitale Transformation forciert wurde

Corona macht deutlich: Digitalisierung schützt auch vor weiteren Risiken

Nicht erst durch die Corona-Krise ist mittlerweile klar zu beobachten, dass Maßnahmen zur digitalen Transformation in den unterschiedlichen Branchen und unternehmensinternen Geschäftsbereichen notwendiger als jemals zuvor sind, um die Herausforderungen der Zukunft zu stemmen. Denn wenn die Welt sich digitalisiert, sind digitalisierte Unternehmen schlicht erfolgreicher als ihre analogen Mitbewerber. Wir haben drei zentrale Zukunftsfähigkeiten zusammengefasst, die gerade mittelständische Unternehmen dank der Digitalisierung entwickeln können und sollten

1. Flexibilität und Schnelligkeit dank Digitalisierung

Die heutige Wirtschaft ist geprägt von kurzen Innovationszyklen, schnellen Marktentwicklungen, andauernden technologischen Neuerungen und disruptiven Marktteilnehmern, die plötzlich auftauchen und mit neuartigen Produkten und Dienstleistungen ganze Märkte in kürzester Zeit umkrempeln. Wer in solchen Szenarien auch langfristig bestehen und nachhaltig wachsen will, der muss nicht nur schnell und flexibel reagieren können, sondern auch in der Lage sein, zukünftige Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und sein Geschäftsmodell entsprechend anzupassen.

Unternehmen, die einen hohen Grad der Digitalisierung aufweisen, sind hier klar im Vorteil: Voll integrierte digitale Unternehmensplattformen, in denen alle Daten zentral zusammenfließen, intelligent miteinander verknüpft und sinnvoll strukturiert werden, können wesentlich leichter und schneller auf Veränderungen im geschäftlichen Umfeld reagieren. Kommen zudem Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) zum Einsatz, lassen sich digitale Informationen auch analysieren und dazu nutzen, Veränderungen im Markt sehr zeitnah zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Solche Business-Intelligence-Funktionen sorgen aber nicht nur dafür, dass ihre Nutzer der Konkurrenz immer einen Schritt voraus sind. Sie ermöglichen auch ganz allgemein bessere Entscheidungen, weil diese auf verlässlichen Daten und genauen Berechnungen beruhen.

2. Flexible Arbeitsmodelle dank Digitalisierung

Homeoffice ist in Zeiten von Corona zu einem Teil unserer „neuen Normalität“ geworden. Wo persönliche Kontakte am Arbeitsplatz minimiert werden sollen oder müssen, da bleibt manchen Berufsgruppen zumindest die Arbeit von zu Hause aus. Aber schon jetzt kündigen Unternehmen und Arbeitnehmer an, dass sie das Modell auch nach der Krise, zumindest in Teilen, weiterführen wollen. Auch hier gilt: Wenn die Daten eines digitalisierten Unternehmens zentral abgelegt und über einen Browser in Echtzeit zugänglich sind, dann können Abteilungen wie Buchhaltung, Personalwesen, interner Vertrieb oder Marketing nahezu uneingeschränkt im Homeoffice arbeiten. Auch Co-Working-Softwares lassen sich ohne weiteres in eine solche IT-Umgebung integrieren, was die Benutzung erheblich erleichtert und für verbesserten Datenschutz sorgt.

Ein weiterer positiver Aspekt: Zeitlich und örtlich flexible Arbeitsmodelle sind inzwischen unter dem Etikett „Work-Life-Balance“ auch ohne Krise längst zu erfolgskritischen Faktoren bei der Rekrutierung von gut ausgebildeten Mitarbeitern geworden. Unternehmen, die auf diesem Gebiet durch einen hohen Digitalisierungsgrad bestmögliche Bedingungen bieten, haben es leichter, High-Potentials zu erreichen und zu binden.

3. Vernetzte Geschäftsbeziehungen dank Digitalisierung

Für Hersteller, Großhändler und Einzelhändler, deren Vertriebsteams nicht direkt am Kunden arbeiten können oder deren Verkaufsstellen geschlossen bleiben müssen, bieten Digitalisierungs-Maßnahmen neue Möglichkeiten. Und selbstverständlich braucht es keine Pandemie, um durch eine Diversifizierung der Vertriebswege neue Märkte und Käufergruppen zu erschließen und auf diese Weise die Umsätze zu erhöhen: Ein Webshop mit digitalem Kundenportal und persönlichem Kunden-Login, der Informationen vorhält wie Kaufhistorie, ausgehandelte Rabatte, Zahlungsmodalitäten, Versand-Status, offene Rechnungen und anderes mehr, sorgt durch die Personalisierung für eine enge Kundenbindung mit Lock-in-Effekt. Möglich wird all das erst durch ausgereifte Unternehmens-Softwares wie etwa ein modernes Cloud-ERP-System mit offenen Schnittstellen.

Auch Lieferanten lassen sich digital ans Unternehmen binden – ein Vorteil, der während der Corona-Krise zeitweise deutlich wurde, als plötzlich bestimmte Artikel und Rohstoffe nicht mehr wie gewohnt lieferbar waren und Verteilungskämpfe um knappe Ressourcen entstanden. Gut durch die Krise kamen Unternehmen, die ihr Lieferantenportfolio klug verteilt und starke Partnerschaften sowie eine hohe Transparenz und Flexibilität in der Lieferkette entwickelt hatten. Eine digitale Vernetzung und automatisiertes Echtzeittracking von Lagerbeständen und Lieferzeitpunkten unterschiedlicher Lieferanten schaffen hier mehr Flexibilität bei etwaigen Ausfällen einzelner Akteure. So lassen sich Sicherheit und Verlässlichkeit gegenüber Kunden auch unter widrigen Gegebenheiten weiterhin gewährleisten.

Wer sein Unternehmen durch eine erfolgreiche Digitalisierung an die Anforderungen unserer Zeit anpassen und für zukünftige Herausforderungen sicher aufstellen will, fragt sich sicher: Wo starten? Drei Bereiche sind für die digitale Transformation im Unternehmen besonders entscheidend:

1. Die internen Prozesse und die Organisations-Strukturen des Unternehmens.
2. Die Interaktion mit Kunden und Partnern.
3. Neue digitale Produkte und Dienstleistungen.

Handlungsfeld 1: Interne Prozesse und Organisations-Strukturen

Für die internen Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen eines Unternehmens bedeutet Digitalisierung, dass die analogen betrieblichen Prozesse digital durch eine Software, beispielsweise ein modernes ERP-System, abgebildet und Abteilungen und Bereiche miteinander vernetzt werden müssen. So können alle Mitarbeiter in allen Funktionseinheiten auf die im Unternehmen generierten und genutzten Daten zugreifen. Das Ergebnis ist ein zentraler Daten-Pool, der es allen Akteuren erlaubt, sich in Echtzeit Zugang zu allen Informationen zu verschaffen, die sie für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen. Bei Cloud-ERP-Systemen ist ein solcher Zugang zudem mobil von jedem Ort der Welt aus in Echtzeit über das Internet möglich. Anrufe, Faxe oder E-Mails zum Datenabgleich zwischen Abteilungen und Standorten werden so überflüssig, was Produktivität und Effizienz deutlich steigert sowie Fehlerquellen wie Missverständnisse, Verzögerungen und händische Dateneingaben eliminiert.

Handlungsfeld 2: Interaktion mit Kunden und Partnern

Käufer sind heute zu mündigen und sich ihrer Marktmacht bewussten „connected customers“ geworden, die es gewohnt sind, jederzeit umfassende Online-Informationen zu Produkten und Services abrufen und einkaufen zu können. Sie vergleichen Merkmale, Preise, Lieferkonditionen und Zusatzleistungen – und wählen dann das für sie am besten passende Produkt oder die favorisierte Dienstleistung aus. Ohne Online-Angebote geht es heute also praktisch nicht mehr und simple Internetseiten ohne erweiterte Funktionalitäten wirken längst verstaubt. Als selbstverständlich gelten heute einfache Bezahlprozesse, persönliche Konten mit einer Vielzahl an Informationen in Webshop oder Kundenportal, leistungsfähige Suchfunktionen und bequeme Kombinationen aus Verkaufskanälen. Im Bereich Einkauf lassen sich viele Prozesse zudem automatisieren, so dass jederzeit eine optimale Versorgung gesichert ist.

Handlungsfeld 3: Neue digitale Produkte und Dienstleistungen

Die digitale Transformation versetzt Unternehmen, die sie zu nutzen wissen, auch in die Lage, völlig neue Produkte und Dienstleistungen herzustellen und diese über neuartige Verkaufskanäle zu vertreiben – wobei die Grenze zwischen Produkten und Services zusehends verschwimmt. Die bereits erwähnten digitalen Kundenportale etwa bieten Käufern verschiedenste Funktionen, mit denen sie selbständig Produkte konfigurieren, Bestellungen aufgeben, Wartungstermine buchen oder personalisierte Kataloge einsehen können. Ein weiteres Beispiel liefern Hersteller und Dienstleister in den Bereichen Maschinen- und Anlagenbau mit der Möglichkeit zur vorausschauenden Wartung: Maschinen werden mit Sensoren ausgestattet, die Verschleißteile überwachen und frühzeitiges Ersetzen ermöglichen. Nicht zu vergessen die Anbieter von Musik-Streaming und digitalen TV-Programmen wie Netflix oder Amazon Prime. Die Liste der Beispiele ließe sich beliebig fortsetzen.

Die Lösung für den Mittelstand: Moderne Cloud-ERP-Systeme mit offenen Schnittstellen

Moderne, modular aufgebaute Cloud-ERP-Systeme unterstützen all diese Funktionen und Möglichkeiten. Dabei bilden sie das Rückgrat, den Kern, an den sich andere Anwendungen über standardisierte Programmier-Schnittstellen (APIs) angliedern lassen, beispielsweise Webshops, Warenwirtschaftssysteme, Softwares zur Kundenverwaltung (CRM), zur Mitarbeiterverwaltung (HR) oder zum Qualitätsmanagement (QM). Wird etwa im Webshop eine Online-Bestellung erfasst, geht diese direkt an das ERP-System, welches sie wiederum unmittelbar an die Lagerverwaltung, das Kundenmanagement und die Logistik weiterleitet. Dabei übernimmt das ERP-System die Rolle des Koordinators, der alle betroffenen Unternehmensbereiche miteinander verknüpft und, bildlich gesprochen, den Überblick behält. Der modulare Aufbau, die offenen Schnittstellen und die kontinuierliche Weiterentwicklung von Cloud-ERPs garantieren dabei die nötige Flexibilität für Anpassungen an zukünftige Entwicklungen. Denn nur eines ist sicher: die ständige Veränderung.