Cloud-ERP: Haufe X360 Technologie für Benutzerfreundlichkeit ausgezeichnet

„Führender ERP-Anbieter im mittleren Marktsegment“, „Höchste Kundenzufriedenheitswerte“, „Beste Benutzerfreundlichkeit“, „Beste ERP-Vertriebs- und Distributionssoftware“. Jüngst und wiederholt wurde die Cloud-ERP Acumatica, Technologiebasis und -partner von Haufe X360, von der renommierten Software Review Plattform G2 als führende ERP im mittleren Marktsegment ausgezeichnet. Die Juroren: Keine anderen als die Softwarenutzer selbst, die Acumatica zum wiederholten Mal in Folge für ihre Benutzerfreundlichkeit und Kundenzentrierung auszeichneten. Und so mit zahlreichen Mythen und Vorbehalten aufräumen, denen ERP-Systeme besonders in Deutschland begegnen. Grund genug, einen Blick in die KMU-Tauglichkeit moderner ERP-Systeme zu werfen.

Robert, Haufe X360 basiert auf der ausgezeichneten Technologie von Acumatica, dem global am schnellsten wachsenden ERP-Hersteller aus den USA. Deren Software passt Haufe X360 auf die speziellen Bedürfnisse des deutschen Markts an. Welche Anforderungen haben deutsche KMU an eine Unternehmenssoftware?

Heutzutage stehen kleinere und mittlere Unternehmen im Wettbewerb mit großen Playern wie Amazon und Co. Denn Kunden erwarten von ihnen die gleichen Services wie von großen Unternehmen. KMU benötigen also eine Unternehmenssoftware, die ihnen hilft, diesen Erwartungen zu entsprechen. Wichtige Anforderungen sind vor allem eine reibungslose Interkonnektivität und exzellente, digitale Kundenservices. Das äußert sich in der flexiblen Integrationsfähigkeit von Drittsystemen, der Vernetzung und Synchronisierung aller Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette sowie Interfaces, die Kunden und Partner von überall nutzen können, wie beispielsweise Kundenportale. Mit der richtigen Software können kleine und mittlere Unternehmen agieren wie die großen Champions.

Wie setzt Haufe X360 diese Anforderungen für kleine und mittlere Unternehmen in der Plattform um und welche Leitideen treiben das Produktteam dabei an?

Die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zu kennen und in der Software abzubilden, liegt in unserer DNA: Lexware versteht KMU und hat sich schon immer zur Aufgabe gemacht, komplexe Prozesse zu vereinfachen und Unternehmer erfolgreich zu machen. Mit Haufe X360 trete ich in diese Fußstapfen. Mein Team und ich wollen dieses Versprechen mit einer ERP-Lösung auch für ein größeres Zielgruppensegment erfüllen, als es Lexware bisher getan hat.

Für die Bedürfniszentrierung binden wir daher unsere Kunden und Partner früh und in engen Feedbackschleifen in die Produktweiterentwicklung und -optimierung ein. Denn gerade in der operativen Nutzung unterscheiden sich KMU doch von großen Unternehmen. So haben wir beispielsweise einfach benutzbare Buchungsmasken entwickelt, um Unternehmen ohne Buchhaltungsabteilung die Eingaben zu erleichtern. Auch lassen sich die Margen für die Kaufposten detaillierter anzeigen, damit kleinere Unternehmen bei der Preiskalkulation genau sehen können, ob sie ihre Profitabilitätsziele erreichen. All dies lassen wir regelmäßig von unseren Kunden bewerten und erheben einen NPS.

Darüber hinaus ist es unser Ziel, kleinen und mittleren Unternehmen den Ein- und Umstieg auf eine ERP-Lösung so einfach wie möglich zu machen. Hierfür haben wir eigens ein spezielles Datenmigrationstool entwickelt, mit dem sich Datenmigrationen vom bestehenden System auf Haufe X360 noch schneller durchführen lassen. Zertifizierte Partner mit spezieller Branchenexpertise unterstützen KMU dabei. So schaffen auch kleine Unternehmen den Sprung in eine neue Zukunft schnell und vergleichsweise kostengünstig.

Was macht die Software so KMU-tauglich und worin unterscheidet sich Haufe X360 von anderen ERP-Anbietern?

Haufe X360 ist mehr als ein ERP-System. Wir wollen KMU über unsere XRP-Plattform ein Ökosystem an Möglichkeiten für ihre Unternehmensentwicklung bieten, wie es früher nur den großen Unternehmen vorbehalten war. Mit unserem auf Wachstum und Skalierung ausgerichteten Ökosystemansatz und Partnernetzwerk rund um den ERP-Kern eröffnen wir kleinen und mittleren Unternehmen neue Chancen und Potenziale für ihr Wachstum.

Dafür nutzen wir den leistungsstarken ERP-Kern von Acumatica und überführen ihn in schlanke, flexibel anpassbare Prozesse, die genau den branchenspezifischen Anforderungen von KMU entsprechen. Denn anders als viele andere Anbieter im ERP-Markt, die ihre ursprünglich für große Unternehmen entwickelten ERP-Lösungen nachträglich für kleinere und mittlere Unternehmen „downsizen“, wurde Haufe X360 von Beginn an für KMU gebaut. Das spiegelt sich in der einfachen Benutzerführung wider: Ganz nach seinem Belieben kann der Anwender die schlankste Version für seine Bedürfnisse erzeugen. Durch das Ein- und Ausschalten von Funktionen oder Favoritenerstellung passt er das leistungsstarke System an seine Abläufe und Gewohnheiten an. Durch Automatisierung werden die Unternehmensprozesse noch schlanker.

Haufe X360 kann somit alles, was große ERP-Systeme bieten, ohne ein schwerfälliges Monolithsystem zu sein. Der Anwender nutzt nur das, was er braucht. Und zahlt auch nur das. Sobald sich aber das Unternehmen weiterentwickelt, wächst Haufe X360 mit. Denn der flexible Entwicklungslayer sorgt dafür, dass neue branchenspezifische Module und Anwendungen hinzugeschaltet werden können. Das macht Haufe X360 zu einer idealen Unternehmensplattform für KMU und den Mittelstand.

Der US-Markt für KMU-Unternehmenslösungen ist, so sagst du selbst, dem deutschen Markt ungefähr zehn Jahre voraus. Du bist im regen Austausch mit dem Chief Product Owner von Acumatica und weiteren Softwarepartnern aus aller Welt. Was sind die wichtigsten Trends, die KMU in Sachen Unternehmensführung im Blick haben sollten? Und wie kann eine Cloud-ERP diese umsetzen helfen?

Nicht erst Corona hat KMU vor Augen geführt: Zukünftig müssen sie viel mobiler arbeiten, ihre Prozesse flexibler gestalten, in Echtzeit reagieren und überall auf Daten zugreifen können. Wir sehen an unseren US-amerikanischen ERP-Partnern und deren Kunden, wie sehr gerade die Acumatica Cloud ERP in der Corona-Krise dabei geholfen hat, ihre Geschäfte aufrecht zu erhalten und gar ihre Verkaufszahlen zu steigern. Die Notwendigkeit und Chancen der Cloud für KMU zeigen sich aber auch anderweitig: Für Unternehmen, die mehrere Standorte haben und deren Prozesse und Systeme miteinander korrespondieren und kommunizieren müssen, ist eine von überall zugängliche Unternehmensplattform mit zentralen Daten essenziell. Und auch Außendienst-Mitarbeiter oder Dienstleister, die viel beim Kunden vor Ort sind, können durch den Direktzugriff auf aktuelle Lagerbestände oder Angebotserstellung auf dem iPad oder Smartphone echten Mehrwert für ihre Kunden bringen. Im Vergleich dazu sind die Risiken und Ineffizienz dezentraler Insel- oder gar Excellösungen enorm. Diese Potenziale der Cloud sollten KMU unbedingt nutzen.

Gleichzeitig sind Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Maschine Learning schon heute Realität – und können auch und gerade für KMU Prozessoptimierung und intelligente Zukunftsprognosen ermöglichen. Acumatica forscht in Richtung KI, Hololens-Technologie und Sprachsteuerung und entwickelt daraus Anwendungsszenarien für KMU. Zukünftig könnten monatliche Abschlüsse automatisiert oder Prozesslücken in der Buchhaltung durch intelligente Suchen aufgedeckt werden. So müssen Buchhalter nicht den Prozess an sich, sondern lediglich mögliche Fehler oder Ausnahmen berücksichtigen. Auch durch OCR können Daten von Belegen extrahiert und automatisch in der Software verbucht werden. Und das sind erst die bereits in Acumatica umgesetzten Use Cases. Blicken wir etwa auf die Möglichkeiten von Internet der Dinge, spielen die Vernetzung von Geräten oder gar der Einsatz von Drohnen eine zunehmend wichtige Rolle. Auch hier exploriert Acumatica neue Potenziale für den Mittelstand – Potenziale, die allein die Cloud erschließen kann.

Ein ERP-System ist somit der zentrale technologische Stellhebel und Rückgrat für KMU, um in einer immer kompetitiver werdenden, digitalen Wirtschaftswelt erfolgreich zu sein. Daher ist es umso wichtiger, bei der ERP-Auswahl auf einen Anbieter zu setzen, der diese Technologietrends umsetzen kann. Der deutsche ERP-Markt konsolidiert sich, unter den rund 400 ERP-Anbietern sind viele „Zombie-ERP-Unternehmen“, die zukünftig voraussichtlich nicht mehr existieren oder aufgekauft werden. Mit Haufe X360 haben KMU eine ERP-Plattform und einen Partner an der Seite, der sie langfristig und zukunftssicher durch eine von immer mehr technologischen Innovationen geprägten Ökonomie begleitet.