Die Einführung eines ERP-Systems ist eine weitreichende Entscheidung für ein Unternehmen. Neben der Wahl einer passenden Software zu vertretbaren Kosten ist es für den Projekterfolg von herausragender Bedeutung, einen professionellen ERP-Projektmanager einzusetzen. Erfahrene ERP-Projektleiter planen und steuern die ERP-Einführung und minimieren die Risiken zu scheitern.
Eine ERP-Einführung im Unternehmen ist ein Großprojekt. Vielfach ist zu beobachten, dass Rollen und Zuständigkeiten ungeklärt sind. Deswegen zählt es zu den Hauptaufgaben der Unternehmensführung für belastbare Strukturen bei der Einführung einer Software zu sorgen und die erforderliche Projektmethodik über einen ERP-Projektmanager sicherzustellen. Ein Punkt, der nicht zu unterschätzen ist, denn: Gescheiterte oder kritische ERP-Einführungen sind vielfach auf Fehler in der Umsetzung infolge einer mangelhaften Projektsteuerung zurückzuführen.
Vor diesem Hintergrund ist der ERP-Projektleitung besondere Bedeutung beizumessen. Das ERP-Management ist einer der entscheidenden Schlüssel für den Erfolg der Software-Implementierung. Unternehmer, CIO (Chief Information Manager), IT-Leiter und der ERP-Projektleiter müssen die Bedeutung eines effektiven Projekt-Managements verstehen.
Zu den Kernaufgaben des ERP-Projektmanagement zählt es, die Timeline, das Budget und den Umfang des Projekts kontinuierlich zu überwachen. Beim ERP-Projektmanager laufen die Fäden zusammen. Der ERP-Projektleiter führt alle Beteiligten durch das Implementierungsprojekt und ist gleichzeitig darauf fokussiert, die anspruchsvollen Ziele zu erreichen. So gelingt es dem ERP-Projektleiter, die neue Technologie einzuführen und die Menschen im Unternehmen auf diesem Weg mitzunehmen.
Neben der Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit gibt es viele weitere Argumente, die für die Einführung eines ERP-Systems sprechen. Angesichts der neuen Möglichkeiten fällt die Entscheidung für ein ERP-System nicht schwer. Unmittelbar danach stellen sich viele Fragen, die es zu beantworten gilt:
Grundsätzlich ist es zu empfehlen, Beratungsleistungen bei der ERP-Projektplanung in Anspruch zu nehmen. Die Leistungsfähigkeit moderner ERP-Systeme ist derart umfangreich, dass Sie bei der ERP-Auswahl und der Projektplanung Unterstützung in Anspruch nehmen sollten. Nur so ist gewährleistet, dass Sie ein leistungsfähiges ERP-System erhalten, das Ihren Ansprüchen hundertprozentig gerecht wird. In enger Abstimmung mit dem ERP-Berater findet eine Anforderungsaufnahme statt, welche die Grundlage der ERP-Auswahl darstellt. Die eigentliche ERP-Implementierung erfolgt dann sukzessive auf der Grundlage eines detaillierten Implementierungsplans.
Bei der Projektsteuerung sollten ERP-Projektmanager gemeinsam mit dem Implementierungspartner folgenden Parametern zur Optimierung der Geschäftsprozesse Beachtung schenken:
Die beschriebenen Aufgaben bei der ERP-Einführung erfolgen auf Grundlage eines detaillierten ERP-Projektplans. Die Ausarbeitung definiert den Einsatz von Ressourcen. Um sicherzustellen, dass die ERP-Einführung plangemäß verläuft, werden Ressourcen zugeordnet und entsprechende Kontrollpunkte festgelegt, sodass jeder Projektbeteiligte seine Aufgabe erfüllen kann. Der Projektplan dient als Leitfaden bei der ERP-Einführung. Intelligente Projektpläne verfügen über ein eigenes Budget, dessen Kontrolle dem ERP-Projektleiter obliegt. Mit dieser Vorgehensweise ist sichergestellt, dass Budgetabweichungen frühzeitig erkannt werden und korrigierende Maßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden können.
Auch wenn es Parallelen gibt: Der ERP-Projektleiter ist nicht mit einem Key-User zu verwechseln. Key-User sind Bindeglieder zwischen der Projektleitung und der Belegschaft. Beide – Projektleitung und Key-User stärken die Akzeptanz für das Projekt, zeigen die positiven Seiten auf und versuchen Vorbehalte gegen das ERP-System aufzulösen. Oder anders formuliert: Neben dem ERP-Projektleiter engagieren sich auch Key-User für das die Akzeptanz des ERP-Systems. Im Unterschied zum ERP-Projektmanager tragen Key-User aber keine Führungsverantwortung. Um es klar zu sagen: Der ERP-Projektmanager ist Vorgesetzter der Key-User.
Die Anforderungen an einen ERP-Projektmanager sind bei der Optimierung ähnlich wie bei der Einführung. Auch die ERP-Transformation bedeutet einen Neustart. Neben der Entscheidung für die passende Technologie bedarf es eines prozessbegleitenden ERP-Change-Managements, um bei Mitarbeitern wie Modulbetreuern Akzeptanz für die Veränderungen zu wecken.
Zu den wichtigsten Aufgaben des Projektleiters zählt die Sicherstellung des Datenaustauschs über Schnittstellen des ERP-Systems. In der Regel folgen entsprechende ERP-Transformationen ebenfalls einem Plan, der vielfach auch als Roadmap bezeichnet wird. Wie bei der erstmaligen ERP-Einführung im Unternehmen gilt auch hier: Wichtig ist eine einheitliche Strategie, bei der die Unternehmensziele vor IT-getriebene Lösungen gestellt werden.
Die Frage, was einen guten ERP-Projektmanager ausmacht, ist nicht zu unterschätzen. Prädestiniert für diese Herausforderung sind Mitarbeiter mit langjähriger Projekterfahrung. Nicht immer beschäftigen kleinere Unternehmen Mitarbeitende, die diesem Anforderungsprofil entsprechen. Da es einer professionellen Gesamtprojektplanung bedarf, sollte die Geschäftsführung nicht vor externen Lösungen zurückschrecken. Externe ERP-Projektmanager verfügen über Kompetenz und Erfahrung und sind in der Lage, das gesamte Projekt professionell durchzuführen. Sie schaffen transparente Bedingungen und minimieren die Risiken durch ein effizientes Projektcontrolling.
Ein ERP-Projektleiter verfügt über einen ganzen Strauß an Fähigkeiten. Als starke Persönlichkeit zeigt er sich durchsetzungsstark, bringt Verständnis für sein Team sowie die Belegschaft auf und brennt für das ERP-Projekt. In Führungsverantwortung stehend, besitzen ERP-Projektmanager über eine natürliche Autorität. Der kooperative Führungsstil orientiert sich am Erreichen der gesetzten Ziele. Gleichzeitig zeigen diese Projektverantwortlichen das nötige Fingerspitzengefühl und Einfühlungsvermögen, um Konflikten vorzubeugen. Grundsätzlich lässt sich sagen: Auf der Grundlage ihrer Kompetenz und Erfahrung genießen ERP-Projektmanager den Respekt der Kollegen.
Mit Fachkompetenz, Berufserfahrung und einer zielorientierten Arbeitsweise übernehmen ERP-Projektmanager Verantwortung – sie treiben den Projekterfolg aktiv voran. Das operative Tagesgeschäft ist das Metier des ERP-Projektleiters. Er fungiert als kommunikatives Bindeglied zwischen Projektteam, Key-Usern und Mitarbeitern auf der einen und der Geschäftsführung auf der anderen Seite. Mit dem Blick auf das große Ganze sorgen ERP-Projektmanager dafür, die Teamfähigkeit der Projektbeteiligten zu beurteilen und sich auf die Projektziele zu fokussieren. Dabei kann er sich auf seine gute Menschenkenntnis verlassen, beweist Rückgrat und überzeugt mit seiner Kommunikationsstärke.
Der perfekte ERP-Projektleiter besitzt einen guten Überblick über das Unternehmen und kleidet die Rolle als Führungspersönlichkeit aus. Er kennt das Tagesgeschäft und trifft Entscheidungen, die der Umsetzung des ERP-Projekts dienen. Dabei zeigen ERP-Projektmanager Durchsetzungsvermögen und Menschenkenntnis.
Erfahrungen aus der Praxis zeigen: Es ist Aufgabe der Geschäftsführung, den richtigen ERP-Projektleiter zu wählen und ihm jegliche Unterstützung zukommen zu lassen. Dass die Geschäftsleitung den Posten des ERP-Managements selbst bekleidet, ist keine gute Idee. In der Regel fehlt der enge Bezug zum Tagesgeschäft. Außerdem wird eine derartige Entscheidung den zeitlichen Erfordernissen nicht gerecht.