ER-Auswahl: In wenigen Schritten zur Auswahl der richtigen ERP-Software

Aktualisiert: 19. April 2022

8 min.

Haufe Redaktion Cloud ERP Einführung & Wechsel

Die ERP Auswahl will wohlüberlegt sein, schließlich nehmen Sie mit Ihrer Entscheidung für ein Enterprise Resource Planning (ERP) eine wichtige Weichenstellung für Ihr Unternehmen vor. Erfahren Sie, wie Sie am besten bei der Softwareauswahl vorgehen, um mit dem passenden ERP-System effiziente Wertschöpfungsprozesse und die Steuerung betrieblicher Abläufe optimieren.

Der ERP Auswahlprozess

Bis zur Jahrtausendwende war es mehrheitlich Großunternehmen vorbehalten, Softwarelösungen einzusetzen, die praktisch alle relevanten Geschäftsprozesse im Unternehmen unterstützen. Grund dafür waren in aller Regel die hohen Anschaffungskosten. Trotz zunehmender Komplexität und erweitertem Funktionsumfang von ERP-Software hat die voranschreitende Digitalisierung dafür gesorgt, dass die Kosten deutlich gesunken sind. Gleichzeitig haben die Software-Entwickler Nutzen und Möglichkeiten der ERP-Systeme über die Jahre kontinuierlich verbessert.

Heute setzen auch mittelständische Unternehmen auf maßgeschneiderte ERP-Software-Lösungen. Selbst kleine Firmen nutzen die ERP-Vorteile wie bessere Skalierbarkeit, schnelle Verfügbarkeit von Wissen, optimierte Prozesse oder transparentere Arbeitsabläufe. Insbesondere die Entwicklung von Cloud-Software hat diesen Trend verstärkt, da sie die bisherigen Hürden für mittelständische Unternehmen, wie den Bedarf an qualifiziertem IT-Personal und hohen IT-Infrastrukturkosten reduziert hat.

Das zeigt: Unternehmen jeglicher Art können vo ERP profitieren. Viele Betriebe haben den ERP Auswahlprozess bereits erfolgreich durchlaufen. Dennoch ist festzuhalten: ERP-Projekte sind eine Mammutaufgabe. Zur ganzen Wahrheit gehört auch: Längst nicht jedes ERP-Projekt ist von Erfolg gekrönt. Studien zeigen die Komplexität der Herausforderung. Schnelle und einfache Entscheidungen zählen deswegen nicht zu den primären Zielstellungen. Ihr Vorgehen bei der Einführung eines ERP sollte sich an drei Aspekten orientieren:

  • Erreichen inhaltlicher Ziele
  • Einhalten von Terminen und Kapazitäten
  • Einhalten des Budgets

 

Generell gilt: Optimalen Nutzen entfaltet ERP-Software immer nur dann, wenn es gelingt, ein individuelles System im Unternehmen zu etablieren, das Ihre Anforderungen passgenau abbildet. Ein strukturierter ERP Auswahlprozess in Verbindung mit einem klaren Kriterienkatalog bietet beste Voraussetzungen, um Ihre Geschäftsprozesse mithilfe eines ERP-Systems zusammenzuführen.

Das Auswahlverfahren - In 10 Schritten zum richtigen ERP

1. Projekt aufsetzen

Sinnvoll ist es, alle erforderlichen Rahmenbedingungen z.B. im Rahmen einer Bedarfsanalyse, bereits beim Start des ERP-Projekts zu klären. Ein ERP-Projektleiter mit festem Projektteam stellt sicher, dass die Projektziele erreicht werden. Stecken Sie zu Beginn ein Budget ab, definieren Sie einen realistischen Zeitplan und beziehen Sie in einer Kick-Off Veranstaltung alle wichtigen Akteure Ihres Unternehmens mit ein.

2. ERP Lastenheft anlegen

Das Lastenheft definiert die Anforderungen an Ihre künftige ERP-Software. Ohne diese klaren Anforderungen und die Dokumentation der Unternehmensprozesse gleicht die Auswahl der richtigen ERP-Software einem Glücksspiel. Festgehalten werden darin die Dinge, die Sie von einem maßgeschneiderten ERP erwarten. Alles, was Sie dort zusammentragen, dient bei der ERP-Einführung als Kontroll- und Referenzdokument. Es wird auch zum Monitoring der Ressourcenplanung eingesetzt. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um die Inhalte sorgfältig anzufertigen. Identifizieren Sie Ihre Schwachpunkte, und schärfen Sie Ihr Bewusstsein dafür, was Sie mit der ERP-Einführung erreichen möchten.

Wichtig: Formulieren Sie die Anforderungen an Ihre ERP-Software möglichst verbindlich.

 

Kostenlose Vorlage für ein ERP-Lastenheft

Unsere Vorlage für ein ERP-Lastenheft unterstützt Sie bei der Planung und Auswahl Ihres neuen ERP-Systems. Durch die präzise Erfassung Ihrer Anforderungen schaffen Sie eine klare Basis für das Projekt, fördern ein gemeinsames Verständnis der Ziele und reduzieren potenzielle Risiken schon vor der Auswahl eines Systems.

3. ERP-Systeme identifizieren

Das Lastenheft wird zu einem hilfreichen Instrument, das Sie im ERP Auswahlprozess dabei unterstütz, die richtige Softwarelösung zu finden. Durch den Anforderungskatalog fällt es Ihnen leichter, die unterschiedlichen Softwarelösungen auf dem Markt zu vergleichen und zu überprüfen, ob das System Ihren Bedürfnissen entspricht. Je nach Projekt kann ein externer ERP-Berater oder eine externe ERP-Beraterin hilfreich sein.

4. ERP Anbieter finden

Anschließend sondiert das Projektteam den Markt und stellt eine Auswahl von ERP-Anbietern zusammen, deren Lösungen potenziell für Ihr Unternehmen geeignet sein könnten. Werden für die Entscheidung sämtliche verfügbaren Informationen zusammengetragen, ist es in der Folge die Aufgabe des Projektteams, die Vorauswahl zu reduzieren. Werten Sie dazu die vorliegenden Informationen unter Berücksichtigung folgender Aspekte aus:

  • Wie groß ist der Grad der Spezialisierung für Ihre Branche?
  • Ist das System flexibel zu skalieren?
  • Welche Kosten fallen für Implementierung und die spätere Nutzung an (Kauf, Miete, Leasing)?
  • Sind die Anbieter in der Lage, Sie langfristig zu unterstützen?
     

5. Kontakt aufnehmen

Im nächsten Schritt nimmt der ERP Projektleiter Kontakt zu den vier oder fünf geeignetsten ERP-Anbietern Ihrer Auswahl auf. Im Rahmen direkter Gespräche werden die einzelnen Punkte Ihrer ERP Auswahl-Checkliste überprüft und die Eckpunkte mit den Softwarehäusern intensiv besprochen.

6. Angebote einholen

Im Anschluss an die Kontaktaufnahme machen sich die ERP-Anbieter an die Arbeit und fertigen ein Konzept an, um Ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden. Im Resultat entsteht ein tragfähiges Konzept für die Umsetzung Ihres ERP-Projekts, auf dessen Basis sich die Aufwände später besser schätzen lassen. Vorgestellt werden die Ergebnisse dem gesamten Projektteam – idealerweise verstärkt durch die Geschäftsführung und relevante Stakeholder. Nachfolgend erstellen Ihnen die ERP-Anbieter ein konkretes Angebot für die ERP-Implementierung.

7. ERP Pflichtenheft einholen und prüfen

Ein ERP-Pflichtenheft ist ein wichtiges Instrument für die erfolgreiche Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems. Es dient als Leitfaden für die Anforderungen Ihres Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, potenzielle Anbieter objektiv zu bewerten. Ein solides Pflichtenheft sollte alle für Ihr Unternehmen relevanten Geschäftsprozesse, Funktionalitäten und spezifischen Anforderungen abdecken. Zudem bietet es eine klare Basis für die Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und den ERP-Anbietern, um sicherzustellen, dass alle Parteien ein gemeinsames Verständnis der Erwartungen haben. Es minimiert das Risiko von Missverständnissen während des Auswahlprozesses.

8. Referenzen einholen

Vor der Entscheidung für einen ERP-Anbieter ist es sinnvoll, Referenzen über Ihren Favoriten einzuholen. Dazu sollte sich das Projektteam mit Kundinnen und Kunden des ERP-Anbieters in Verbindung setzen. Viele Anbieter haben auf Ihrer Webseite eine Aufstellung ihrer Kundenreferenzen. So erhalten Sie wertvolle Informationen aus der Praxis.

9. ERP Anbieter auswählen

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Angebote alle Parameter, die im Anforderungskatalog dokumentiert wurden. Maßgeblich sind nicht allein die reinen Anschaffungskosten, sondern auch die Kosten für Anpassungen und Betrieb des Systems wie auch die fachliche und methodische Kompetenz der jeweiligen Anbieter.

10. ERP Anbieter beauftragen

Beauftragen Sie den ERP-Anbieter und fixieren Sie während den Vertragsverhandlungen alle wesentlichen Bestandteile der Zusammenarbeit in einem langfristigen Vertrag. Dazu gehören Lizenzstruktur, Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer, Wartungsgebühren und laufende Kosten während des Betriebs. Nach einer abschließenden Vertragsprüfung von beiden Seiten, kann die Implementierung Ihres ERPs durch ein IT-Systemhaus oder eine Agentur starten.

Auswahlkriterien ERP

Die Implementierung eines ERP-Systems ist eine Entscheidung, die wichtige Weichen für die Zukunft Ihres Unternehmens stellt. Wie viele Systeme wirklich auf dem deutschen Markt verfügbar sind, ist nicht abschließend geklärt. Experten gehen von mehr als 1.000 unterschiedlichen ERP-Systemen aus. Aller Zielsetzungen zum Trotz lassen sich fünf wichtige Auswahlkriterien identifizieren, die Sie bei der Einführung einer ERP-Software berücksichtigen sollten.

Zukunftsfähigkeit

Für viele Unternehmen zählt die Einführung eines ERP-Systems zu den strategisch wichtigsten Weichenstellungen der Unternehmensgeschichte. Dementsprechend langfristig ist die Entscheidung angelegt. Oder anders formuliert: Ihre Investitionsentscheidung muss heute und auch in der Zukunft tragfähig sein. Von grundsätzlicher Bedeutung ist die Frage, inwieweit die langfristige Verfügbarkeit des Herstellers und damit die Weiterentwicklung des ERP-Systems sichergestellt ist.

  • Versichern Sie sich, ob regelmäßige Updates zur Verfügung gestellt werden.
  • Achten Sie darauf, dass die ERP-Architektur erweiterbar ist.
  • Überprüfen Sie Ihre Möglichkeiten, Drittsysteme zu implementieren.

 

Kosten ERP-System

ERP-Systeme werden individuell an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst. Doch wie so oft gilt auch hier: Das Verhältnis zwischen Preis und Leistung ist auch bei der Einführung eines ERP-Systems ein elementares Kriterium. Analysieren Sie die Kosten unter Berücksichtigung kurz- und langfristiger Parameter wie Kauf, Miete oder Leasing akribisch.

  • Behalten Sie Ihr Budget im Auge.
  • Suchen Sie nach Einsparpotenzialen.
  • Denken Sie an mögliche Folgekosten (Support, Wartung)

 

Nutzerfreundlichkeit

Die Usability – also die Bedienerfreundlichkeit des ERP-Systems – ist von entscheidender Bedeutung für die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen. Deswegen ist die Benutzeroberfläche ein wichtiges Kriterium bei der Beurteilung eines ERP. Nutzerfreundlichkeit bedeutet, dass eine Software immer dann positiv bewertet wird, wenn sie einfach und intuitiv zu bedienen ist. Für den Grad der Benutzerfreundlichkeit ist die Beantwortung folgender Fragen bedeutend:

  • Lassen sich die Aufgaben effektiv lösen?
  • Ist die Benutzung des Systems effektiv?
  • Sind die Anwender zufrieden im täglichen Umgang mit der Software?

 

Funktionsumfang und Schnittstellen

Moderne ERP-Systeme bilden Ihre individuellen Geschäftsprozesse exakt ab. Achten Sie darauf, ob entsprechende Branchenlösungen existieren, die Ihre Anforderungen schon in einer Standard-Variante erfüllen – ohne aufwendiges Customizing. Vorteilhaft ist die Option, Drittsysteme (EDI, IoT) zu integrieren. Auch der Skalierbarkeit des Systems sollten Sie Beachtung schenken, damit die ERP-Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wichtige Funktionen moderner Enterprise-Resource-Planning-Systeme sind:

  • Buchhaltung/Finanzwesen
    (Hauptbuch, Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung, Währungsmanagement, Konsolidierung von Hauptbüchern, Anlagenbuchhaltung)
     
  • Warenwirtschaft
    (Produkt-, Artikelverwaltung, Bestands-, Kundenauftrags-, Bestell-, Anforderungsmanagement, Chargen & Seriennummern, Inventur)
     
  • CRM
    (Reporting & Dashboards, Verkaufschancen, Business Intelligence, integriertes Marketing, Automatisierung, Service & Support, Kundenportal)
     
  • E-Commerce
    (Omnichannel, Onlineshop, offene Schnittstellen)
     
  • Außendienststeuerung
    (Transport & Disposition, Routenplanung, Kartenintegration, mobiles Servicemanagement, Geräteverwaltung, Serviceertragsmanagement, Gewährleistungsmanagement)
     
  • Projektcontrolling
    (Projektkostenverfolgung, erweiterte Rechnungsstellung, Zeiterfassung)

Cloud ERP-System und ERP-Module von Haufe X360

Als Unternehmensplattform bildet das Cloud-basierte ERP-System von Haufe X360 alle Geschäftsprozesse in einem einzigen System ab. Dabei kombiniert die Software klassische ERP-Kernfunktionen wie Einkauf, Verkauf, Lagermanagement und Finanzbuchhaltung mit branchenspezifischen sowie schnittstellenbasierten Erweiterungen aus – beispielsweise aus den Bereichen HR, Logistik, oder E-Commerce.

Künstliche Intelligenz und Machine Learning automatisieren komplexe Prozesse. Smart-Data-Auswertungen liefern die Basis für fundierte Strategieentscheidungen. Ein Wechsel auf das Cloud-ERP-System ist in kurzer Zeit möglich. Dank kompetenter Beratung ist Ihr unternehmensspezifischer Funktionsumfang innerhalb kurzer Zeit ermittelt. Gleiches gilt für die Installation und Konfiguration des Systems inklusive der benötigten ERP-Module. Mit umfassenden Schulungen und Seminaren begleiten wir die Einführung Ihres Haufe X360 Cloud ERP-Systems.