Das ERP-Lastenheft unterstĂĽtzt bei der ERP-EinfĂĽhrung

Aktualisiert: 06. März 2023

9 min.

Haufe Redaktion EinfĂĽhrung & Wechsel Cloud ERP

Planen. Steuern. Verwalten. Für mehr Wettbewerbsfähigkeit setzen moderne Unternehmen auf Cloud-basierte ERP-Systeme. ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft sorgen für eine reibungslose ERP-Einführung.

ERP Softwarelösungen bieten eine FĂĽlle an Optionen, um den reibungslosen Ablauf komplexer Geschäftsprozesse im Unternehmen bestmöglich zu gewährleisten.

Moderne ERP ermöglichen es,

  • Personal
  • Kapital
  • Material und Betriebsmittel sowie
  • Informations- und Kommunikationstechnologien


im Sinne eines kontinuierlichen Wertschöpfungsprozesses einzusetzen. ERP-Systeme wirken an allen relevanten Schnittstellen der Unternehmensprozesse. Vor diesem Hintergrund ist planvolles und strukturiertes Handeln bei der EinfĂĽhrung eines ERP zwingend erforderlich.

Die Praxis zeigt, dass Lastenhefte Strukturen vorgeben, an denen sich die EinfĂĽhrung eines individuellen ERP orientiert. Festgehalten werden im ERP-Lastenheft genau die Anforderungen, die an ein maĂźgeschneidertes ERP-System zu stellen sind. Gleichzeitig dienen die AusfĂĽhrungen bei der EinfĂĽhrung eines Enterprise-Resource-Planning (ERP) gewissermaĂźen als Kontroll- und Referenzdokument, das fĂĽr RĂĽckfragen und zum Monitoring des ERP-Projekts genutzt wird.

Lastenheft ERP-Vorlage

Um Ihnen die ersten Schritte zu erleichtern, stellen wir Ihnen gerne eine Vorlage fĂĽr Ihr ERP-Lastenheft zur VerfĂĽgung. Dieses gibt Ihnen einen Rahmen vor, der sich in der Praxis bewährt hat.

 

Kostenlose Vorlage fĂĽr ein ERP-Lastenheft

Mit unserer Vorlage für ein ERP-Lastenheft erleichtern wir Ihnen die Schritte auf dem Weg zum neuen ERP. Damit beschreiben Sie die Anforderungen an das neue System verbindlich. So schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis über die Projektziele und minimieren Risiken.

ERP Lastenheft Vorlage

Deswegen ist ein ERP-Lastenheft sinnvoll

Die EinfĂĽhrung eines ERP-Systems ist eine komplexe Aufgabe, die in der Regel von hohen Investitionen begleitet wird. Deshalb ist es sinnvoll, das ERP-Projekt strategisch anzugehen und potenzielle Risiken zu erkennen. Ein ERP-Lastenheft dient dazu, die Anforderungen an Ihr ERP verbindlich zu beschreiben. So behalten Sie alle Schritte von der ERP Implementierung bis zur EinfĂĽhrung im Blick.

Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts ist aufwendig. Doch schon bei der ERP-Anbieterauswahl erweist sich der damit verbundene Aufwand als Vorteil. Denn: Je exakter das ERP-Lastenheft angelegt wurde, desto präziser kann der Dienstleister das ERP-System kalkulieren. Vertraglich festgelegte Leistungsbeschreibungen bewahren Sie vor Nachforderungen – dem gefĂĽrchteten Change Request.

Das Lastenheft bildet die Grundlage, um die Leistungen von ERP-Anbietern miteinander vergleichen zu können. Ferner durchläuft das vom Anbieter bearbeitete Lastenheft eine Evolution. Es wird zum Pflichtenheft â€“ und wird damit zu einem wichtigen Vertragsbestandteil. Das ERP-Lastenheft wird so zu einer Leistungsbeschreibung und damit zur Grundlage fĂĽr Tests und Abnahmen während des Implementierungsprozesses. Damit ist klar: Das ERP-Lastenheft ist fĂĽr Auftraggeber und Auftragnehmer verbindlich.

Lastenheft Aufbau

FĂĽr ein ERP-Lastenheft gilt hinsichtlich des Inhalts grundsätzlich: Die Prozesse stehen im Vordergrund. Es reicht nicht aus, benötigte Funktionen zu beschreiben. Erfolgversprechend ist vielmehr die detaillierte Beschreibung von Geschäftsprozessen. Schwachstellen sollten Sie auf planerischer Ebene beheben und Sollprozesse definieren.

Sind die optimalen Abläufe beschrieben, lassen sich die benötigten ERP-Features daraus ableiten. Bitte beachten Sie: Intelligente ERP-Systeme passen sich an die Prozesse an – und nicht umgekehrt.

Ratsam ist es zudem, das Know-how Ihrer Fachabteilungen zu nutzen und in den ERP-Prozess zu integrieren. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund, dass es die Fachabteilungen sind, die mit dem ERP-System arbeiten, ist es zielfĂĽhrend, spezifische Anforderungen an ein Enterprise-Resource-Planning in Workshops zu erarbeiten. Aufgabe aller Beteiligten ist es, die passende Detailtiefe zu finden. „Muss-“ und „Kann-Anforderungen“ sorgen dafĂĽr, dass die WĂĽnsche der Fachabteilungen berĂĽcksichtigt werden – aber nicht ausufern.

ERP-Lastenheft – sinnvoll gliedern

Eine saubere und strukturierte Gliederung Ihres ERP-Lastenhefts dokumentiert die Anforderungen und fixiert die getroffenen ĂśbereinkĂĽnfte.

Beispielhaft könnte die Struktur eines ERP-Lastenhefts wie folgt aussehen:

  • Kapitel1
    Beschreibung des Unternehmens
  • Kapitel 2
    Produkte, Dienstleistungen und Wettbewerbsumfeld
  • Kapitel 3
    Stärken und Alleinstellungsmerkmale
  • Kapitel 4
    Aktuelle IT-Struktur (inklusive User-Anzahl)
  • Kapitel 5
    Prozessorientierte Beschreibung funktionaler Anforderungen
    (inkl. Schnittstellen und Reporting-Funktionen)
  • Kapitel 6
    Termine und Planung
  • Kapitel 7
    Ansprechpartner

Lastenheft – Beispiele zur besseren Orientierung

FĂĽr viele Unternehmen ist die Anfertigung eines Lastenhefts eine wertvolle Erfahrung, bei der die Betriebe einiges ĂĽber sich selbst lernen können. Aus der Definition strategischer und fachbereichsspezifischer Ziele lassen sich konkrete Anforderungen an ein ERP-System ableiten. Das ist eine herausfordernde Aufgabe, bei der es auf die Informationstiefe ankommt.

Bleiben die Ausführungen zu stark an der Oberfläche, bietet das Raum für Missverständnisse und führt zu Rückfragen. Eine zu ausgeprägte Detailtiefe stellt den ERP-Anbieter vor schier unlösbare Probleme. Es kommt also auf die Balance an. Folgende Tipps haben sich beim Schreiben eines ERP-Lastenhefts bewährt:

  • FĂĽr AuĂźenstehende sollten die Beschreibungen von Prozessen und Anforderungen verständlich sein.
  • „Nice-to-have-Features“ gehören nicht ins ERP-Lastenheft.
  • Vielfach reicht es aus, Standard-Applikationen (z. B. RechnungsprĂĽfung) zu erwähnen.


Wichtigste Regel bei der Anfertigung eines Lastenhefts: Beschreiben Sie Ihre Anforderungen – nicht den Lösungsweg. Das ist die Aufgabe des ERP-Anbieters. Ihre AusfĂĽhrungen sollten lösungsneutral formuliert sein.

ERP-Pflichtenheft

Das ERP-Pflichtenheft ist das GegenstĂĽck zum Lastenheft. Es regelt, wie und mit welchen Mitteln ERP-Anbieter die Anforderungen aus dem Lastenheft umsetzen will. Entsprechende Vorschläge werden im ERP-Pflichtenheft festgehalten. Das geschieht sehr konkret. Der ERP-Anbieter formuliert detaillierte Umsetzungsstrategien, mit denen sich das ERP-System technisch realisieren lassen. In der Regel werden ERP-Pflichtenhefte in enger Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber erstellt.

Ăśblich sind drei Schritte:

  1. Bei einem Kennenlern-Termin besprechen die Projektpartner, ob die Anforderungen des ERP-Lastenhefts zu erfüllen sind. Gleichzeitig dient der Termin dazu, um herauszufinden, wie es um die „Chemie“ der potenziellen Partner bestellt ist.
     
  2. Passt alles, dann treffen sich Auftragnehmer und Auftraggeber bei einem Workshop. Dort werden individuelle Lösungsansätze und maßgeschneiderte Prozesse entwickelt. Für das Projektteam ist das die Gelegenheit, zu erfahren, welche Leistungen und Kompetenzen der ERP-Anbieter in das Vorhaben einbringen möchte.
     
  3. AnschlieĂźend gibt der ERP-Anbieter ein konkretes Angebot fĂĽr sein ERP-System ab. Die Absprachen werden im ERP-Pflichtenheft festgehalten.


Alle AusfĂĽhrungen im ERP-Pflichtenheft sind verbindlich. Sie sind eine fundierte Bewertungsgrundlage fĂĽr die zu erbringenden Leistungen. Einen Interpretationsspielraum gibt es nicht. Sollte der Auftrag erteilt werden, muss er exakt so umgesetzt werden, wie es im Pflichtenheft festgehalten wurde. Nachverhandlungen gibt es nicht.

Unterschied Lastenheft – Pflichtenheft

In der Praxis häufig zu beobachten: Die Begriffe ERP-Lastenheft und Pflichtenheft werden vielfach als Synonyme verwendet. Das ist nicht ganz korrekt. Deswegen raten wir Ihnen, die Begriffe voneinander abzugrenzen:

  • Lastenheft
    Im Lastenheft ist aufgefĂĽhrt, welche Anforderungen Sie an ein ERP-System stellen. Angefertigt wird das Lastenheft von Ihnen.
  • Pflichtenheft
    Im Pflichtenheft wird erläutert, wie Ihre Anforderungen an das ERP-System umsetzt werden. Angefertigt wird das ERP-System vom ERP-Anbieter.

Das Lastenheft definiert die Funktionen und Eigenschaften, ĂĽber die Ihr ERP-System verfĂĽgen soll. Im Zuge einer Ausschreibung wird das ERP-Lastenheft dann an potenzielle Anbieter verschickt. Damit wird das Lastenheft zu einem wichtigen Instrument des Auswahlprozesses. Es unterstĂĽtzt Sie, einen leistungsfähigen ERP-Anbieter auszuwählen.
Ist die Auswahl getroffen, werden die im Lastenheft definierten Prozesse und Anforderungen auf Workshop-Ebene durchleuchtet. Im Resultat entsteht das Pflichtenheft. Dort legt der Anbieter des ERP-Systems die technische Umsetzung dar.

Das ist keine Kleinigkeit, denn: das ERP-Pflichtenheft ist die Grundlage für die konkrete Planung der ERP-Implementierung. Enthalten sind exakte Spezifikationen in puncto Software-Konfiguration und den konkreten Anwendungsfällen.

Fazit

Die Implementierung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen beginnt mit detaillierter Kleinarbeit. Idealerweise ist dies die Anfertigung von ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft. Je akribischer Auftraggeber und Auftragnehmer diesen Prozess vorantreiben, desto effektiver und reibungsloser erfolgt die EinfĂĽhrung des Enterprise-Resource-Plannings in Ihrem Unternehmen.

Im Idealfall ist Ihr Lastenheft nicht nur nachvollziehbar strukturiert, sondern orientiert sich eng an den Prozessen und bleibt dabei stets lösungsneutral. Berücksichtigen Sie grundsätzlich Ihre übergeordneten Unternehmensziele und Strategien und beziehen Sie Fachabteilungen eng ein. Denn: An dieser Schnittstelle lokalisiert sich komplexes unternehmensspezifisch ausgeprägtes Fachwissen. Die daraus resultierenden technischen Lösungen des ERP-Systems hält der ERP-Anbieter im Pflichtenheft fest.